Citarea unui produs sau serviciu este probabil una dintre cele mai frecvente și mai transversale acțiuni, în viața personală, atunci când trebuie să efectuăm o reparație în casă sau la un aparat electrocasnic, sau să contractăm un serviciu profesional.
Aceasta înseamnă că întotdeauna va exista cineva care va avea nevoie de o ofertă. Pentru a răspunde acestei nevoi și indiferent de dimensiunea companiei dvs., trebuie să dispuneți de un mecanism rapid și eficient pentru a furniza ofertele de preț pe care publicul dvs. le solicită.
În MasterBase®, puteți automatiza trimiterea și urmărirea citatelor existente, pe care le puteți crea pornind de la un șablon. Fiecare creator poate personaliza șablonul în funcție de obiectivele sale. Să analizăm mai jos una dintre numeroasele opțiuni.
Un mod de configurare în MasterBase®.
Primul lucru de reținut este că MasterBase® are interfețe numite Wizards, care facilitează configurarea vizualizărilor de formulare, a tabelelor și a punctelor de acces și fac posibilă utilizarea instrumentelor în procese automate. Astfel, nu trebuie să fiți un expert digital pentru a vă configura soluțiile. Pentru acest exemplu, vom presupune că avem deja oferta noastră în format PDF și ceea ce trebuie să facem este să o trimitem clienților și să o urmărim. Așadar, avem nevoie de:- Folosind expertul FormBuilder, configurați un formular de intrare care să ne permită să încărcăm oferta și detaliile clienților destinatari. Formularul poate include, de exemplu, câmpuri precum numărul ofertei, detaliile, data expedierii, numele, e-mailurile destinatarilor etc.
- Conectați formularul cu o bază de date pentru a stoca fiecare tranzacție. Conexiunea se realizează prin apikey sau parola bazei de date.
- Configurați în asistentul GridForm un tabel pentru a afișa toate tranzacțiile, adică ofertele cu câmpurile pe care le-am definit în formular. Cu ajutorul asistentului puteți decide ce câmpuri doriți să vedeți și în ce ordine. Pentru ca totul să rămână conectat, tabelul utilizează și apikey-ul aceleiași baze de date care a fost introdusă în formular.
- Creăm puncte de acces pentru a vizualiza formularul de autentificare și tabelul cu toate tranzacțiile, lucru pe care îl facem cu ajutorul asistentului pentru pictograme, care ne permite să alegem culorile, imaginea și să stabilim relația dintre vizualizarea formularului de la punctul 1 și tabelul de la punctul 3. Apoi putem acorda acces persoanelor care dorim să utilizeze această soluție pentru a trimite oferte de preț. De exemplu, întregii echipe de vânzări a unei companii.
Să automatizăm procesul
Dispunem deja de elementele necesare pentru a configura procesul în detaliu, astfel încât automatele să poată lucra pentru noi. - Procesul trebuie să înceapă cu identificarea contului de utilizator, a domeniului acestuia și a apikey-ului bazei de date în care vor fi stocate toate tranzacțiile. Acest lucru se realizează cu ajutorul instrumentului SmartData.
- Apoi trebuie să configurăm primirea unei noi înregistrări, adică a unei cereri de ofertă încărcată în formularul nostru. Pentru aceasta folosim instrumentul RDS, special conceput pentru bazele de date MasterBase®.
- Acum că avem înregistrarea, trebuie să o trimitem cu un corp de e-mail personalizat și cu oferta ca atașament. Pentru a face acest lucru, trebuie să folosim două instrumente. În primul rând, cu Download, vom căuta HTML-ul pe care îl vom folosi ca corp al e-mailului și, cu UniqueMail, îl vom personaliza și îl vom trimite cu citatul atașat în format PDF.
Cum poate crește această soluție?
Datorită flexibilității MasterBase® și Configware, procesele și soluțiile pot crește, pot fi îmbunătățite sau modificate fără a fi nevoie să se înceapă de la zero. Cu toate cele de mai sus, suntem capabili să trimitem o ofertă existentă unui client. Dar am putea merge și mai departe și automatiza și mai mult prin crearea ofertei în cadrul aceluiași proces și prin declanșarea unei retrimiteri dacă detectăm că e-mailul nostru nu a fost deschis.Pregătirea și urmărirea ofertelor de preț
- Putem cere unui web designer să creeze un șablon HTML cu designul ofertei noastre. Cu aceasta, singurul lucru care rămâne de făcut este să introducem în șablon căile cu câmpurile formularului, astfel încât automatele să poată face munca de completare a citatului. Aceleași câmpuri ale formularului: numărul citatului, detaliul, data trimiterii, numele, e-mailurile destinatarului etc.
- Putem configura un proces specific astfel încât automatele să atribuie un număr corelativ fiecărei noi cotații.
- Pentru a asigura o urmărire adecvată, putem configura un proces astfel încât automatele să retrimită oferta în a treia zi, cu condiția ca aceasta să nu fi fost deschisă de destinatar. Reîntoarcerea poate fi configurată de câte ori considerăm necesar, chiar și cu un HTML diferit față de prima trimitere, astfel încât să putem obține un rezultat mai bun.
