Cotizar un producto o servicio es quizá una de las acciones más frecuentes y transversales, en la vida personal cuando necesitamos realizar algún arreglo en la casa o en algún artefacto, o profesionalmente para contratar algún servicio.
Esto significa que siempre habrá quien necesite una cotización. Para responder a esa necesidad y sea cual sea el tamaño de tu empresa, debes contar con un mecanismo rápido y eficiente para entregar las cotizaciones que tu público requiere.
En MasterBase®, puedes automatizar el envío y seguimiento de tus actuales cotizaciones, las que podrías crear a partir de una plantilla. Cada Creador puede configurar a la medida de sus objetivos. Revisemos a continuación una de las muchas opciones.
Una forma de configurarlo en MasterBase®
Lo primero es tener presente que MasterBase® cuenta con interfaces llamadas Wizards, que facilitan la configuración de vistas de formularios, tablas y puntos de acceso, y hacen posible el uso de herramientas en procesos automatizados. De esta manera no es necesario ser un experto digital para configurar tus Soluciones. Para este ejemplo, asumiremos que ya tenemos nuestra cotización en formato PDF y lo que necesitamos es enviarla a los clientes y hacer seguimiento. Entonces, lo que necesitamos es:- Utilizando el wizard FormBuilder configurar un formulario de ingreso que nos permita cargar la cotización y los datos de los clientes destinatarios. El formulario puede incluir, por ejemplo, campos como número de cotización, detalle, fecha de envío, nombre, emails de destinatario, etc.
- Conectar el formulario con una base de datos para ir almacenando cada transacción. La conexión se realiza a través de la apikey o contraseña de la base de datos.
- Configurar en el wizard GridForm una tabla para visualizar todas las transacciones, es decir, las cotizaciones con los campos que definimos en el formulario. Con la ayuda del wizard puedes decidir qué campos quieres ver y en qué orden. Para que quede todo conectado, la tabla también usa la apikey de la misma base de datos que se ingresó en el formulario.
- Crear puntos de acceso para visualizar el formulario de ingreso y la tabla con todas las transacciones, lo que hacemos en el wizard de íconos, que permite escoger los colores, la imagen y establecer la relación entre la vista de formularios del punto 1 y la tabla del punto 3. Luego podremos dar acceso a las personas que deseamos que usen esta Solución para enviar cotizaciones. Por ejemplo, a todo el equipo de ventas de una empresa.
Automaticemos el proceso
Ya contamos con los elementos necesarios para configurar el proceso, con todo el detalle, para que los autómatas hagan su trabajo por nosotros. - El proceso debe iniciarse con la identificación de la cuenta del usuario, su dominio y la apikey de la base de datos donde se almacenarán todas las transacciones. Esto se logra gracias a la herramienta SmartData.
- Luego debemos configurar la recepción de un nuevo registro, es decir, de un envío de cotización cargado en nuestro formulario. Para esto usamos la herramienta RDS, especialmente diseñada para las bases de datos de MasterBase®.
- Ahora que tenemos el registro, necesitamos enviarlo con un cuerpo de correo personalizado y la cotización como archivo adjunto. Para eso debemos utilizar dos herramientas. Primero, con Download, vamos a buscar el HTML que usaremos de cuerpo de correo, y, con UniqueMail, lo personalizamos y lo enviamos con la cotización adjunta en formato PDF.
¿Cómo puede crecer esta Solución?
Gracias a la flexibilidad de MasterBase® y al Configware, los procesos y Soluciones pueden crecer, mejorarse o modificarse sin tener que partir de cero. Con todo lo expuesto anteriormente, logramos enviar una cotización existente a un cliente. Pero podríamos profundizar y automatizar aún más confeccionando en el mismo proceso la cotización y desencadenando un reenvío si detectamos que no ha sido abierto nuestro email.Confección de la cotización y seguimiento
- Podemos pedir a un diseñador web que confeccione una plantilla HTML con el diseño de nuestra cotización. Con eso sólo resta ingresar a la plantilla las rutas con los campos del formulario para que sean los autómatas los que hagan el trabajo de completar la cotización. Los mismos campos del formulario: número de cotización, detalle, fecha de envío, nombre, emails de destinatario, etc.
- Podemos configurar un proceso específico para que los autómatas asignen un número correlativo a cada nueva cotización.
- Para asegurar un adecuado seguimiento, podemos configurar un proceso para que los autómatas reenvíen la cotización al tercer día, con la condición de que no haya sido abierto por el destinatario. El reenvío se puede configurar las veces que estimemos necesario, incluso con un HTML distinto al del primer envío, así podemos lograr un mejor resultado.
