На відміну від них, ті, хто вже зробив цей крок, не можуть навіть уявити собі життя без автоматизації. Зазвичай це люди, які вміють виявляти рутинні та повторювані завдання в компанії та розробляти способи, за допомогою яких комп'ютерна система могла б виконувати ці завдання, заощаджуючи їм багато часу щотижня. Але це не завжди відбувається спонтанно.
Автоматизація - це звичка, яку потрібно розвивати
Щоб досягти цього, ви повинні взяти за звичку регулярно переглядати свої щоденні робочі процеси, звертати увагу на те, що можна було б автоматизувати, і автоматизувати це. Якщо ви будете робити це регулярно, то здивуєтеся, як часто зможете виявляти нові можливості для оптимізації. Звичка, за своїм визначенням, - це те, що набувається не з теорії, а з практики, і в MasterBase® ми знаємо це з власного досвіду. Кожен співробітник, який автоматизує процес, повертається, щоб створити ще більше рішень для автоматизації.
Зазвичай, щотижня вони пишуть оновлення, яке, зосереджуючись на пріоритетах, також включає список завдань, які вже виконані, і список завдань, які ще потрібно виконати, тобто є дві точки, в яких відстежуються виконані завдання. Дуже гарним прикладом завдання, яке можна автоматизувати, є таке: інформацію, яку надає одна програма, потрібно передати в іншу.
Можна вважати, що автоматизація вже почала входити в звичку, коли ви навчилися визначати завдання, які можна автоматизувати. Ми пояснимо це на кількох прикладах.
Крок 1: Визначте завдання, що повторюється
Це може бути найскладнішим аспектом: зрозуміти, коли потрібно автоматизувати завдання. Часто люди занурюються у щоденну робочу рутину і ніколи не задаються питанням, чи можна зробити щось по-іншому. Іншими словами, легше поскаржитися на рутину, ніж щось з нею зробити.
Хитрість полягає в тому, щоб звернути увагу на те, що ви робите щодня, і запитати себе, що з цього може зробити комп'ютер, без вашого втручання. Ви дійдете висновку, що можете автоматизувати завдання, якщо:
- Це те, що ви повинні робити регулярно або за розкладом.
- Він передбачає переміщення інформації з однієї програми в іншу вручну.
- Це нудно і не вимагає подальших роздумів чи застосування суджень.
- Це відводить вас від того, чим ви насправді хочете займатися.
Якщо ви регулярно працюєте з комп'ютером, швидше за все, ви виконуєте завдання, які відповідають принаймні двом, якщо не всім, з цих пунктів.
Характер цих завдань залежатиме від типу вашого бізнесу.
Наприклад, якщо метою є збір інформації про клієнтів з різних онлайн-форм і додавання їх до вашої CRM-платформи та платформи email-маркетингу, цілком можливо скопіювати одну за одною контактну інформацію з відповідей на форми і вставити її в інші додатки. Але коли ваш бізнес зростає, це стає непотрібною тратою часу.
Інший поширений випадок - оптимізація соціальних мереж. Ви можете вручну опублікувати фото в Instagram, Twitter і на сторінці вашої компанії у Facebook. Але ви також можете налаштувати автоматизацію, яка захоплює всі фотографії з Instagram і публікує їх в усіх інших соціальних мережах одночасно.
Крок 2: Інвестуйте час у вирішення проблеми
Після того, як ви визначили завдання, яке можна автоматизувати, починається найцікавіший етап: налаштування автоматизації.
Не дивно, що в кінцевому підсумку ви відкладаєте справи на невизначений термін, настільки загрузнувши в робочих процесах, що не можете зупинитися, щоб налаштувати автоматизацію, яка заощаджує час.
Перше, що ми радимо у зв'язку з цим - не вдавати, що автоматизація, принаймні на цьому першому етапі, вирішує все. Іншими словами, не думайте про занадто амбітні рішення для автоматизації, не прагніть бути всеохоплюючими.
У MasterBase® ми віддаємо перевагу роботі за спіральною методологією, яка полягає в тому, щоб починати з малого, автоматизуючи кілька завдань. Результат, який ви отримаєте, надасть вам ширшу підтримку і продемонструє цінність такого підходу: успіх першої простої автоматизації наштовхне вас на наступні кроки, покаже, як продовжити з іншою автоматизацією, а потім ще з однією... поки ви не досягнете більш високих рівнів складності, але завжди поступово і прогресивно:
- Завжди йдіть від меншого до більшого, від простого до складного.
- Визначте дійсно нагальну, найбільш критичну потребу в автоматизації.
- Перерахуйте кроки, з яких складатиметься рішення.
- Виберіть Процес швидкої перемоги (QWP) як відправну точку.
QWP - це ті процеси, які досягають негайного успіху в автоматизації та створюють вау-фактор. Головне - показати швидкі результати, які прискорюють ініціативу цифрових інновацій і мотивують продовжувати йти цим шляхом.
- Вони вирішують критичний процес і сприяють подальшій ескалації.
- Вони можуть бути частиною декількох рішень (як підстановочні знаки).
- Вони швидкі у впровадженні, оскільки повинні принести результати в короткостроковій перспективі.
Якщо ви тільки вчитеся створювати автоматизацію, це може здатися непосильним завданням. Але не лякайтеся, тому що в MasterBase® все починається з повного курсу, абсолютно безкоштовного, який навчить вас автоматизувати процеси так само просто, легко і швидко. Цей сертифікований курс називається "Відкрий для себе автоматизацію", і ви можете дізнатися більше про нього та зареєструватися на нього. тут. .
Крок 3: Повторіть автоматизацію (і позбудьтеся того, що не працює).
Ви можете подумати, що все закінчується на кроці 2, адже ви вже автоматизували, але це не так. Ніщо не є досконалим, і часто автоматизація потребує певного доопрацювання після того, як її налаштовано. Знову ж таки, це означає резервне копіювання та вивчення вашого процесу. Чи робить автоматизація ваше життя простішим? Як вона могла б зробити ще більше? Як розширити її діапазон і можливості?
Звичка до автоматизації заощадить ваш час, але лише за умови, що ви спочатку вкладете в неї трохи часу. Ви повинні вміти визначати, коли завдання можна автоматизувати, витрачати час на автоматизацію і повторювати ці системи, коли вони будуть налаштовані. Це має бути те, що ви робите навмисно, цілеспрямовано. У середньостроковій перспективі ви будете вражені тим, скільки часу ви та ваша організація зможете заощадити, а також тим, якої ефективності досягнуть ваші послуги.
Якщо автоматизація стане звичкою, це безпосередньо вплине на рівень вашої продуктивності, але також може допомогти вам отримати роботу, оскільки навички автоматизації дуже цінуються на ринку праці.
