Naopak ti, kteří již tento krok učinili, si život bez automatizace nedokážou ani představit. Obvykle se jedná o lidi, kteří mají schopnost rozpoznat rutinní a opakující se úkoly ve firmě a vymyslet způsob, jak by tyto úkoly mohl provádět počítačový systém, který by jim každý týden ušetřil spoustu času. Ne vždy se však jedná o něco, co vzniká spontánně.
Automatizace je návyk, který si musíte vypěstovat
Abyste toho dosáhli, musíte si zvyknout pravidelně kontrolovat své každodenní pracovní postupy, věnovat pozornost tomu, co by se dalo automatizovat, a automatizovat to. Pokud to budete dělat pravidelně, budete překvapeni, jak často si můžete všimnout nových optimalizací, které je třeba provést. Zvyk podle své definice není něco, co se získává teorií, ale praxí, a my v MasterBase® to víme z vlastní zkušenosti. Každý zaměstnanec, který automatizuje nějaký proces, se vrací, aby vytvořil další automatizační řešení.
Obvykle každý týden sepisují aktualizaci, která se zaměřuje na priority, ale obsahuje také seznam úkolů, které již byly splněny, a seznam úkolů, které je třeba splnit, což znamená, že se sledují dva body splněných úkolů. Velmi dobrým příkladem úkolu, který by mohl být automatizován, je tento: informace, které dodává jedna aplikace, je třeba přenést do jiné.
Automatizace se již může stát zvykem, když se naučíte rozpoznat úkoly, které lze automatizovat. Tuto problematiku rozvedeme na několika příkladech.
Krok 1: Zjištění opakující se úlohy
To může být nejtěžší aspekt: uvědomit si, kdy úkol automatizovat. Často se stává, že se necháme strhnout každodenní rutinou a nikdy si nepoložíme otázku, zda by to nemohlo být jinak. Jinými slovy, je snazší si na těžkou práci stěžovat, než s ní něco dělat.
Trik spočívá v tom, že si všímáte činností, které denně děláte, a ptáte se sami sebe, které z nich by mohl provádět počítač bez vašeho zásahu. Dojdete k závěru, že úkol můžete automatizovat, pokud:
- Je to něco, co musíte dělat pravidelně nebo podle plánu.
- Jedná se o ruční přesouvání informací mezi jednotlivými aplikacemi.
- Je to nudné a nevyžaduje to žádné další úvahy ani úsudek.
- Odvádí vás to od toho, co skutečně chcete dělat.
Pokud pravidelně pracujete s počítačem, je pravděpodobné, že provádíte úkoly, které odpovídají alespoň dvěma, ne-li všem těmto bodům.
Povaha těchto úkolů se liší podle typu podnikání, které provozujete.
Pokud je například cílem shromáždit informace o zákaznících z různých online formulářů a přidat je do platformy CRM a e-mailového marketingu, je zcela možné zkopírovat kontaktní informace z odpovědí na formuláře jednu po druhé a vložit je do jiných aplikací. Když se však vaše firma rozroste, stává se to zbytečnou ztrátou času.
Dalším častým případem je optimalizace sociálních médií. Můžete ručně zveřejnit fotografii na Instagramu, Twitteru a na stránce vaší společnosti na Facebooku. Můžete ale také nastavit automatiku, která zachytí všechny fotografie z Instagramu a zveřejní je na všech ostatních sociálních sítích současně.
Krok 2: Investování času do řešení problému
Jakmile si všimnete úkolu, který by mohl být automatizován, začíná nejzábavnější fáze: nastavení automatizace.
Není divu, že nakonec donekonečna otálíte a zabřednete do pracovních postupů tak, že se nedokážete zastavit a nastavit časově úsporné automatizace.
První, co v tomto ohledu doporučujeme, je nepředstírat, že automatizace, alespoň v této první fázi, vše vyřeší. Jinými slovy, nepřemýšlejte o příliš ambiciózních automatizačních řešeních, nechtějte být všeobjímající.
Ve společnosti MasterBase® upřednostňujeme práci se spirálovou metodikou, která spočívá v tom, že začínáme v malém a automatizujeme několik úkolů. Výsledek, který získáte, vám poskytne širší podporu a ukáže hodnotu tohoto přístupu: Úspěch první jednoduché automatizace vás nasměruje k dalším krokům, ukáže vám, jak pokračovat další automatizací, a pak další... až dosáhnete vyšší úrovně složitosti, ale vždy postupně a progresivně:
- Vždy postupujte od méně k více, od jednoduchého ke složitému.
- Identifikujte skutečně naléhavou, nejkritičtější potřebu automatizace.
- Vyjmenujte kroky, které budou tvořit řešení.
- Jako výchozí bod vyberte Quick Win Process (QWP).
QWP jsou procesy, které dosahují okamžitého úspěchu v automatizaci a vytvářejí wow faktor. Klíčové je vykázat brzké výsledky, které urychlí iniciativu digitálních inovací a motivují k pokračování na této cestě.
- Řeší kritický proces a usnadňují další eskalaci.
- Mohou být součástí několika řešení (jako zástupný symbol).
- Jejich zavedení je rychlé, protože musí přinést výsledky v krátkém časovém horizontu.
Pokud se teprve učíte vytvářet automatizace, může vám to připadat zdrcující. Nenechte se však zastrašit, protože ve společnosti MasterBase® vše začíná kompletním kurzem, který je zcela zdarma a který vás naučí automatizovat procesy stejně jednoduše, jako je kompletní, snadno a rychle. Tento certifikovaný kurz se jmenuje Objevte automatizaci a můžete se o něm dozvědět více a přihlásit se na něj. zde .
Krok 3: Zopakujte automatizaci (a zbavte se toho, co nefunguje).
Možná si myslíte, že krokem 2 vše končí, protože jste již automatizovali, ale není tomu tak. Vše je možné zdokonalit a je běžné, že automatizace po nastavení vyžadují určité doladění. Opět to znamená zálohovat a prozkoumat váš proces. Usnadňuje vám automatizace život? Jak by mohla ještě více přispět? Jak rozšířit její rozsah a možnosti?
Zvyknout si na automatizaci vám ušetří čas, ale pouze pokud do ní nejprve investujete nějaký čas. Musíte být schopni zjistit, kdy lze úkol automatizovat, věnovat čas jeho automatizaci a tyto systémy po jejich nastavení opakovaně používat. To byste měli dělat cíleně a výslovně. Ve střednědobém horizontu budete překvapeni množstvím času, které můžete vy i vaše organizace ušetřit, a efektivitou, které vaše služby dosáhnou.
Zvyknout si na automatizaci přímo prospěje vaší produktivitě, ale může vám to také pomoci získat práci, protože schopnost automatizace je vysoce ceněnou pracovní dovedností.
