対照的に、すでにこのステップを踏んでいる人たちは、オートメーションなしの生活など想像すらできないだろう。このような人たちはたいてい、社内の定型的で反復的な仕事に目をつけ、コンピューター・システムがそれらの仕事をこなし、毎週多くの時間を節約できるような方法を考案する能力を持っている。しかし、このようなことは常に自然に起こるわけではない。
自動化は習慣として身につける必要がある
そのためには、日々のワークフローを定期的に見直し、自動化できるものに注意を払い、自動化する習慣を身につける必要がある。これを定期的に行えば、新たな最適化を発見できる頻度の高さに驚くだろう。習慣とは、その定義からして、理論によって身につくものではなく、実践によって身につくものである。プロセスを自動化した従業員は皆、さらなる自動化ソリューションを生み出すために戻ってきます。
通常、彼らは毎週、優先順位に焦点を当てながら、すでに完了したタスクのリストと完了予定のタスクのリストを含む最新情報を書く。自動化できるタスクの非常に良い例がこれだ。あるアプリケーションが配信した情報を、別のアプリケーションに転送する必要がある。
自動化は、自動化可能なタスクを検出できるようになった時点で、すでに習慣化し始めていると考えることができる。いくつかの例を挙げて詳しく説明しよう。
ステップ1：反復作業を検出する
タスクを自動化するタイミングを見極めることだ。日々の仕事のルーティンにとらわれ、もっと違うやり方があるのではないかと疑問を抱かないのはよくあることだ。つまり、何かをするよりも、雑務に不平を言う方が簡単なのだ。
そのコツは、あなたが毎日行っている活動に注意を払い、どれがあなたの手を煩わせることなく、コンピュータが行うことができるか自問することである。次のような場合、タスクを自動化できるという結論に達するだろう：
- それは、定期的に、あるいは予定通りに行わなければならないことだ。
- あるアプリケーションと別のアプリケーションの間で、情報を手動で移動させるのだ。
- それは退屈であり、それ以上の考察や判断の適用を必要としない。
- 本当にやりたいことから遠ざかってしまう。
普段からコンピューターを使って仕事をしている人なら、これらのポイントのすべてとは言わないまでも、少なくとも2つは当てはまる作業をしている可能性がある。
これらの仕事の内容は、あなたが携わっているビジネスの種類によって異なる。
例えば、様々なオンラインフォームから顧客情報を収集し、CRMやEメールマーケティングプラットフォームに追加することが目的であれば、フォームの回答から連絡先情報を1つずつコピーし、他のアプリケーションに貼り付けることは十分に可能です。しかし、ビジネスが成長すると、これは不必要な時間の浪費になります。
もうひとつよくあるケースは、ソーシャルメディアの最適化だ。インスタグラム、ツイッター、自社のフェイスブックページに手動で写真を投稿することができる。しかし、インスタグラムの写真をすべてキャプチャし、他のすべてのソーシャルネットワークに同時に投稿するオートメーションを設定することもできます。
ステップ2：問題解決のための時間投資
自動化できそうなタスクを見つけたら、最も楽しい段階が始まる。
時間を節約する自動化を設定するために立ち止まることができないほどワークフローに埋もれてしまい、いつまでも先延ばしにしてしまうのも無理はない。
この点に関して私たちが最初にアドバイスするのは、少なくともこの最初の段階では、自動化がすべてを解決するようなふりをしないことだ。言い換えれば、野心的すぎる自動化ソリューションを考えず、すべてを網羅しようとしないことだ。
MasterBase®では、小さなタスクから自動化するスパイラル手法を採用しています。最初の簡単な自動化の成功が次のステップへの道しるべとなり、次の自動化、さらに次の自動化...と、より複雑なレベルに達するまで、常に段階的かつ漸進的な方法で続ける方法を示してくれます：
- シンプルなものから複雑なものへ。
- 本当に緊急で、最も重要な自動化の必要性を特定する。
- 解決策を構成するステップを列挙する。
- クイック・ウィン・プロセス（QWP）を開始点として選択する。
QWPは、自動化で即座に成功を収め、驚きを生み出すプロセスである。重要なのは、早期に結果を示すことであり、それによってデジタル・イノベーションのイニシアチブを加速させ、その道を進むモチベーションを高めることである。
- 彼らは重要なプロセスを解決し、さらなるエスカレーションを促進する。
- ワイルドカードとして）複数のソリューションの一部になることもある。
- 短期間で結果を出さなければならないため、すぐに実行に移せる。
オートメーションの作り方を学び始めたばかりであれば、圧倒されるかもしれません。しかし、MasterBase®では、完全無料で、簡単かつ迅速にプロセスを自動化する方法を学ぶことができます。この認定コースは「Discover Automation」と呼ばれ、その詳細を学び、登録することができます。 これ .
ステップ3：自動化を繰り返す（うまくいかないものは取り除く）。
自動化はすでに完了しているのだから、ステップ2ですべてが終わったと思うかもしれないが、そうではない。自動化した後に微調整が必要になることはよくあることだ。繰り返しになるが、自動化はあなたの生活を楽にしているだろうか？ どうすればもっと貢献できるだろうか？ どうすれば自動化の範囲と可能性を広げられるだろうか？
自動化の習慣を身につけることは時間の節約につながるが、それは最初にある程度の時間を投資した場合に限られる。あるタスクが自動化できることを察知し、自動化に時間を費やし、一度セットアップしたシステムを反復することができなければならない。これは意図的に、明示的に行うべきことだ。中期的には、あなたとあなたの組織が節約できる時間の量と、あなたのサービスが達成する効率性に驚くことだろう。
自動化を習慣化することは、生産性の向上に直結するだけでなく、就職にも有利に働く。自動化の見識は、仕事のスキルとして高く評価されるからだ。
