L'achat d'un produit ou d'un service est peut-être l'une des actions les plus fréquentes et les plus transversales, dans la vie personnelle lorsqu'il s'agit d'effectuer une réparation à la maison ou d'acheter un appareil électroménager, ou dans la vie professionnelle lorsqu'il s'agit de souscrire un contrat de service.
Il y aura donc toujours quelqu'un qui aura besoin d'un devis. Pour répondre à ce besoin et quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez disposer d'un mécanisme rapide et efficace pour fournir les devis dont votre public a besoin.
Avec MasterBase®, vous pouvez automatiser l'envoi et le suivi de vos devis existants, que vous pouvez créer à partir d'un modèle. Chaque créateur peut personnaliser le modèle en fonction de ses objectifs. Passons en revue l'une des nombreuses options ci-dessous.
Une façon de le configurer en MasterBase®.
La première chose à retenir est que MasterBase® dispose d'interfaces appelées Wizards, qui facilitent la configuration des vues de formulaires, des tables et des points d'accès, et permettent d'utiliser les outils dans des processus automatisés. Ainsi, vous n'avez pas besoin d'être un expert numérique pour configurer vos solutions. Pour cet exemple, nous supposerons que nous disposons déjà de notre devis au format PDF et qu'il ne nous reste plus qu'à l'envoyer aux clients et à en assurer le suivi. Nous avons donc besoin de ce qui suit :- A l'aide de l'assistant FormBuilder, mettez en place un formulaire de saisie qui nous permettra de télécharger le devis et les coordonnées des clients destinataires. Le formulaire peut comprendre, par exemple, des champs tels que le numéro du devis, le détail, la date d'envoi, le nom, les adresses électroniques des destinataires, etc.
- Connecter le formulaire à une base de données pour stocker chaque transaction. La connexion se fait par l'intermédiaire de l'apikey ou du mot de passe de la base de données.
- Configurez dans l'assistant GridForm un tableau pour afficher toutes les transactions, c'est-à-dire les devis avec les champs que nous avons définis dans le formulaire. Avec l'aide de l'assistant, vous pouvez décider quels champs vous voulez voir et dans quel ordre. Pour que tout reste connecté, le tableau utilise également l'apikey de la même base de données que celle qui a été saisie dans le formulaire.
- Créer des points d'accès pour visualiser le formulaire de connexion et le tableau contenant toutes les transactions, ce que nous faisons dans l'assistant d'icônes, qui nous permet de choisir les couleurs, l'image et d'établir la relation entre la vue du formulaire du point 1 et le tableau du point 3. Ensuite, nous pouvons donner l'accès aux personnes que nous voulons utiliser cette solution pour envoyer des devis. Par exemple, à toute l'équipe de vente d'une entreprise.
Automatisons le processus
Nous disposons déjà des éléments nécessaires pour mettre en place le processus, dans le détail, afin que les automates fassent le travail à notre place. - Le processus doit commencer par l'identification du compte utilisateur, de son domaine et de l'apikey de la base de données où toutes les transactions seront stockées. Ceci est réalisé grâce à l'outil SmartData.
- Nous devons ensuite configurer la réception d'un nouvel enregistrement, c'est-à-dire une soumission de devis téléchargée dans notre formulaire. Pour ce faire, nous utilisons l'outil RDS, spécialement conçu pour les bases de données MasterBase®.
- Maintenant que nous avons l'enregistrement, nous devons l'envoyer avec un corps de message personnalisé et le devis en pièce jointe. Pour ce faire, nous devons utiliser deux outils. Tout d'abord, avec Download, nous chercherons le code HTML que nous utiliserons comme corps de l'e-mail et, avec UniqueMail, nous le personnaliserons et l'enverrons avec le devis en pièce jointe au format PDF.
Comment cette solution peut-elle se développer ?
Grâce à la flexibilité du MasterBase® et du Configware, les processus et les solutions peuvent évoluer, être améliorés ou modifiés sans avoir à repartir de zéro. Avec tout ce qui précède, nous sommes en mesure d'envoyer un devis existant à un client. Mais nous pourrions aller encore plus loin et automatiser davantage en créant le devis dans le même processus et en déclenchant un nouvel envoi si nous détectons que notre e-mail n'a pas été ouvert.Préparation et suivi des devis
- Nous pouvons demander à un web designer de créer un modèle HTML avec le design de notre devis. Il ne reste plus qu'à introduire dans le modèle les chemins d'accès avec les champs du formulaire pour que les automates fassent le travail de compléter le devis. Les mêmes champs du formulaire : numéro de devis, détail, date d'envoi, nom, e-mails du destinataire, etc.
- Nous pouvons configurer un processus spécifique pour que les automates attribuent un numéro corrélatif à chaque nouvelle offre.
- Pour assurer un suivi adéquat, nous pouvons mettre en place un processus permettant aux automates de renvoyer le devis le troisième jour, à condition qu'il n'ait pas été ouvert par le destinataire. Le renvoi peut être configuré autant de fois que nous le jugeons nécessaire, même avec un HTML différent de celui du premier envoi, afin d'obtenir un meilleur résultat.
