製品やサービスの見積もりは、家庭や電化製品の修理、あるいは専門的なサービスの契約など、個人生活において最も頻繁に行われる、横断的な行為のひとつだろう。
つまり、見積もりを必要とする人が必ずいるということだ。そのようなニーズに応えるためには、また会社の規模にかかわらず、顧客が必要とする見積書を迅速かつ効率的に提供する仕組みが必要です。
MasterBase®では、テンプレートから作成した既存の見積書の送信と追跡を自動化することができます。各クリエイターは、目的に合わせてテンプレートをカスタマイズすることができます。以下、数あるオプションの一つを確認してみましょう。
MasterBase®で設定する方法の1つ。
MasterBase®にはウィザードと呼ばれるインターフェイスがあり、フォームビュー、テーブル、アクセスポイントの設定を容易にし、自動化されたプロセスでツールを使用することができます。これにより、ソリューションの設定にデジタルの専門家である必要はありません。 この例では、すでにPDF形式の見積書があり、それを顧客に送信してフォローアップする必要があると仮定します。 そこで必要なのは- FormBuilderウィザードを使用して、見積書と送り先顧客の詳細をアップロードできる入力フォームを設定します。フォームには、例えば、見積書番号、詳細、発送日、名前、受取人のEメールなどのフィールドを含めることができます。
- 各トランザクションを保存するデータベースとフォームを接続します。接続は、データベースのapikeyまたはパスワードを介して行われます。
- GridFormウィザードで、すべてのトランザクション、つまりフォームで定義したフィールドを持つ見積書を表示するテーブルを設定します。ウィザードの助けを借りて、どのフィールドをどの順番で表示するかを決めることができます。すべての接続を維持するために、テーブルはフォームに入力されたのと同じデータベースのapikeyも使用します。
- アイコンウィザードで色や画像を選択し、ポイント1のフォームビューとポイント3のテーブルの関係を確立することができます。例えば、会社の営業チーム全員に。
プロセスを自動化しよう
私たちは、オートマトンが私たちのために仕事をしてくれるように、プロセスを詳細に設定するために必要な要素をすでに持っている。 - このプロセスは、ユーザーアカウント、そのドメイン、すべてのトランザクションが保存されるデータベースのapikeyを特定することから始めなければならない。これは、SmartDataツールのおかげで達成されます。
- 次に、新しいレコード、つまりフォームにアップロードされた見積書提出の受信を設定する必要があります。これには、MasterBase®データベース用に特別に設計されたRDSツールを使用します。
- 登録ができたので、カスタマイズしたメール本文と見積書を添付して送信する必要があります。そのためには、2つのツールを使用する必要があります。まず、Downloadで、メール本文として使用するHTMLを探し、UniqueMailで、メール本文をカスタマイズし、見積書をPDF形式で添付して送信します。
このソリューションはどのように成長するのか？
MasterBase®とConfigwareの柔軟性のおかげで、ゼロから始めることなく、プロセスやソリューションを成長、改善、変更することができます。以上のように、既存の見積書を顧客に送ることができます。しかし、同じプロセスで見積書を作成し、メールが未開封であることを検出したら再送信をトリガーすることで、さらに深く自動化することができます。見積書の作成とフォローアップ
- ウェブデザイナーに見積書のデザインをHTMLテンプレートとして作成してもらうことができます。これで、あとはテンプレートにフォームフィールドのパスを入力するだけで、見積書の作成が自動で行われるようになります。フォームの同じフィールド：見積書番号、詳細、送信日、名前、受信者の電子メールなど。
- オートマトンが各新規見積に関連番号を割り当てるように、特定のプロセスを設定することができる。
- 適切なフォローアップを確実にするために、受信者が見積書を開封していない場合に限り、3日目にオートマトンが見積書を再送信するようにプロセスを設定することができます。再送信は必要であれば何度でも設定でき、最初の送信とは異なるHTMLを使用することで、より良い結果を得ることができます。
