Η προσφορά ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας είναι ίσως μια από τις πιο συχνές και διατομεακές ενέργειες, στην προσωπική ζωή, όταν πρέπει να πραγματοποιήσουμε μια επισκευή στο σπίτι ή σε μια συσκευή, ή επαγγελματικά να αναθέσουμε μια υπηρεσία.
Αυτό σημαίνει ότι πάντα θα υπάρχει κάποιος που θα χρειάζεται μια προσφορά. Για να ανταποκριθείτε σε αυτή την ανάγκη και ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής σας, πρέπει να διαθέτετε έναν γρήγορο και αποτελεσματικό μηχανισμό για την παροχή των προσφορών που απαιτεί το κοινό σας.
Στο MasterBase®, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την αποστολή και την παρακολούθηση των υφιστάμενων προσφορών σας, τις οποίες μπορείτε να δημιουργήσετε από ένα πρότυπο. Κάθε δημιουργός μπορεί να προσαρμόσει το πρότυπο ώστε να ταιριάζει στους στόχους του. Ας εξετάσουμε μία από τις πολλές επιλογές που ακολουθούν.
Ένας τρόπος διαμόρφωσης στο MasterBase®.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ότι το MasterBase® διαθέτει διεπαφές που ονομάζονται Wizards, οι οποίες διευκολύνουν τη διαμόρφωση προβολών φορμών, πινάκων και σημείων πρόσβασης και καθιστούν δυνατή τη χρήση εργαλείων σε αυτοματοποιημένες διαδικασίες. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να είστε ειδικός σε θέματα ψηφιακής τεχνολογίας για να διαμορφώσετε τις λύσεις σας. Για αυτό το παράδειγμα, θα υποθέσουμε ότι έχουμε ήδη την προσφορά μας σε μορφή PDF και αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να την στείλουμε στους πελάτες και να ακολουθήσουμε. Έτσι, αυτό που χρειαζόμαστε είναι:- Χρησιμοποιώντας τον οδηγό FormBuilder, δημιουργήστε μια φόρμα εισαγωγής που μας επιτρέπει να ανεβάσουμε την προσφορά και τα στοιχεία των πελατών-παραληπτών. Η φόρμα μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, πεδία όπως ο αριθμός προσφοράς, η λεπτομέρεια, η ημερομηνία αποστολής, το όνομα, τα email των παραληπτών κ.λπ.
- Συνδέστε τη φόρμα με μια βάση δεδομένων για την αποθήκευση κάθε συναλλαγής. Η σύνδεση γίνεται μέσω του κωδικού πρόσβασης ή του κωδικού πρόσβασης της βάσης δεδομένων.
- Διαμορφώστε στον οδηγό GridForm έναν πίνακα για την εμφάνιση όλων των συναλλαγών, δηλαδή των τιμών με τα πεδία που ορίσαμε στη φόρμα. Με τη βοήθεια του οδηγού μπορείτε να αποφασίσετε ποια πεδία θέλετε να εμφανίζονται και με ποια σειρά. Για να είναι όλα συνδεδεμένα, ο πίνακας χρησιμοποιεί επίσης το apikey της ίδιας βάσης δεδομένων που καταχωρήθηκε στη φόρμα.
- Δημιουργία σημείων πρόσβασης για την οπτικοποίηση της φόρμας σύνδεσης και του πίνακα με όλες τις συναλλαγές, κάτι που κάνουμε στον οδηγό εικονιδίων, ο οποίος μας επιτρέπει να επιλέξουμε τα χρώματα, την εικόνα και να δημιουργήσουμε τη σχέση μεταξύ της προβολής της φόρμας του σημείου 1 και του πίνακα του σημείου 3. Στη συνέχεια μπορούμε να δώσουμε πρόσβαση στα άτομα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουν αυτή τη Λύση για την αποστολή προσφορών. Για παράδειγμα, σε ολόκληρη την ομάδα πωλήσεων μιας εταιρείας.
Ας αυτοματοποιήσουμε τη διαδικασία
Διαθέτουμε ήδη τα απαραίτητα στοιχεία για να ρυθμίσουμε τη διαδικασία, λεπτομερώς, ώστε τα αυτόματα να κάνουν τη δουλειά για εμάς. - Η διαδικασία πρέπει να ξεκινήσει με τον προσδιορισμό του λογαριασμού χρήστη, του τομέα του και του κωδικού πρόσβασης της βάσης δεδομένων όπου θα αποθηκεύονται όλες οι συναλλαγές. Αυτό επιτυγχάνεται χάρη στο εργαλείο SmartData.
- Στη συνέχεια, πρέπει να ρυθμίσουμε τη λήψη μιας νέας εγγραφής, δηλαδή μιας υποβολής προσφοράς που μεταφορτώνεται στη φόρμα μας. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούμε το εργαλείο RDS, ειδικά σχεδιασμένο για τις βάσεις δεδομένων MasterBase®.
- Τώρα που έχουμε την εγγραφή, πρέπει να την στείλουμε με ένα προσαρμοσμένο σώμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την προσφορά ως συνημμένο. Για να το κάνουμε αυτό πρέπει να χρησιμοποιήσουμε δύο εργαλεία. Πρώτον, με το Download, θα αναζητήσουμε την HTML που θα χρησιμοποιήσουμε ως σώμα του email και, με το UniqueMail, θα το εξατομικεύσουμε και θα το στείλουμε με το απόσπασμα συνημμένο σε μορφή PDF.
Πώς μπορεί να αναπτυχθεί αυτή η Λύση;
Χάρη στην ευελιξία των MasterBase® και Configware, οι διαδικασίες και οι λύσεις μπορούν να αναπτυχθούν, να βελτιωθούν ή να τροποποιηθούν χωρίς να χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν. Με όλα τα παραπάνω, είμαστε σε θέση να στείλουμε μια υπάρχουσα προσφορά σε έναν πελάτη. Θα μπορούσαμε όμως να προχωρήσουμε ακόμη πιο βαθιά και να αυτοματοποιήσουμε ακόμη περισσότερο δημιουργώντας την προσφορά στην ίδια διαδικασία και ενεργοποιώντας μια νέα αποστολή αν εντοπίσουμε ότι το email μας δεν έχει ανοίξει.Προετοιμασία και παρακολούθηση των προσφορών
- Μπορούμε να ζητήσουμε από έναν σχεδιαστή ιστοσελίδων να δημιουργήσει ένα πρότυπο HTML με το σχέδιο της προσφοράς μας. Με αυτό, το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε στο πρότυπο τις διαδρομές με τα πεδία της φόρμας, ώστε τα αυτόματα να κάνουν τη δουλειά της συμπλήρωσης της προσφοράς. Τα ίδια πεδία της φόρμας: αριθμός προσφοράς, λεπτομέρεια, ημερομηνία αποστολής, όνομα, e-mail του παραλήπτη κ.λπ.
- Μπορούμε να ρυθμίσουμε μια συγκεκριμένη διαδικασία έτσι ώστε τα αυτόματα να αντιστοιχίζουν έναν σχετικό αριθμό σε κάθε νέα προσφορά.
- Για να εξασφαλίσουμε επαρκή παρακολούθηση, μπορούμε να ρυθμίσουμε μια διαδικασία ώστε τα αυτόματα να στέλνουν εκ νέου την προσφορά την τρίτη ημέρα, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχει ανοιχτεί από τον παραλήπτη. Η επαναποστολή μπορεί να ρυθμιστεί όσες φορές κρίνουμε απαραίτητο, ακόμη και με διαφορετική HTML από την πρώτη αποστολή, ώστε να πετύχουμε καλύτερο αποτέλεσμα.
