Naopak, tí, ktorí už tento krok urobili, si život bez automatizácie nevedia ani predstaviť. Zvyčajne ide o ľudí, ktorí majú schopnosť rozpoznať rutinné a opakujúce sa úlohy v podniku a navrhnúť spôsoby, ako by tieto úlohy mohol vykonávať počítačový systém, čím by ušetrili množstvo času každý týždeň. Nie vždy sa to však deje spontánne.
Automatizácia je návyk, ktorý si musíte osvojiť
Ak to chcete dosiahnuť, musíte si zvyknúť pravidelne kontrolovať svoje každodenné pracovné postupy, venovať pozornosť tomu, čo by sa dalo automatizovať, a automatizovať to. Ak to budete robiť pravidelne, budete prekvapení, ako často si môžete všimnúť nové optimalizácie, ktoré je potrebné vykonať. Zvyk podľa svojej definície nie je niečo, čo sa získava teóriou, ale praxou, a v spoločnosti MasterBase® to vieme z vlastnej skúsenosti. Každý zamestnanec, ktorý automatizuje nejaký proces, sa vráti, aby vytvoril ďalšie automatizačné riešenia.
Zvyčajne každý týždeň napíšu aktualizáciu, ktorá sa zameriava na priority, ale obsahuje aj zoznam úloh, ktoré už boli splnené, a zoznam úloh, ktoré treba splniť, čo znamená, že existujú dva body, v ktorých sa sledujú splnené úlohy. Veľmi dobrým príkladom úlohy, ktorá by sa mohla automatizovať, je táto: informácie, ktoré dodáva jedna aplikácia, sa musia preniesť do druhej.
Automatizácia sa už môže považovať za zvyk, keď sa naučíte rozpoznať úlohy, ktoré možno automatizovať. Podrobnejšie to rozvedieme na niekoľkých príkladoch.
Krok 1: Zistite opakujúcu sa úlohu
Toto môže byť najťažší aspekt: uvedomiť si, kedy úlohu automatizovať. Je bežné, že sa necháme uniesť každodennou rutinou a nikdy si nepoložíme otázku, či by to nemohlo byť inak. Inými slovami, je jednoduchšie sťažovať sa na ťažkú prácu, ako s ňou niečo urobiť.
Trik spočíva v tom, že si všímate činnosti, ktoré vykonávate každý deň, a pýtate sa sami seba, ktoré z nich by mohol vykonať počítač bez vášho zásahu. Dôjdete k záveru, že úlohu môžete automatizovať, ak:
- Je to niečo, čo musíte robiť pravidelne alebo podľa plánu.
- Ide o manuálne presúvanie informácií medzi jednotlivými aplikáciami.
- Je to nudné a nevyžaduje si to žiadne ďalšie uvažovanie ani uplatnenie úsudku.
- Odvádza vás to od toho, čo naozaj chcete robiť.
Ak pravidelne pracujete s počítačom, je pravdepodobné, že vykonávate úlohy, ktoré sú v súlade aspoň s dvoma, ak nie so všetkými týmito bodmi.
Povaha týchto úloh sa líši v závislosti od typu podniku, v ktorom podnikáte.
Ak je napríklad cieľom zhromažďovať informácie o zákazníkoch z rôznych online formulárov a pridávať ich do platformy CRM a e-mailového marketingu, je úplne možné postupne kopírovať kontaktné informácie z odpovedí na formuláre a vkladať ich do iných aplikácií. Keď sa však vaša firma rozrastá, stáva sa to zbytočnou stratou času.
Ďalším častým prípadom je optimalizácia sociálnych médií. Fotografiu môžete manuálne zverejniť na Instagrame, Twitteri a na stránke vašej spoločnosti na Facebooku. Môžete však nastaviť aj automatizáciu, ktorá zachytí všetky fotografie zo služby Instagram a súčasne ich zverejní na všetkých ostatných sociálnych sieťach.
