Em contrapartida, aqueles que já deram este passo não conseguem sequer imaginar a vida sem a automatização. São normalmente pessoas que têm a capacidade de identificar tarefas rotineiras e repetitivas numa empresa e de conceber formas de um sistema informático poder realizar essas tarefas, poupando-lhes muito tempo todas as semanas. Mas isto é algo que nem sempre acontece espontaneamente.
A automatização é um hábito que precisa de desenvolver
Para o conseguir, deve adquirir o hábito de rever regularmente os seus fluxos de trabalho diários, prestar atenção ao que pode ser automatizado e automatizá-lo. Se o fizer com regularidade, ficará surpreendido com a frequência com que poderá detetar novas optimizações a fazer. Um hábito, pela sua própria definição, não é algo que se adquire pela teoria, mas pela prática, e na MasterBase® sabemos isso por experiência própria. Cada colaborador que automatiza um processo volta para criar mais soluções de automatização.
Normalmente, todas as semanas escrevem uma atualização que, embora se concentre nas prioridades, também inclui uma lista de tarefas que já foram concluídas e uma lista de tarefas a concluir, o que significa que há dois pontos em que as tarefas concluídas estão a ser acompanhadas. Um bom exemplo de uma tarefa que pode ser automatizada é o seguinte: a informação que uma aplicação fornece tem de ser transferida para outra.
Pode considerar-se que a automatização já começou a tornar-se um hábito quando se aprendeu a detetar as tarefas que podem ser automatizadas. Iremos desenvolver esta questão com alguns exemplos.
Passo 1: Detetar uma tarefa repetitiva
Este pode ser o aspeto mais difícil: perceber quando automatizar uma tarefa. É comum ficarmos presos na rotina diária de trabalho e nunca nos questionarmos se as coisas poderiam ser diferentes. Por outras palavras, é mais fácil queixar-se do trabalho pesado do que fazer alguma coisa para o resolver.
O truque é prestar atenção às actividades que faz todos os dias e perguntar a si próprio quais delas poderiam ser feitas por um computador, sem a sua intervenção. Concluirá que pode automatizar uma tarefa se:
- É algo que tem de ser feito de forma regular ou programada.
- Envolve a movimentação manual de informações entre uma aplicação e outra.
- É aborrecido e não requer mais reflexão ou aplicação de juízos.
- Isso afasta-nos do que realmente queremos fazer.
Se trabalha regularmente com um computador, é provável que execute tarefas que se enquadram em pelo menos dois, se não todos, destes pontos.
A natureza destas tarefas varia consoante o tipo de empresa em que se encontra.
Por exemplo, se o objetivo é recolher informações de clientes de vários formulários online e adicioná-las à sua plataforma de CRM e de marketing por correio eletrónico, é perfeitamente possível copiar, uma a uma, as informações de contacto das respostas aos formulários e colá-las noutras aplicações. Mas quando a sua empresa cresce, isto torna-se uma perda de tempo desnecessária.
Outro caso frequente é a otimização das redes sociais. Pode publicar manualmente uma fotografia no Instagram, no Twitter e na página de Facebook da sua empresa. Mas também pode configurar uma automação que capture todas as fotos do Instagram e as publique em todas as outras redes sociais simultaneamente.
Passo 2: Investir tempo para resolver o problema
Depois de ter detectado uma tarefa que pode ser automatizada, começa a fase mais divertida: configurar a automatização.
Não é de admirar que acabe por procrastinar indefinidamente, ficando tão atolado nos seus fluxos de trabalho que não consegue parar para configurar automatizações que poupam tempo.
A primeira coisa que aconselhamos a este respeito é não pretender que a automatização, pelo menos nesta primeira fase, resolva tudo. Por outras palavras, não pensar em soluções de automatização demasiado ambiciosas, não querer ser abrangente.
Na MasterBase® privilegiamos o trabalho com a metodologia em espiral, que consiste em começar pequeno, automatizando algumas tarefas. O resultado obtido dar-lhe-á um apoio mais amplo e demonstrará o valor desta abordagem: o sucesso de uma primeira automatização simples guiá-lo-á para os passos seguintes, mostrar-lhe-á como continuar com outra automatização, e depois outra... até atingir níveis de complexidade mais elevados, mas sempre de forma gradual e progressiva:
- Partir sempre do menos para o mais, do simples para o complexo.
- Identificar a necessidade realmente urgente e mais crítica de automatização.
- Enumere as etapas que constituem a solução.
- Selecionar o Quick Win Process (QWP) como ponto de partida.
Os QWP são os processos que alcançam um sucesso imediato na automatização e criam um fator "uau". A chave é mostrar os primeiros resultados, que aceleram a iniciativa de inovação digital e motivam a continuar nesse caminho.
- Resolvem o processo crítico e facilitam o escalonamento posterior.
- Podem fazer parte de várias soluções (como um curinga).
- A sua aplicação é rápida, uma vez que devem produzir resultados a curto prazo.
Se está a começar a aprender a criar automações, isto pode parecer complicado. Mas não se deixe intimidar porque no MasterBase® tudo começa com um curso completo, absolutamente gratuito, que o ensinará a automatizar processos de forma tão simples quanto completa, fácil e rápida. Este curso certificado chama-se Discover Automation e pode saber mais sobre ele e inscrever-se. aqui .
Passo 3: Repita as suas automatizações (e livre-se do que não funciona).
Poderá pensar que tudo termina no passo 2, porque já automatizou, mas não é esse o caso. Tudo é aperfeiçoável e é comum que as automatizações necessitem de alguns ajustes depois de serem configuradas. Mais uma vez, isto significa fazer uma cópia de segurança e examinar o seu processo. A automatização facilita a sua vida? Como poderia contribuir ainda mais? Como alargar o seu alcance e possibilidades?
Adquirir o hábito da automatização permite-lhe poupar tempo, mas apenas se investir algum tempo primeiro. Tem de ser capaz de identificar quando uma tarefa pode ser automatizada, passar algum tempo a automatizá-la e iterar esses sistemas depois de criados. Isto deve ser algo que se faz intencionalmente, de forma expressa. A médio prazo, ficará surpreendido com a quantidade de tempo que você e a sua organização podem poupar e com a eficiência que os seus serviços alcançarão.
Tornar a automatização um hábito irá beneficiar diretamente os seus níveis de produtividade, mas também pode ajudá-lo a conseguir um emprego, porque a perspicácia da automatização é uma competência profissional altamente valorizada.
