Diejenigen hingegen, die diesen Schritt bereits getan haben, können sich ein Leben ohne Automatisierung gar nicht mehr vorstellen. Das sind in der Regel Menschen, die die Fähigkeit haben, Routine- und sich wiederholende Aufgaben in einem Unternehmen zu erkennen und Wege zu finden, wie ein Computersystem diese Aufgaben übernehmen könnte, wodurch sie jede Woche viel Zeit sparen. Aber das ist etwas, das nicht immer spontan passiert.
Automatisierung ist eine Gewohnheit, die Sie entwickeln müssen
Um dies zu erreichen, müssen Sie sich angewöhnen, Ihre täglichen Arbeitsabläufe regelmäßig zu überprüfen, darauf zu achten, was automatisiert werden könnte, und dies zu automatisieren. Wenn Sie dies regelmäßig tun, werden Sie überrascht sein, wie oft Sie neue Optimierungsmöglichkeiten entdecken. Eine Gewohnheit ist per definitionem nicht etwas, das man sich durch Theorie aneignet, sondern durch Praxis, und bei MasterBase® wissen wir das aus Erfahrung. Jeder Mitarbeiter, der einen Prozess automatisiert, kommt zurück, um weitere Automatisierungslösungen zu schaffen.
In der Regel schreiben sie jede Woche eine Aktualisierung, die sich zwar auf die Prioritäten konzentriert, aber auch eine Liste der bereits erledigten Aufgaben und eine Liste der noch zu erledigenden Aufgaben enthält, was bedeutet, dass es zwei Punkte gibt, an denen die erledigten Aufgaben verfolgt werden. Ein sehr gutes Beispiel für eine Aufgabe, die automatisiert werden könnte, ist folgende: Informationen, die eine Anwendung liefert, müssen in eine andere übertragen werden.
Man kann davon ausgehen, dass die Automatisierung bereits zur Gewohnheit geworden ist, wenn Sie gelernt haben, die Aufgaben zu erkennen, die automatisiert werden können. Wir werden dies anhand einiger Beispiele näher erläutern.
Schritt 1: Erkennen einer sich wiederholenden Aufgabe
Dies kann der schwierigste Aspekt sein: zu erkennen, wann man eine Aufgabe automatisieren sollte. Es kommt häufig vor, dass man in der täglichen Arbeitsroutine gefangen ist und sich nie die Frage stellt, ob es nicht auch anders gehen könnte. Mit anderen Worten: Es ist einfacher, sich über die Plackerei zu beschweren, als etwas dagegen zu tun.
Der Trick besteht darin, auf die Tätigkeiten zu achten, die Sie jeden Tag ausführen, und sich zu fragen, welche davon von einem Computer ohne Ihr Zutun erledigt werden könnten. Sie werden zu dem Schluss kommen, dass Sie eine Aufgabe automatisieren können, wenn:
- Es ist etwas, das Sie regelmäßig oder planmäßig tun müssen.
- Dabei werden Informationen manuell von einer Anwendung zur anderen verschoben.
- Es ist langweilig und erfordert kein weiteres Nachdenken oder Urteilsvermögen.
- Das lenkt Sie von dem ab, was Sie wirklich tun wollen.
Wenn Sie regelmäßig mit einem Computer arbeiten, ist es wahrscheinlich, dass Sie Aufgaben ausführen, die mindestens zwei, wenn nicht sogar alle dieser Punkte betreffen.
Die Art dieser Aufgaben hängt von der Art des Unternehmens ab, in dem Sie tätig sind.
Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, Kundeninformationen aus verschiedenen Online-Formularen zu sammeln und sie in Ihr CRM und Ihre E-Mail-Marketing-Plattform einzufügen, ist es durchaus möglich, die Kontaktinformationen aus den Formularantworten einzeln zu kopieren und in andere Anwendungen einzufügen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, wird dies zu einer unnötigen Zeitverschwendung.
Ein weiterer häufiger Fall ist die Optimierung der sozialen Medien. Sie können ein Foto manuell auf Instagram, Twitter und der Facebook-Seite Ihres Unternehmens posten. Sie können aber auch eine Automatisierung einrichten, die alle Instagram-Fotos erfasst und sie gleichzeitig in allen anderen sozialen Netzwerken postet.
Schritt 2: Zeit investieren, um das Problem zu lösen
Sobald Sie eine Aufgabe gefunden haben, die automatisiert werden könnte, beginnt die unterhaltsamste Phase: die Einrichtung der Automatisierung.
