I modsætning hertil kan de, der allerede har taget dette skridt, ikke engang forestille sig et liv uden automatisering. Det er som regel mennesker, der har evnen til at få øje på rutinemæssige og gentagne opgaver i en virksomhed og udtænke måder, hvorpå et computersystem kan udføre disse opgaver og spare dem for en masse tid hver uge. Men det er ikke altid noget, der sker spontant.
Automatisering er en vane, du er nødt til at udvikle
For at opnå dette skal du vænne dig til regelmæssigt at gennemgå dine daglige arbejdsgange, være opmærksom på, hvad der kan automatiseres, og automatisere det. Hvis du gør det regelmæssigt, vil du blive overrasket over, hvor ofte du kan få øje på nye optimeringer. En vane er pr. definition ikke noget, man tilegner sig gennem teori, men gennem praksis, og hos MasterBase® ved vi det af erfaring. Hver medarbejder, der automatiserer en proces, kommer tilbage for at skabe flere automatiseringsløsninger.
Typisk skriver de hver uge en opdatering, som, samtidig med at den fokuserer på prioriteter, også indeholder en liste over opgaver, der allerede er afsluttet, og en liste over opgaver, der skal afsluttes, hvilket betyder, at der er to punkter, hvor afsluttede opgaver bliver sporet. Et meget godt eksempel på en opgave, der kan automatiseres, er denne: Oplysninger, som en applikation leverer, skal overføres til en anden.
Man kan sige, at automatisering allerede er begyndt at blive en vane, når man har lært at opdage de opgaver, der kan automatiseres. Vi vil uddybe dette med nogle eksempler.
Trin 1: Find en gentagen opgave
Det kan være det sværeste aspekt: at indse, hvornår man skal automatisere en opgave. Det er almindeligt at blive fanget i den daglige arbejdsrutine og aldrig stille spørgsmålstegn ved, om tingene kunne være anderledes. Det er med andre ord lettere at brokke sig over det kedelige arbejde end at gøre noget ved det.
Tricket er at være opmærksom på de aktiviteter, du udfører hver dag, og spørge dig selv, hvilke af dem der kunne udføres af en computer uden din indblanding. Du vil konkludere, at du kan automatisere en opgave, hvis:
- Det er noget, du er nødt til at gøre regelmæssigt eller planmæssigt.
- Det involverer manuel flytning af information mellem en applikation og en anden.
- Det er kedeligt og kræver ingen yderligere refleksion eller dømmekraft.
- Det tager dig væk fra det, du virkelig gerne vil.
Hvis du regelmæssigt arbejder med en computer, er der stor sandsynlighed for, at du udfører opgaver, der er i overensstemmelse med mindst to, hvis ikke alle, af disse punkter.
Karakteren af disse opgaver vil variere alt efter, hvilken type virksomhed du er i.
Hvis målet f.eks. er at indsamle kundeoplysninger fra forskellige onlineformularer og tilføje dem til din CRM- og e-mailmarketingplatform, er det fuldt ud muligt at kopiere kontaktoplysningerne fra formularbesvarelserne én efter én og indsætte dem i andre applikationer. Men når din virksomhed vokser, bliver det et unødvendigt spild af tid.
Et andet hyppigt tilfælde er optimering af sociale medier. Du kan manuelt poste et foto på Instagram, Twitter og din virksomheds Facebook-side. Men du kan også sætte en automatisering op, som fanger alle Instagram-fotos og poster dem på alle andre sociale netværk samtidig.
Trin 2: Invester tid i at løse problemet
Når du har fundet en opgave, der kan automatiseres, begynder den mest underholdende fase: opsætningen af automatiseringen.
Det er ikke så underligt, at du ender med at udskyde ting på ubestemt tid og bliver så optaget af dine arbejdsgange, at du ikke kan stoppe op og sætte tidsbesparende automatiseringer op.
Det første, vi råder til i denne forbindelse, er ikke at foregive, at automatisering, i hvert fald i denne første fase, løser alt. Med andre ord, tænk ikke på automatiseringsløsninger, der er for ambitiøse, og som ikke ønsker at være altomfattende.
Hos MasterBase® foretrækker vi at arbejde med spiralmetoden, som består i at starte i det små og automatisere nogle få opgaver. Det resultat, du får, vil give dig en bredere støtte og vil demonstrere værdien af denne tilgang: Succesen med en første simpel automatisering vil guide dig til de næste trin, det vil vise dig, hvordan du fortsætter med en anden automatisering og derefter en anden ... indtil du når højere niveauer af kompleksitet, men altid på en gradvis og progressiv måde:
- Gå altid fra mindre til mere, fra det enkle til det komplekse.
- Identificer det virkelig presserende, mest kritiske behov for automatisering.
- Angiv de trin, der skal udgøre løsningen.
- Vælg Quick Win Process (QWP) som udgangspunkt.
QWP'er er de processer, der opnår øjeblikkelig succes med automatisering og skaber en wow-faktor. Nøglen er at vise tidlige resultater, som fremskynder det digitale innovationsinitiativ og motiverer til at fortsætte ad den vej.
- De løser den kritiske proces og letter yderligere opskalering.
- De kan være en del af flere løsninger (som et wildcard).
- De er hurtige at implementere, da de skal levere resultater på kort sigt.
Hvis du lige er begyndt at lære, hvordan man laver automatiseringer, kan det virke overvældende. Men lad dig ikke skræmme, for hos MasterBase® starter det hele med et komplet kursus, helt gratis, der lærer dig at automatisere processer lige så enkelt, som det er komplet, nemt og hurtigt. Dette certificerede kursus hedder Discover Automation, og du kan læse mere om det og tilmelde dig. her .
Trin 3: Gentag dine automatiseringer (og fjern det, der ikke virker).
Du tror måske, at alt slutter ved trin 2, fordi du allerede har automatiseret, men det er ikke tilfældet. Alt kan perfektioneres, og det er almindeligt, at automatiseringer kræver lidt finjustering, efter at de er sat op. Igen betyder det, at du skal tage backup og undersøge din proces. Gør automatisering dit liv lettere? Hvordan kan den bidrage endnu mere? Hvordan kan du udvide dens rækkevidde og muligheder?
At vænne sig til at automatisere vil spare dig tid, men kun hvis du investerer noget tid først. Du skal være i stand til at se, hvornår en opgave kan automatiseres, bruge tid på at automatisere den og gentage disse systemer, når de er sat op. Det skal være noget, du gør med vilje, udtrykkeligt. På mellemlang sigt vil du blive forbløffet over den tid, du og din organisation kan spare, og den effektivitet, jeres tjenester vil opnå.
Hvis du gør automatisering til en vane, vil det direkte gavne dit produktivitetsniveau, men det kan også hjælpe dig med at få et job, fordi automatiseringsforståelse er en højt værdsat jobkompetence.
