Ezzel szemben azok, akik már megtették ezt a lépést, el sem tudnák képzelni az életet automatizálás nélkül. Ezek általában olyan emberek, akiknek megvan a képességük arra, hogy észrevegyék a vállalaton belüli rutinszerű és ismétlődő feladatokat, és kitalálják, hogyan tudná egy számítógépes rendszer elvégezni ezeket a feladatokat, amivel hetente rengeteg időt takaríthatnának meg. Ez azonban nem mindig spontán módon történik.
Az automatizálás egy olyan szokás, amelyet ki kell alakítanod
Ennek eléréséhez meg kell szoknia, hogy rendszeresen felülvizsgálja a napi munkafolyamatokat, figyeljen arra, hogy mit lehetne automatizálni, és azt automatizálja. Ha ezt rendszeresen megteszi, meg fog lepődni, milyen gyakran fedezhet fel új optimalizálási lehetőségeket. A szokás definíciója szerint nem elméletben, hanem gyakorlatban szerezhető meg, és mi az MasterBase®-nél ezt tapasztalatból tudjuk. Minden alkalmazott, aki automatizál egy folyamatot, visszatér, hogy újabb automatizálási megoldásokat hozzon létre.
Jellemzően minden héten írnak egy frissítést, amely a prioritásokra összpontosítva tartalmazza a már elvégzett feladatok listáját és a még elvégzendő feladatok listáját is, vagyis két ponton követik nyomon az elvégzett feladatokat. Egy nagyon jó példa az automatizálható feladatokra: az egyik alkalmazás által szolgáltatott információkat át kell vinni egy másik alkalmazásba.
Az automatizálás már akkor tekinthető szokássá válónak, ha megtanulta felismerni az automatizálható feladatokat. Ezt néhány példával fogjuk kifejteni.
1. lépés: Ismétlődő feladat felismerése
Ez lehet a legnehezebb szempont: felismerni, hogy mikor kell automatizálni egy feladatot. Gyakran előfordul, hogy belemerülünk a napi munka rutinjába, és soha nem kérdezzük meg, hogy lehetne-e másképp is csinálni a dolgokat. Más szóval, könnyebb panaszkodni a fáradtságra, mint tenni valamit ellene.
A trükk az, hogy figyeljünk oda a mindennapos tevékenységeinkre, és kérdezzük meg magunktól, hogy melyiket tudná elvégezni egy számítógép, az Ön beavatkozása nélkül. Arra a következtetésre fog jutni, hogy automatizálhat egy feladatot, ha:
- Ez olyasvalami, amit rendszeresen vagy ütemezetten kell tennie.
- Ez az egyik alkalmazás és a másik között kézzel történő információmozgatást jelenti.
- Unalmas, és nem igényel további gondolkodást vagy ítélőképesség alkalmazását.
- Elvonja az embert attól, amit igazán szeretne csinálni.
Ha rendszeresen dolgozik számítógéppel, akkor nagy az esélye annak, hogy legalább két, ha nem az összes fenti ponthoz igazodó feladatot végez.
Ezeknek a feladatoknak a jellege a vállalkozás típusától függően változik.
Ha például az a cél, hogy különböző online űrlapokból gyűjtsön ügyféladatokat, és azokat hozzáadja a CRM- és e-mail marketingplatformjához, akkor tökéletesen lehetséges, hogy az űrlapok válaszaiból egyesével kimásolja a kapcsolati adatokat, és beillessze azokat más alkalmazásokba. Amikor azonban vállalkozása növekszik, ez felesleges időpocsékolássá válik.
Egy másik gyakori eset a közösségi média optimalizálása. Manuálisan is közzétehet egy fotót az Instagramra, a Twitterre és a cég Facebook-oldalára. De beállíthat egy automatizációt is, amely rögzíti az összes Instagram-fotót, és egyszerre posztolja őket az összes többi közösségi hálózatra.
2. lépés: Időbefektetés a probléma megoldására
Miután kiszúrt egy automatizálható feladatot, kezdődik a legszórakoztatóbb fázis: az automatizálás beállítása.
