Nasprotno pa si tisti, ki so ta korak že storili, ne morejo predstavljati življenja brez avtomatizacije. To so običajno ljudje, ki so sposobni opaziti rutinske in ponavljajoče se naloge v podjetju in predlagati načine, kako bi jih lahko opravljal računalniški sistem, s čimer bi vsak teden prihranili veliko časa. Vendar se to ne zgodi vedno spontano.
Avtomatizacija je navada, ki jo morate razviti
Če želite to doseči, se morate navaditi, da redno pregledujete vsakodnevne delovne postopke, se osredotočite na to, kaj bi lahko avtomatizirali, in to avtomatizirate. Če to počnete redno, boste presenečeni, kako pogosto lahko opazite nove optimizacije, ki jih je treba izvesti. Navada po svoji definiciji ni nekaj, kar se pridobi s teorijo, temveč s prakso, in v podjetju MasterBase® to vemo iz izkušenj. Vsak zaposleni, ki avtomatizira nek proces, se vrne, da bi ustvaril še več rešitev za avtomatizacijo.
Običajno vsak teden napišejo posodobitev, ki sicer vsebuje seznam že opravljenih nalog in seznam nalog, ki jih je treba opraviti, kar pomeni, da se opravljene naloge spremljajo v dveh točkah. Zelo dober primer naloge, ki bi jo bilo mogoče avtomatizirati, je naslednji: informacije, ki jih posreduje ena aplikacija, je treba prenesti v drugo.
Avtomatizacija že lahko postane navada, ko se naučite prepoznati naloge, ki jih je mogoče avtomatizirati. To bomo razložili z nekaj primeri.
Korak 1: Odkrivanje ponavljajočega se opravila
To je lahko najtežji vidik: ugotoviti, kdaj je treba nalogo avtomatizirati. Pogosto se zgodi, da se ujamemo v vsakdanjo delovno rutino in se nikoli ne vprašamo, ali bi lahko bilo drugače. Z drugimi besedami, lažje se je pritoževati nad napornim delom, kot pa nekaj storiti.
Trik je v tem, da ste pozorni na dejavnosti, ki jih opravljate vsak dan, in se vprašate, katere od njih bi lahko brez vašega posredovanja opravil računalnik. Ugotovili boste, da lahko nalogo avtomatizirate, če:
- To je nekaj, kar morate početi redno ali načrtovano.
- Gre za ročno prenašanje informacij med aplikacijami.
- To je dolgočasno in ne zahteva dodatnega razmisleka ali presoje.
- Odvrača vas od tega, kar si resnično želite početi.
Če redno delate z računalnikom, je verjetno, da opravljate naloge, ki ustrezajo vsaj dvema, če ne celo vsem tem točkam.
Narava teh nalog se razlikuje glede na vrsto podjetja, v katerem poslujete.
Če je na primer cilj zbiranje podatkov o strankah iz različnih spletnih obrazcev in njihovo dodajanje v platformo CRM in e-poštno trženje, je povsem mogoče, da iz odgovorov na obrazce po vrsti kopirate kontaktne podatke in jih prilepite v druge aplikacije. Toda ko vaše podjetje raste, to postane nepotrebno zapravljanje časa.
Pogost primer je tudi optimizacija družbenih medijev. Fotografijo lahko ročno objavite na Instagramu, Twitterju in strani podjetja na Facebooku. Lahko pa nastavite tudi avtomatiko, ki zajame vse fotografije na Instagramu in jih hkrati objavi v vseh drugih družabnih omrežjih.
Korak 2: Vlaganje časa v reševanje problema
Ko odkrijete nalogo, ki bi jo lahko avtomatizirali, se začne najbolj zabavna faza: nastavitev avtomatizacije.
Nič čudnega, da na koncu odlašate v nedogled in ste tako zatopljeni v delovne postopke, da se ne morete ustaviti in nastaviti avtomatizacij, ki vam prihranijo čas.
Prva stvar, ki jo svetujemo v zvezi s tem, je, da se ne pretvarjamo, da avtomatizacija, vsaj v tej prvi fazi, rešuje vse. Z drugimi besedami, ne razmišljajte o preveč ambicioznih rešitvah za avtomatizacijo, ne želite biti vseobsegajoči.
V podjetju MasterBase® najraje uporabljamo spiralno metodologijo, pri kateri je treba začeti z majhnimi koraki in avtomatizirati nekaj nalog. Rezultat, ki ga boste dobili, vam bo dal širšo podporo in pokazal vrednost tega pristopa: uspeh prve preproste avtomatizacije vas bo vodil k naslednjim korakom, pokazal vam bo, kako nadaljevati z drugo avtomatizacijo in nato še z drugo ..., dokler ne dosežete višjih ravni kompleksnosti, vendar vedno na postopen in progresiven način:
- Vedno prehajajte od manj k več, od preprostega k zapletenemu.
- Določite resnično nujno, najbolj kritično potrebo po avtomatizaciji.
- Navedite korake, ki sestavljajo rešitev.
- Kot začetno točko izberite Quick Win Process (QWP).
QWP so tisti procesi, ki dosegajo takojšen uspeh pri avtomatizaciji in ustvarjajo "wow" dejavnik. Ključno je prikazati zgodnje rezultate, ki pospešijo pobudo za digitalne inovacije in motivirajo za nadaljevanje te poti.
- Rešujejo kritične procese in olajšujejo nadaljnje povečevanje.
- Lahko so del več rešitev (kot nadomestni znak).
- Hitro jih je treba izvesti, saj morajo v kratkem času prinesti rezultate.
Če se šele učite ustvarjati avtomatizacije, se vam bo to morda zdelo nepojmljivo. Vendar se ne ustrašite, saj se pri podjetju MasterBase® vse začne s popolnim tečajem, popolnoma brezplačnim, ki vas bo naučil, kako avtomatizirati procese tako preprosto, kot je to popolno, enostavno in hitro. Ta certificirani tečaj se imenuje Odkrijte avtomatizacijo, o njem pa lahko izveste več in se nanj prijavite. tukaj .
Korak 3: Ponovite svoje avtomatizacije (in se znebite tistega, kar ne deluje)
Morda mislite, da se vse konča pri koraku 2, saj ste že avtomatizirali, vendar temu ni tako. Vse je mogoče izpopolniti in pogosto se zgodi, da je treba avtomatizacije po vzpostavitvi še nekoliko prilagoditi. Tudi to pomeni, da morate narediti varnostno kopijo in preučiti svoj proces. Ali vam avtomatizacija olajša življenje? Kako bi lahko prispevala še več? Kako razširiti njen obseg in možnosti?
Če se navadite na avtomatizacijo, boste prihranili čas, vendar le, če boste najprej vložili nekaj časa. Znati morate ugotoviti, kdaj je mogoče nalogo avtomatizirati, porabiti čas za njeno avtomatizacijo in te sisteme po vzpostavitvi ponavljati. To bi moralo biti nekaj, kar počnete namerno in izrecno. Srednjeročno boste presenečeni nad količino časa, ki ga lahko prihranite vi in vaša organizacija, ter nad učinkovitostjo, ki jo bodo dosegle vaše storitve.
Če vam bo avtomatizacija postala navada, bo to neposredno vplivalo na vašo produktivnost, lahko pa vam bo pomagalo tudi pri iskanju zaposlitve, saj je sposobnost avtomatizacije zelo cenjena poklicna spretnost.