Kein Wunder also, dass Sie endlos zögern und sich so sehr in Ihren Arbeitsabläufen verzetteln, dass Sie sich nicht mehr dazu aufraffen können, zeitsparende Automatisierungen einzurichten.
Der erste Ratschlag in dieser Hinsicht ist, nicht so zu tun, als ob die Automatisierung, zumindest in dieser ersten Phase, alles lösen würde. Mit anderen Worten: Denken Sie nicht an zu ehrgeizige Automatisierungslösungen, wollen Sie nicht allumfassend sein.
Bei MasterBase® arbeiten wir bevorzugt mit der Spiralmethode, die darin besteht, klein anzufangen und einige wenige Aufgaben zu automatisieren. Das Ergebnis, das Sie erhalten, wird Ihnen eine breitere Unterstützung bieten und den Wert dieses Ansatzes demonstrieren: Der Erfolg einer ersten einfachen Automatisierung wird Sie zu den nächsten Schritten führen, er wird Ihnen zeigen, wie Sie mit einer weiteren Automatisierung fortfahren können, und dann mit einer weiteren... bis Sie höhere Komplexitätsstufen erreichen, aber immer auf schrittweise und progressive Weise:
- Gehen Sie immer vom Weniger zum Mehr, vom Einfachen zum Komplexen.
- Ermitteln Sie den wirklich dringenden, kritischen Bedarf an Automatisierung.
- Führen Sie die Schritte auf, aus denen sich die Lösung zusammensetzt.
- Wählen Sie den Quick Win Process (QWP) als Startpunkt.
QWPs sind jene Prozesse, die einen unmittelbaren Erfolg bei der Automatisierung erzielen und einen "Wow-Faktor" erzeugen. Der Schlüssel liegt darin, frühe Ergebnisse zu zeigen, die die digitale Innovationsinitiative beschleunigen und dazu motivieren, diesen Weg weiterzugehen.
- Sie lösen den kritischen Prozess und erleichtern die weitere Eskalation.
- Sie können Teil von mehreren Lösungen sein (als Platzhalter).
- Sie sind schnell umsetzbar, da sie kurzfristig Ergebnisse liefern müssen.
Wenn Sie gerade erst lernen, wie man Automatisierungen erstellt, mag dies überwältigend erscheinen. Aber lassen Sie sich nicht einschüchtern, denn bei MasterBase® beginnt alles mit einem kompletten, absolut kostenlosen Kurs, in dem Sie lernen, wie Sie Prozesse so einfach wie vollständig, leicht und schnell automatisieren können. Dieser zertifizierte Kurs heißt Discover Automation und Sie können mehr darüber erfahren und sich dafür anmelden. hier .
Schritt 3: Wiederholen Sie Ihre Automatisierungen (und entsorgen Sie, was nicht funktioniert).
Man könnte meinen, dass mit Schritt 2 alles zu Ende ist, weil Sie bereits automatisiert haben, aber das ist nicht der Fall. Alles kann perfektioniert werden, und es ist üblich, dass Automatisierungen nach ihrer Einrichtung eine gewisse Feinabstimmung erfordern. Auch hier gilt es, Ihren Prozess zu überprüfen: Macht die Automatisierung Ihr Leben einfacher? Wie könnte sie noch mehr dazu beitragen? Wie kann man ihre Reichweite und Möglichkeiten erweitern?
Wenn Sie sich die Automatisierung zur Gewohnheit machen, werden Sie Zeit sparen, aber nur, wenn Sie vorher etwas Zeit investieren. Sie müssen in der Lage sein, zu erkennen, wann eine Aufgabe automatisiert werden kann, Zeit für die Automatisierung aufwenden und diese Systeme wiederholen, sobald sie eingerichtet sind. Dies sollte etwas sein, das Sie ausdrücklich und absichtlich tun. Mittelfristig werden Sie erstaunt sein, wie viel Zeit Sie und Ihr Unternehmen einsparen können und welche Effizienz Ihre Dienste erreichen werden.
Wenn Sie sich die Automatisierung zur Gewohnheit machen, wird sich das direkt auf Ihre Produktivität auswirken, aber es kann Ihnen auch helfen, einen Job zu bekommen, denn Automatisierungskompetenz ist eine hoch geschätzte berufliche Fähigkeit.