Krok 2: Investovanie času do riešenia problému
Keď ste si všimli úlohu, ktorá by sa dala automatizovať, začína najzábavnejšia fáza: nastavenie automatizácie.
Niet divu, že nakoniec donekonečna odkladáte a tak sa zahlcujete pracovnými postupmi, že sa nedokážete zastaviť a nastaviť časovo úsporné automatizácie.
Prvá vec, ktorú v tejto súvislosti odporúčame, je nepredstierať, že automatizácia, aspoň v tejto prvej fáze, vyrieši všetko. Inými slovami, neuvažujte o príliš ambicióznych riešeniach automatizácie, nechcite byť všeobjímajúci.
V spoločnosti MasterBase® uprednostňujeme prácu so špirálovou metodikou, ktorá spočíva v tom, že začíname v malom a automatizujeme niekoľko úloh. Výsledok, ktorý získate, vám poskytne širšiu podporu a ukáže hodnotu tohto prístupu: Úspech prvej jednoduchej automatizácie vás nasmeruje k ďalším krokom, ukáže vám, ako pokračovať ďalšou automatizáciou a potom ďalšou..., až kým nedosiahnete vyššie úrovne zložitosti, ale vždy postupným a progresívnym spôsobom:
- Vždy postupujte od menej k viac, od jednoduchého k zložitému.
- Identifikujte skutočne naliehavú, najkritickejšiu potrebu automatizácie.
- Uveďte kroky, ktoré budú tvoriť riešenie.
- Ako východiskový bod vyberte Quick Win Process (QWP).
QWP sú procesy, ktoré dosahujú okamžitý úspech v automatizácii a vytvárajú wow faktor. Kľúčom k úspechu sú skoré výsledky, ktoré urýchľujú iniciatívu digitálnych inovácií a motivujú pokračovať v nastúpenej ceste.
- Riešia kritický proces a uľahčujú ďalšiu eskaláciu.
- Môžu byť súčasťou viacerých riešení (ako divoká karta).
- Ich implementácia je rýchla, pretože musia priniesť výsledky v krátkom čase.
Ak sa práve učíte vytvárať automatizácie, môže sa vám to zdať zdrvujúce. Nenechajte sa však zastrašiť, pretože v spoločnosti MasterBase® sa všetko začína kompletným kurzom, úplne zadarmo, ktorý vás naučí, ako jednoducho, jednoducho a rýchlo automatizovať procesy. Tento certifikovaný kurz sa nazýva Objavte automatizáciu a môžete sa o ňom dozvedieť viac a zaregistrovať sa naň. tu .
Krok 3: Zopakujte automatizáciu (a zbavte sa toho, čo nefunguje).
Možno si myslíte, že v kroku 2 všetko končí, pretože ste už automatizovali, ale nie je to tak. Všetko sa dá zdokonaliť a je bežné, že automatizácie si po nastavení vyžadujú určité doladenie. Opäť to znamená zálohovať a preskúmať váš proces. Uľahčuje vám automatizácia život? Ako by mohla ešte viac prispieť? Ako rozšíriť jej rozsah a možnosti?
Ak si zvyknete na automatizáciu, ušetríte čas, ale len vtedy, ak do nej najskôr investujete nejaký čas. Musíte byť schopní rozpoznať, kedy je možné úlohu automatizovať, stráviť čas jej automatizáciou a po nastavení týchto systémov ich opakovať. Toto by ste mali robiť cielene, výslovne. V strednodobom horizonte budete prekvapení množstvom času, ktorý môžete vy a vaša organizácia ušetriť, a efektivitou, ktorú vaše služby dosiahnu.
Ak si z automatizácie urobíte zvyk, bude to mať priamy prínos pre vašu produktivitu, ale môže vám to pomôcť aj pri hľadaní práce, pretože schopnosť automatizácie je vysoko cenenou pracovnou zručnosťou.
