De som redan har tagit detta steg kan däremot inte ens föreställa sig ett liv utan automatisering. Det är oftast människor som har förmågan att upptäcka rutinmässiga och repetitiva uppgifter inom ett företag och tänka ut hur ett datorsystem skulle kunna utföra dessa uppgifter, vilket sparar dem mycket tid varje vecka. Men detta är något som inte alltid sker spontant.
Automatisering är en vana som du måste utveckla
För att uppnå detta måste du ta för vana att regelbundet se över dina dagliga arbetsflöden, uppmärksamma vad som kan automatiseras och automatisera det. Om du gör detta regelbundet kommer du att bli förvånad över hur ofta du kan upptäcka nya optimeringar som behöver göras. En vana är per definition inte något man lär sig genom teori, utan genom praktik, och på MasterBase® vet vi detta av erfarenhet. Varje medarbetare som automatiserar en process kommer tillbaka för att skapa fler automatiseringslösningar.
Vanligtvis skriver de varje vecka en uppdatering som, samtidigt som den fokuserar på prioriteringar, också innehåller en lista över uppgifter som redan har slutförts och en lista över uppgifter som ska slutföras, vilket innebär att det finns två punkter där slutförda uppgifter spåras. Ett mycket bra exempel på en uppgift som skulle kunna automatiseras är denna: information som en applikation levererar måste överföras till en annan.
Automatisering kan anses ha börjat bli en vana när du har lärt dig att upptäcka vilka uppgifter som kan automatiseras. Vi kommer att utveckla detta med några exempel.
Steg 1: Identifiera en repetitiv uppgift
Detta kan vara den svåraste aspekten: att inse när man ska automatisera en uppgift. Det är vanligt att man fastnar i den dagliga arbetsrutinen och aldrig ifrågasätter om saker och ting skulle kunna vara annorlunda. Det är med andra ord lättare att klaga på slitet än att göra något åt det.
Tricket är att vara uppmärksam på de aktiviteter du gör varje dag och fråga dig själv vilka av dem som skulle kunna utföras av en dator, utan att du behöver ingripa. Du kommer att komma fram till att du kan automatisera en uppgift om:
- Det är något du måste göra regelbundet eller schemalagt.
- Det innebär att information flyttas manuellt mellan en applikation och en annan.
- Det är tråkigt och kräver ingen ytterligare reflektion eller tillämpning av omdöme.
- Det tar dig bort från det du verkligen vill göra.
Om du regelbundet arbetar med en dator är det troligt att du utför uppgifter som stämmer överens med minst två, om inte alla, av dessa punkter.
Karaktären på dessa uppgifter varierar beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver.
Om målet t.ex. är att samla in kundinformation från olika onlineformulär och lägga till dem i din CRM- och e-postmarknadsföringsplattform är det fullt möjligt att kopiera kontaktinformationen från formulärsvaren en efter en och klistra in den i andra applikationer. Men när ditt företag växer blir detta ett onödigt slöseri med tid.
Ett annat vanligt fall är optimering av sociala medier. Du kan manuellt publicera ett foto på Instagram, Twitter och företagets Facebook-sida. Men du kan också skapa en automatisering som fångar upp alla Instagram-foton och publicerar dem på alla andra sociala nätverk samtidigt.
Steg 2: Investera tid för att lösa problemet
När du har hittat en uppgift som kan automatiseras börjar den mest underhållande fasen: att ställa in automatiseringen.
Inte undra på att du i slutändan prokrastinerar på obestämd tid och blir så upptagen av dina arbetsflöden att du inte kan stanna upp för att ställa in tidsbesparande automatiseringar.
Det första vi rekommenderar i detta sammanhang är att inte låtsas att automatisering, åtminstone i detta första skede, löser allt. Med andra ord, tänk inte på automatiseringslösningar som är för ambitiösa, som inte vill vara allomfattande.
På MasterBase® föredrar vi att arbeta med spiralmetodiken, som innebär att man börjar i liten skala och automatiserar ett fåtal uppgifter. Det resultat du får kommer att ge dig ett bredare stöd och visa värdet av denna metod: Framgången med en första enkel automatisering kommer att vägleda dig till nästa steg, det kommer att visa dig hur du fortsätter med en annan automatisering, och sedan en annan ... tills du når högre nivåer av komplexitet, men alltid på ett gradvis och progressivt sätt:
- Gå alltid från mindre till mer, från det enkla till det komplexa.
- Identifiera det verkligt brådskande, mest kritiska behovet av automatisering.
- Lista de steg som kommer att utgöra lösningen.
- Välj Quick Win Process (QWP) som utgångspunkt.
QWPs är de processer som ger omedelbar framgång inom automatisering och skapar en wow-faktor. Nyckeln är att visa tidiga resultat, som påskyndar det digitala innovationsinitiativet och motiverar till att fortsätta på den inslagna vägen.
- De löser den kritiska processen och underlättar ytterligare uppskalning.
- De kan ingå i flera lösningar (som ett jokertecken).
- De är snabba att implementera, eftersom de måste ge resultat på kort sikt.
Om du precis har lärt dig hur man skapar automatiseringar kan det verka överväldigande. Men låt dig inte skrämmas, för hos MasterBase® börjar allt med en komplett kurs, helt gratis, som lär dig hur du automatiserar processer lika enkelt som det är komplett, enkelt och snabbt. Denna certifierade kurs heter Discover Automation och du kan läsa mer om den och registrera dig för den. här .
Steg 3: Upprepa dina automatiseringar (och ta bort det som inte fungerar).
Man kan tro att allt tar slut i steg 2, eftersom man redan har automatiserat, men så är inte fallet. Allt går att förbättra och det är vanligt att automatiseringar kräver viss finjustering efter att de har konfigurerats. Återigen innebär detta att du måste säkerhetskopiera och granska din process. Gör automatiseringen ditt liv enklare? Hur skulle den kunna bidra ännu mer? Hur kan man utöka dess räckvidd och möjligheter?
Att börja automatisera sparar tid, men bara om du investerar lite tid först. Du måste kunna se när en uppgift kan automatiseras, lägga tid på att automatisera den och upprepa dessa system när de väl är på plats. Detta bör vara något du gör avsiktligt, uttryckligen. På medellång sikt kommer du att bli förvånad över hur mycket tid du och din organisation kan spara och hur effektiva era tjänster kommer att bli.
Att göra automatisering till en vana kommer direkt att gynna din produktivitet, men det kan också hjälpa dig att få ett jobb, eftersom automatisering är en högt värderad färdighet.
