Zamawianie produktu lub usługi jest prawdopodobnie jednym z najczęstszych i przekrojowych działań w życiu osobistym, gdy musimy dokonać naprawy w domu lub urządzenia, lub profesjonalnie zlecić usługę.
Oznacza to, że zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie potrzebował wyceny. Aby odpowiedzieć na tę potrzebę i niezależnie od wielkości firmy, musisz mieć szybki i skuteczny mechanizm dostarczania wycen, których potrzebują Twoi odbiorcy.
W MasterBase® można zautomatyzować wysyłanie i śledzenie istniejących ofert, które można utworzyć na podstawie szablonu. Każdy twórca może dostosować szablon do swoich celów. Przyjrzyjmy się jednej z wielu poniższych opcji.
Jeden ze sposobów konfiguracji w MasterBase®.
Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że MasterBase® posiada interfejsy zwane kreatorami, które ułatwiają konfigurację widoków formularzy, tabel i punktów dostępu oraz umożliwiają korzystanie z narzędzi w zautomatyzowanych procesach. Dzięki temu nie trzeba być ekspertem cyfrowym, aby skonfigurować swoje rozwiązania. W tym przykładzie założymy, że mamy już naszą ofertę w formacie PDF i musimy wysłać ją do klientów i podjąć dalsze działania. Potrzebujemy więc:- Korzystając z kreatora FormBuilder, skonfiguruj formularz wejściowy, który pozwoli nam przesłać wycenę i dane klientów-odbiorców. Formularz może zawierać na przykład takie pola, jak numer oferty, szczegóły, data wysyłki, nazwa, adres e-mail odbiorcy itp.
- Połącz formularz z bazą danych, aby przechowywać każdą transakcję. Połączenie jest nawiązywane za pomocą apikey lub hasła bazy danych.
- Skonfiguruj w kreatorze GridForm tabelę do wyświetlania wszystkich transakcji, tj. kwotowań z polami, które zdefiniowaliśmy w formularzu. Za pomocą kreatora możesz zdecydować, które pola chcesz zobaczyć i w jakiej kolejności. Aby wszystko było połączone, tabela wykorzystuje również apikey tej samej bazy danych, która została wprowadzona w formularzu.
- Utwórz punkty dostępu, aby zwizualizować formularz logowania i tabelę ze wszystkimi transakcjami, co robimy w kreatorze ikon, który pozwala nam wybrać kolory, obraz i ustalić relację między widokiem formularza w punkcie 1 i tabelą w punkcie 3. Następnie możemy udzielić dostępu osobom, które chcemy wykorzystać to rozwiązanie do wysyłania ofert. Na przykład całemu zespołowi sprzedaży firmy.
Zautomatyzujmy ten proces
Mamy już niezbędne elementy do szczegółowego skonfigurowania procesu, aby automaty mogły wykonać pracę za nas. - Proces musi rozpocząć się od identyfikacji konta użytkownika, jego domeny i apikey bazy danych, w której będą przechowywane wszystkie transakcje. Jest to możliwe dzięki narzędziu SmartData.
- Następnie musimy skonfigurować odbiór nowego rekordu, tj. oferty przesłanej do naszego formularza. W tym celu używamy narzędzia RDS, specjalnie zaprojektowanego dla baz danych MasterBase®.
- Teraz, gdy mamy już rejestrację, musimy wysłać ją z dostosowaną treścią wiadomości e-mail i wyceną jako załącznikiem. Aby to zrobić, musimy użyć dwóch narzędzi. Po pierwsze, za pomocą Download wyszukamy kod HTML, którego użyjemy jako treści wiadomości e-mail, a za pomocą UniqueMail spersonalizujemy ją i wyślemy z załączoną wyceną w formacie PDF.
Jak to rozwiązanie może się rozwijać?
Dzięki elastyczności MasterBase® i Configware, procesy i rozwiązania mogą się rozwijać, być ulepszane lub modyfikowane bez konieczności rozpoczynania od zera. Dzięki powyższym rozwiązaniom jesteśmy w stanie wysłać istniejącą ofertę do klienta. Ale możemy pójść jeszcze głębiej i zautomatyzować jeszcze więcej, tworząc ofertę w tym samym procesie i uruchamiając ponowne wysłanie, jeśli wykryjemy, że nasza wiadomość e-mail nie została otwarta.Przygotowanie oferty i działania następcze
- Możemy poprosić projektanta stron internetowych o stworzenie szablonu HTML z projektem naszej oferty. Dzięki temu pozostaje tylko wprowadzić do szablonu ścieżki z polami formularza, aby automaty mogły wykonać pracę polegającą na wypełnieniu oferty. Te same pola formularza: numer oferty, szczegóły, data wysłania, nazwa, adres e-mail odbiorcy itp.
- Możemy skonfigurować określony proces tak, aby automaty przypisywały odpowiedni numer do każdej nowej oferty.
- Aby zapewnić odpowiednie działania następcze, możemy skonfigurować proces tak, aby automaty ponownie wysyłały wycenę trzeciego dnia, pod warunkiem, że nie została ona otwarta przez odbiorcę. Ponowne wysłanie można skonfigurować tyle razy, ile uznamy za konieczne, nawet z innym kodem HTML niż pierwsze wysłanie, dzięki czemu możemy osiągnąć lepszy wynik.