Nem csoda, hogy a végtelenségig halogatod a munkát, és annyira belemerülsz a munkafolyamatokba, hogy nem tudsz megállni, hogy időtakarékos automatizálásokat állíts be.
Az első dolog, amit ezzel kapcsolatban tanácsolunk, hogy ne tegyünk úgy, mintha az automatizálás - legalábbis ebben az első szakaszban - mindent megoldana. Más szóval, ne gondolkodjunk túl ambiciózus automatizálási megoldásokban, ne akarjunk mindent átfogóak lenni.
Az MasterBase®-nél a spirális módszertant részesítjük előnyben, amely abból áll, hogy kicsiben kezdünk, és néhány feladatot automatizálunk. A kapott eredmény szélesebb körű támogatást nyújt Önnek, és bizonyítja e megközelítés értékét: az első egyszerű automatizálás sikere eligazítja Önt a következő lépésekhez, megmutatja, hogyan folytassa egy újabb automatizálással, majd egy újabbal... amíg el nem éri a magasabb szintű komplexitást, de mindig fokozatosan és fokozatosan:
- Mindig a kevesebbtől a több felé haladj, az egyszerűtől az összetett felé.
- Határozza meg az igazán sürgős, legkritikusabb automatizálási igényt.
- Sorolja fel a megoldást alkotó lépéseket.
- Válassza a Quick Win Process (QWP) nevet kiindulási pontként.
A QWP-k azok a folyamatok, amelyek azonnali sikert érnek el az automatizálásban, és wow-faktort teremtenek. A kulcs a korai eredmények felmutatása, amelyek felgyorsítják a digitális innovációs kezdeményezést, és motiválnak arra, hogy ezen az úton haladjunk tovább.
- Megoldják a kritikus folyamatot és megkönnyítik a további eszkalációt.
- Több megoldás részei lehetnek (jokerként).
- Gyorsan megvalósíthatók, mivel rövid távon kell eredményeket felmutatniuk.
Ha még csak most tanulja az automatizálás létrehozását, ez túlterhelőnek tűnhet. De ne ijedjen meg, mert az MasterBase®-nél minden egy teljes tanfolyammal kezdődik, teljesen ingyenesen, amely megtanítja, hogyan automatizálhat folyamatokat olyan egyszerűen, egyszerűen és gyorsan, mint ahogyan az teljes. Ennek a tanúsított tanfolyamnak a neve Discover Automation (Fedezd fel az automatizálást), és többet megtudhatsz róla, és regisztrálhatsz rá. itt .
3. lépés: Ismételje meg az automatizálásokat (és szabaduljon meg attól, ami nem működik).
Azt hihetnéd, hogy a 2. lépésnél minden véget ér, mert már automatizáltál, de ez nem így van. Minden tökéletesíthető, és gyakori, hogy az automatizálás a beállítás után némi finomhangolást igényel. Ez ismét azt jelenti, hogy készítsen biztonsági mentést és vizsgálja meg a folyamatát. Megkönnyíti-e az automatizálás az életét? Hogyan tudna még jobban hozzájárulni? Hogyan lehetne bővíteni a hatókörét és a lehetőségeit?
Az automatizálás megszokása időt takarít meg, de csak akkor, ha előbb időt fordítasz rá. Képesnek kell lennie arra, hogy felismerje, mikor automatizálható egy feladat, időt kell szánnia az automatizálására, és ha már beállította ezeket a rendszereket, iterálnia kell őket. Ezt szándékosan, kifejezetten meg kell tenned. Középtávon meg fog lepődni, mennyi időt takaríthat meg Ön és szervezete, és milyen hatékonyságot érhetnek el szolgáltatásai.
Ha az automatizálást szokássá teszi, az közvetlenül a termelékenységi szintjére is jótékony hatással lesz, de segíthet az álláskeresésben is, mivel az automatizálási készség nagyra értékelt munkahelyi készség.
