A cotação de um produto ou serviço é talvez uma das acções mais frequentes e transversais, na vida pessoal quando precisamos de fazer uma reparação em casa ou num eletrodoméstico, ou profissionalmente para contratar um serviço.
Isto significa que haverá sempre alguém que precisa de um orçamento. Para responder a essa necessidade e qualquer que seja a dimensão da sua empresa, deve dispor de um mecanismo rápido e eficaz para entregar os orçamentos de que o seu público necessita.
No MasterBase®, pode automatizar o envio e o seguimento dos seus orçamentos existentes, que pode criar a partir de um modelo. Cada criador pode personalizar o modelo de acordo com os seus objectivos. Vamos analisar uma das muitas opções abaixo.
Uma forma de o configurar em MasterBase®.
A primeira coisa a ter em conta é que o MasterBase® possui interfaces denominadas Wizards, que facilitam a configuração de vistas de formulários, tabelas e pontos de acesso, e possibilitam a utilização de ferramentas em processos automatizados. Desta forma, não é necessário ser um especialista digital para configurar as suas Soluções. Para este exemplo, vamos assumir que já temos o nosso orçamento em formato PDF e que o que precisamos de fazer é enviá-lo aos clientes e fazer o acompanhamento. Portanto, o que precisamos é de:- Utilizando o assistente FormBuilder, configure um formulário de entrada que nos permita carregar a cotação e os detalhes dos clientes destinatários. O formulário pode incluir, por exemplo, campos como o número da cotação, o detalhe, a data de envio, o nome, os e-mails dos destinatários, etc.
- Ligar o formulário a uma base de dados para armazenar cada transação. A ligação é feita através da apikey ou password da base de dados.
- Configure no assistente GridForm uma tabela para apresentar todas as transacções, ou seja, cotações com os campos que definimos no formulário. Com a ajuda do assistente, pode decidir quais os campos que pretende ver e em que ordem. Para manter tudo ligado, a tabela também utiliza a apikey da mesma base de dados que foi introduzida no formulário.
- Criar pontos de acesso para visualizar o formulário de início de sessão e a tabela com todas as transacções, o que fazemos no assistente de ícones, que nos permite escolher as cores, a imagem e estabelecer a relação entre a vista do formulário do ponto 1 e a tabela do ponto 3. Depois, podemos dar acesso às pessoas que queremos que utilizem esta Solução para enviar orçamentos. Por exemplo, a toda a equipa de vendas de uma empresa.
Vamos automatizar o processo
Já dispomos dos elementos necessários para montar o processo, em pormenor, para que os autómatos possam fazer o trabalho por nós. - O processo deve começar com a identificação da conta do utilizador, do seu domínio e da apikey da base de dados onde todas as transacções serão armazenadas. Isto é conseguido graças à ferramenta SmartData.
- De seguida, temos de configurar a receção de um novo registo, ou seja, a submissão de uma cotação carregada no nosso formulário. Para o efeito, utilizamos a ferramenta RDS, especialmente concebida para as bases de dados MasterBase®.
- Agora que temos o registo, temos de o enviar com um corpo de correio eletrónico personalizado e o orçamento como anexo. Para o fazer, precisamos de utilizar duas ferramentas. Primeiro, com o Download, vamos procurar o HTML que utilizaremos como corpo do e-mail e, com o UniqueMail, vamos personalizá-lo e enviá-lo com o orçamento anexado em formato PDF.
Como é que esta Solução pode crescer?
Graças à flexibilidade do MasterBase® e do Configware, os processos e as soluções podem crescer, ser melhorados ou modificados sem ter de começar do zero. Com tudo o que foi dito acima, podemos enviar um orçamento existente a um cliente. Mas poderíamos ir ainda mais longe e automatizar ainda mais, criando a cotação no mesmo processo e accionando um reenvio se detectarmos que o nosso e-mail não foi aberto.Preparação e acompanhamento das cotações
- Podemos pedir a um web designer que crie um modelo HTML com o desenho do nosso orçamento. Com isso, só falta introduzir no template os caminhos com os campos do formulário para que os autómatos façam o trabalho de completar o orçamento. Os mesmos campos do formulário: número da cotação, detalhe, data de envio, nome, e-mails do destinatário, etc.
- Podemos configurar um processo específico para que os autómatos atribuam um número correlativo a cada nova cotação.
- Para garantir um acompanhamento adequado, podemos configurar um processo para que os autómatos reenviem o orçamento ao terceiro dia, desde que não tenha sido aberto pelo destinatário. O reenvio pode ser configurado tantas vezes quantas considerarmos necessárias, mesmo com um HTML diferente do primeiro envio, para que possamos obter um melhor resultado.
