Seevastu need, kes on selle sammu juba astunud, ei suuda isegi ette kujutada elu ilma automatiseerimiseta. Need on tavaliselt inimesed, kellel on võime märgata ettevõttes rutiinseid ja korduvaid ülesandeid ning välja mõelda, kuidas arvutisüsteem saaks neid ülesandeid täita, säästes igal nädalal palju aega. Kuid see on midagi, mis ei juhtu alati spontaanselt.
Automatiseerimine on harjumus, mida tuleb arendada
Selle saavutamiseks peate harjumuseks võtma oma igapäevaseid töövooge regulaarselt üle vaadata, pöörata tähelepanu sellele, mida saaks automatiseerida, ja seda automatiseerida. Kui teete seda regulaarselt, siis olete üllatunud, kui sageli võite märgata uusi optimeerimisi, mida tuleks teha. Harjumus ei ole oma määratluse järgi midagi, mis omandatakse mitte teoorias, vaid praktikas, ja me MasterBase®-s teame seda kogemusest. Iga töötaja, kes automatiseerib protsessi, tuleb tagasi, et luua rohkem automatiseerimislahendusi.
Tavaliselt koostavad nad igal nädalal ajakohastatud versiooni, mis keskendub küll prioriteetidele, kuid sisaldab ka loetelu juba täidetud ülesannetest ja loetelu lõpetamist vajavatest ülesannetest, mis tähendab, et on kaks punkti, kus jälgitakse täidetud ülesandeid. Väga hea näide ülesande kohta, mida võiks automatiseerida, on järgmine: teave, mida üks rakendus edastab, tuleb teisele edastada.
Automatiseerimist võib pidada juba harjumuseks, kui olete õppinud tuvastama ülesandeid, mida saab automatiseerida. Täpsustame seda mõne näite abil.
1. samm: tuvastage korduv ülesanne
See võib olla kõige keerulisem aspekt: aru saada, millal ülesanne automatiseerida. Sageli takerdutakse igapäevasesse töörutiini ja ei küsita kunagi, kas asjad võiksid olla teisiti. Teisisõnu on lihtsam kurta töö üle, kui midagi ette võtta.
Trikk on pöörata tähelepanu tegevustele, mida te iga päev teete, ja küsida endalt, milliseid neist võiks teha arvuti, ilma teie sekkumiseta. Te jõuate järeldusele, et te võite automatiseerida mingi ülesande, kui:
- See on midagi, mida peate tegema regulaarselt või plaanipäraselt.
- See hõlmab teabe käsitsi liikumist ühe rakenduse ja teise rakenduse vahel.
- See on igav ja ei nõua täiendavat mõtlemist ega otsustusvõimet.
- See viib teid eemale sellest, mida te tegelikult teha tahate.
Kui töötate regulaarselt arvutiga, on tõenäoline, et täidate ülesandeid, mis on kooskõlas vähemalt kahe, kui mitte kõigi nende punktidega.
Nende ülesannete laad sõltub teie äritegevuse tüübist.
Näiteks kui eesmärk on koguda klientide andmeid erinevatelt veebivormidelt ja lisada need teie CRM- ja e-posti turundusplatvormi, on täiesti võimalik kopeerida ükshaaval kontaktandmed vormide vastustest ja kleepida need teistesse rakendustesse. Kuid kui teie äri kasvab, muutub see tarbetuks ajaraiskamiseks.
Teine sagedane juhtum on sotsiaalmeedia optimeerimine. Saate käsitsi postitada foto Instagrami, Twitterisse ja oma ettevõtte Facebooki lehele. Kuid võite ka luua automaatika, mis jäädvustab kõik Instagrami fotod ja postitab need samaaegselt kõikidesse teistesse sotsiaalvõrgustikesse.
2. samm: investeerida aega probleemi lahendamiseks
Kui olete avastanud ülesande, mida võiks automatiseerida, algab kõige lõbusam etapp: automatiseerimise seadistamine.
Pole ime, et te lõpuks lõputult viivitate, takerdute oma töövoogudesse niivõrd, et ei suuda peatada aega säästvate automatiseerimiste seadistamist.
Esimene asi, mida me sellega seoses soovitame, on mitte teeselda, et automatiseerimine, vähemalt selles esimeses etapis, lahendab kõik. Teisisõnu, ärge mõelge liiga ambitsioonikatele automatiseerimislahendustele, ärge tahtke olla kõikehõlmavad.
MasterBase® eelistab spiraalmeetodit, mis seisneb selles, et alustame väikesest, automatiseerides mõned ülesanded. Saadud tulemus annab teile laiemat tuge ja näitab selle lähenemisviisi väärtust: esimese lihtsa automatiseerimise edu suunab teid järgmistele sammudele, see näitab teile, kuidas jätkata teise automatiseerimisega, ja siis veel ühega... kuni jõuate suurema keerukuse tasemeni, kuid alati järk-järgult ja järk-järgult:
- Mine alati vähemast rohkemasse, lihtsast keerulisemasse.
- Tehke kindlaks kõige kiirem, kõige kriitilisem vajadus automatiseerimise järele.
- Loetlege sammud, mis moodustavad lahenduse.
- Valige lähtepunktiks Quick Win Process (QWP).
QWP-d on need protsessid, mis saavutavad automatiseerimisel kohese edu ja loovad vau-faktori. Oluline on näidata varajasi tulemusi, mis kiirendavad digitaalset innovatsioonialgatust ja motiveerivad sellel teel jätkama.
- Nad lahendavad kriitilise protsessi ja hõlbustavad edasist suurendamist.
- Nad võivad olla osa mitmest lahendusest (kui jokker).
- Need on kiiresti rakendatavad, kuna peavad andma tulemusi lühikese aja jooksul.
Kui te alles õpite automatiseerimiste loomist, võib see tunduda üle jõu käivana. Kuid ärge laske end hirmutada, sest MasterBase®-s algab kõik täiesti tasuta tervikliku kursusega, mis õpetab teile, kuidas automatiseerida protsesse nii lihtsalt kui ka täielikult, lihtsalt ja kiiresti. Selle sertifitseeritud kursuse nimi on Discover Automation ja te saate selle kohta rohkem teada ja sellele registreeruda. siin .
3. samm: Korda oma automaatikat (ja saada lahti sellest, mis ei tööta).
Te võite arvata, et kõik lõpeb 2. sammuga, sest olete juba automatiseerinud, kuid see ei ole nii. Kõik on täiustatav ja on tavaline, et automatiseerimine nõuab pärast seadistamist mõningast peenhäälestamist. Jällegi tähendab see, et tuleb teha tagasiside ja uurida oma protsessi. Kas automatiseerimine teeb teie elu lihtsamaks? Kuidas saaks see veelgi rohkem kaasa aidata? Kuidas laiendada selle ulatust ja võimalusi?
Automatiseerimise harjumuse omandamine säästab teie aega, kuid ainult siis, kui te investeerite kõigepealt aega. Peate oskama märgata, millal saab mingit ülesannet automatiseerida, kulutama aega selle automatiseerimisele ja kordama neid süsteeme, kui need on loodud. See peaks olema midagi, mida te teete teadlikult, selgesõnaliselt. Keskpikas perspektiivis üllatute, kui palju aega te ja teie organisatsioon saate kokku hoida ja kui tõhusad on teie teenused.
Automatiseerimise muutmine harjumuseks toob otsest kasu teie tootlikkuse tasemele, kuid see võib aidata teil ka tööd saada, sest automatiseerimisoskus on kõrgelt hinnatud tööalane oskus.
