Att uppge en produkt eller tjänst är kanske en av de vanligaste och mest övergripande handlingarna, i privatlivet när vi behöver utföra en reparation i hemmet eller av en apparat, eller i yrkeslivet när vi ska upphandla en tjänst.
Detta innebär att det alltid kommer att finnas någon som behöver en offert. För att tillgodose detta behov och oavsett företagets storlek måste du ha en snabb och effektiv mekanism för att leverera de offerter som din publik behöver.
I MasterBase® kan du automatisera sändning och spårning av dina befintliga offerter, som du kan skapa från en mall. Varje skapare kan anpassa mallen så att den passar deras mål. Låt oss granska ett av de många alternativen nedan.
Ett sätt att konfigurera den i MasterBase®.
Det första man bör tänka på är att MasterBase® har gränssnitt som kallas Wizards, som underlättar konfigurationen av formulärvyer, tabeller och accesspunkter och gör det möjligt att använda verktyg i automatiserade processer. På så sätt behöver du inte vara en digital expert för att konfigurera dina lösningar. I det här exemplet antar vi att vi redan har vår offert i PDF-format och att det enda vi behöver göra är att skicka den till kunderna och följa upp den. Så vad vi behöver är:- Använd guiden FormBuilder för att skapa ett inmatningsformulär där vi kan ladda upp offerten och uppgifterna om de mottagande kunderna. Formuläret kan t.ex. innehålla fält som offertnummer, detalj, leveransdatum, namn, mottagarens e-postadress osv.
- Koppla formuläret till en databas för att lagra varje transaktion. Anslutningen görs med hjälp av databasens apikey eller lösenord.
- I GridForm-guiden konfigurerar du en tabell som visar alla transaktioner, dvs. offerter med de fält som vi har definierat i formuläret. Med hjälp av guiden kan du bestämma vilka fält du vill se och i vilken ordning. För att hålla ihop allt använder tabellen också apikey för samma databas som angavs i formuläret.
- Skapa åtkomstpunkter för att visualisera inloggningsformuläret och tabellen med alla transaktioner, vilket vi gör i ikonguiden, där vi kan välja färger, bild och fastställa förhållandet mellan formulärvyn i punkt 1 och tabellen i punkt 3. Sedan kan vi ge åtkomst till de personer som vi vill ska använda den här lösningen för att skicka offerter. Till exempel till hela säljteamet på ett företag.
Låt oss automatisera processen
Vi har redan de nödvändiga elementen för att i detalj sätta upp processen så att automaterna kan göra jobbet åt oss. - Processen måste inledas med identifiering av användarkontot, dess domän och apikey för den databas där alla transaktioner kommer att lagras. Detta görs med hjälp av verktyget SmartData.
- Sedan måste vi konfigurera mottagandet av en ny post, dvs. en offert som laddas upp till vårt formulär. För detta använder vi RDS-verktyget, som är speciellt utformat för MasterBase®-databaser.
- Nu när vi har registreringen måste vi skicka den med en anpassad e-posttext och offerten som en bifogad fil. För att göra detta måste vi använda två verktyg. Först, med Download, letar vi efter den HTML som vi ska använda som e-posttexten, och med UniqueMail anpassar vi den och skickar den med offerten bifogad i PDF-format.
Hur kan denna lösning växa?
Tack vare flexibiliteten hos MasterBase® och Configware kan processer och lösningar växa, förbättras eller modifieras utan att man behöver börja om från början. Med hjälp av allt ovan kan vi skicka en befintlig offert till en kund. Men vi skulle kunna gå ännu djupare och automatisera ännu mer genom att skapa offerten i samma process och utlösa ett nytt utskick om vi upptäcker att vårt e-postmeddelande inte har öppnats.Förberedelse och uppföljning av offerter
- Vi kan be en webbdesigner att skapa en HTML-mall med utformningen av vår offert. Med det är det enda som återstår att göra att ange sökvägarna med formulärfälten i mallen så att automaterna kan göra arbetet med att slutföra offerten. Samma fält som i formuläret: offertnummer, detalj, avsändningsdatum, namn, mottagarens e-post osv.
- Vi kan konfigurera en specifik process så att automaterna tilldelar varje ny offert ett korrelerande nummer.
- För att säkerställa en adekvat uppföljning kan vi ställa in en process så att automaterna skickar offerten på nytt den tredje dagen, förutsatt att den inte har öppnats av mottagaren. Återutskicket kan konfigureras så många gånger som vi anser vara nödvändigt, även med en annan HTML än vid det första utskicket, så att vi kan uppnå ett bättre resultat.
