Egy termék vagy szolgáltatás árajánlatkérése talán az egyik leggyakoribb és legátfogóbb művelet a személyes életben, amikor egy otthoni javítást vagy egy készüléket kell elvégeznünk, vagy szakmailag kell szerződést kötnünk egy szolgáltatásra.
Ez azt jelenti, hogy mindig lesz valaki, akinek árajánlatra van szüksége. Ahhoz, hogy reagálni tudjon erre az igényre, és legyen bármilyen méretű is a cége, rendelkeznie kell egy gyors és hatékony mechanizmussal a közönség által igényelt árajánlatok kézbesítésére.
Az MasterBase®-ben automatizálhatja a meglévő árajánlatok küldését és nyomon követését, amelyeket sablonból készíthet. Minden készítő a saját céljainak megfelelően testre szabhatja a sablont. Tekintsük át az alábbiakban a számos lehetőség közül egyet.
Az MasterBase® egyik módja a konfigurálásnak.
Az első dolog, amit szem előtt kell tartani, hogy az MasterBase® rendelkezik varázslóknak nevezett interfészekkel, amelyek megkönnyítik az űrlapnézetek, táblázatok és hozzáférési pontok konfigurálását, és lehetővé teszik az eszközök használatát automatizált folyamatokban. Így nem kell digitális szakértőnek lennie a megoldások konfigurálásához. Ebben a példában feltételezzük, hogy már megvan az árajánlatunk PDF formátumban, és csak annyit kell tennünk, hogy elküldjük azt az ügyfeleknek és nyomon követjük. Tehát a következőkre van szükségünk:- A FormBuilder varázsló segítségével állítsunk be egy beviteli űrlapot, amely lehetővé teszi számunkra az árajánlat és a címzett ügyfelek adatainak feltöltését. Az űrlap tartalmazhat például olyan mezőket, mint az ajánlat száma, részletei, a feladás dátuma, neve, a címzettek e-mail címe stb.
- Csatlakoztassa az űrlapot egy adatbázishoz az egyes tranzakciók tárolásához. A kapcsolat az adatbázis apikey-jén vagy jelszaván keresztül történik.
- A GridForm varázslóban konfiguráljon egy táblázatot az összes tranzakció, azaz az űrlapon meghatározott mezőkkel ellátott idézetek megjelenítéséhez. A varázsló segítségével eldöntheti, hogy mely mezőket és milyen sorrendben szeretné látni. Hogy minden kapcsolatban maradjon, a táblázat is ugyanannak az adatbázisnak az apikey-jét használja, amelyet az űrlapon megadtunk.
- Hozzáférési pontok létrehozása a bejelentkezési űrlap és az összes tranzakciót tartalmazó táblázat megjelenítéséhez, amit az ikonvarázslóban teszünk meg, amely lehetővé teszi számunkra a színek és a kép kiválasztását, valamint a kapcsolat létrehozását az 1. pont űrlapnézet és a 3. pont táblázata között. Ezután hozzáférést adhatunk azoknak az embereknek, akiknek ezt a Megoldást szeretnénk használni az ajánlatok küldésére. Például egy vállalat teljes értékesítési csapatának.
Automatizáljuk a folyamatot
Már megvannak a szükséges elemek a folyamat részletes beállításához, hogy az automaták elvégezhessék helyettünk a munkát. - A folyamatot a felhasználói fiók, a tartomány és az adatbázis apikey-jének azonosításával kell kezdeni, ahol az összes tranzakciót tárolni fogják. Ez a SmartData eszköznek köszönhetően valósul meg.
- Ezután be kell állítanunk egy új rekord, azaz egy, az űrlapunkra feltöltött ajánlatkérés fogadását. Ehhez a kifejezetten az MasterBase® adatbázisokhoz tervezett RDS eszközt használjuk.
- Most, hogy megvan a regisztráció, el kell küldenünk azt egy testreszabott e-mail testtel és az ajánlatot csatolmányként. Ehhez két eszközt kell használnunk. Először a Letöltés segítségével megkeressük azt a HTML-t, amelyet az e-mail testeként fogunk használni, majd az UniqueMail segítségével személyre szabjuk és elküldjük az e-mailben csatolt PDF formátumú idézettel együtt.
Hogyan növekedhet ez a megoldás?
Az MasterBase® és az Configware rugalmasságának köszönhetően a folyamatok és megoldások bővíthetők, fejleszthetők vagy módosíthatók anélkül, hogy a nulláról kellene kezdeni. A fentiekkel együtt képesek vagyunk egy meglévő árajánlatot elküldeni egy ügyfélnek. De még mélyebbre mehetnénk és még jobban automatizálhatnánk, ha ugyanabban a folyamatban létrehoznánk az árajánlatot, és újraküldést indítanánk el, ha azt észleljük, hogy az e-mailt nem nyitották meg.Ajánlatkészítés és nyomon követés
- Megkérhetünk egy webdesignert, hogy készítsen egy HTML-sablont az árajánlatunk dizájnjával. Ezzel már csak annyi a dolgunk, hogy a sablonba beírjuk az űrlapmezőkkel ellátott elérési utakat, hogy az automaták elvégezzék az árajánlat kitöltésének munkáját. Az űrlap azonos mezői: az árajánlat száma, részletei, a küldés dátuma, neve, a címzett e-mail címei stb.
- Beállíthatunk egy adott folyamatot úgy, hogy az automaták minden új árajánlathoz hozzárendeljenek egy korrelatív számot.
- A megfelelő nyomon követés biztosítása érdekében beállíthatunk egy olyan folyamatot, hogy az automaták a harmadik napon újra elküldik az ajánlatot, feltéve, hogy azt a címzett nem nyitotta meg. Az ismételt küldést annyiszor állíthatjuk be, ahányszor csak szükségesnek tartjuk, akár az első küldéstől eltérő HTML-sel is, így jobb eredményt érhetünk el.
