La quotazione di un prodotto o di un servizio è forse una delle azioni più frequenti e trasversali, nella vita personale quando dobbiamo effettuare una riparazione in casa o di un elettrodomestico, oppure contrattare professionalmente un servizio.
Questo significa che ci sarà sempre qualcuno che avrà bisogno di un preventivo. Per rispondere a questa esigenza e indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, dovete disporre di un meccanismo rapido ed efficiente per fornire i preventivi che il vostro pubblico richiede.
Con MasterBase® è possibile automatizzare l'invio e il monitoraggio dei preventivi esistenti, che possono essere creati a partire da un modello. Ogni creatore può personalizzare il modello in base ai propri obiettivi. Vediamo di seguito una delle tante opzioni.
Un modo per configurarlo in MasterBase®.
La prima cosa da tenere presente è che l'MasterBase® dispone di interfacce chiamate Wizard, che facilitano la configurazione delle viste dei moduli, delle tabelle e dei punti di accesso e consentono di utilizzare gli strumenti nei processi automatizzati. In questo modo non è necessario essere esperti digitali per configurare le soluzioni. Per questo esempio, ipotizziamo di avere già il nostro preventivo in formato PDF e di doverlo inviare ai clienti e seguire il follow-up. Quindi, ciò di cui abbiamo bisogno è:- Utilizzando la procedura guidata FormBuilder, impostare un modulo di input che consenta di caricare il preventivo e i dettagli dei clienti destinatari. Il modulo può includere, ad esempio, campi come il numero del preventivo, il dettaglio, la data di spedizione, il nome, l'e-mail del destinatario, ecc.
- Collegare il modulo con un database per memorizzare ogni transazione. La connessione avviene tramite l'apikey o la password del database.
- Configurare nella procedura guidata GridForm una tabella per visualizzare tutte le transazioni, cioè le citazioni con i campi definiti nel modulo. Con l'aiuto della procedura guidata si può decidere quali campi visualizzare e in quale ordine. Per mantenere tutto collegato, la tabella utilizza anche l'apikey dello stesso database inserito nel modulo.
- Creare i punti di accesso per visualizzare il modulo di accesso e la tabella con tutte le transazioni, cosa che facciamo nella procedura guidata delle icone, che ci permette di scegliere i colori, l'immagine e di stabilire la relazione tra la visualizzazione del modulo del punto 1 e la tabella del punto 3. Poi possiamo dare l'accesso alle persone che vogliamo usino questa Soluzione per inviare preventivi. Ad esempio, all'intero team di vendita di un'azienda.
Automatizziamo il processo
Abbiamo già gli elementi necessari per impostare il processo, nei dettagli, in modo che gli automi possano fare il lavoro per noi. - Il processo deve iniziare con l'identificazione dell'account utente, del suo dominio e dell'apikey del database in cui verranno memorizzate tutte le transazioni. Questo si ottiene grazie allo strumento SmartData.
- Poi dobbiamo configurare la ricezione di un nuovo record, cioè l'invio di un preventivo caricato sul nostro modulo. A tale scopo utilizziamo lo strumento RDS, appositamente progettato per i database MasterBase®.
- Ora che abbiamo la registrazione, dobbiamo inviarla con un corpo di e-mail personalizzato e il preventivo come allegato. Per farlo, dobbiamo utilizzare due strumenti. In primo luogo, con Download, cercheremo l'HTML che utilizzeremo come corpo dell'e-mail e, con UniqueMail, la personalizzeremo e la invieremo con il preventivo allegato in formato PDF.
Come può crescere questa soluzione?
Grazie alla flessibilità dell'MasterBase® e dell'Configware, i processi e le soluzioni possono crescere, essere migliorati o modificati senza dover partire da zero. Con quanto sopra, siamo in grado di inviare un preventivo esistente a un cliente. Ma potremmo andare ancora più a fondo e automatizzare ancora di più creando il preventivo nello stesso processo e attivando un nuovo invio se rileviamo che la nostra e-mail non è stata aperta.Preparazione del preventivo e follow-up
- Possiamo chiedere a un web designer di creare un modello HTML con il design del nostro preventivo. A questo punto, l'unica cosa che resta da fare è inserire nel modello i percorsi con i campi del modulo, in modo che gli automatismi svolgano il lavoro di compilazione del preventivo. Gli stessi campi del modulo: numero del preventivo, dettaglio, data di invio, nome, e-mail del destinatario, ecc.
- Possiamo configurare un processo specifico in modo che gli automatismi assegnino un numero correlativo a ogni nuovo preventivo.
- Per garantire un follow-up adeguato, possiamo impostare un processo in modo che gli automatismi reinviino il preventivo il terzo giorno, a condizione che non sia stato aperto dal destinatario. Il reinvio può essere configurato tutte le volte che lo riteniamo necessario, anche con un HTML diverso da quello del primo invio, in modo da ottenere un risultato migliore.
