Al contrario, coloro che hanno già compiuto questo passo non potrebbero nemmeno immaginare una vita senza automazione. Di solito si tratta di persone che hanno la capacità di individuare i compiti di routine e ripetitivi all'interno di un'azienda e di escogitare il modo in cui un sistema informatico potrebbe svolgere tali compiti, facendo risparmiare loro molto tempo ogni settimana. Ma questo non avviene sempre in modo spontaneo.
L'automazione è un'abitudine da sviluppare
Per raggiungere questo obiettivo, dovete prendere l'abitudine di rivedere regolarmente i vostri flussi di lavoro quotidiani, prestare attenzione a ciò che potrebbe essere automatizzato e automatizzarlo. Se lo fate regolarmente, sarete sorpresi dalla frequenza con cui potrete individuare nuove ottimizzazioni da apportare. Un'abitudine, per sua stessa definizione, non è qualcosa che si acquisisce con la teoria, ma con la pratica, e noi di MasterBase® lo sappiamo per esperienza. Ogni dipendente che automatizza un processo torna a creare altre soluzioni di automazione.
In genere, ogni settimana scrivono un aggiornamento che, pur concentrandosi sulle priorità, include anche un elenco di attività già completate e un elenco di attività da completare, il che significa che ci sono due punti in cui vengono tracciate le attività completate. Un ottimo esempio di attività che potrebbe essere automatizzata è il seguente: le informazioni fornite da un'applicazione devono essere trasferite a un'altra.
Si può ritenere che l'automazione sia già diventata un'abitudine quando si è imparato a individuare i compiti che possono essere automatizzati. Approfondiamo questo punto con alcuni esempi.
Fase 1: Individuare un'attività ripetitiva
Questo può essere l'aspetto più difficile: capire quando automatizzare un'attività. È comune farsi prendere dalla routine lavorativa quotidiana e non chiedersi mai se le cose potrebbero essere diverse. In altre parole, è più facile lamentarsi della routine che fare qualcosa.
Il trucco consiste nel prestare attenzione alle attività che svolgete ogni giorno e chiedervi quali di esse potrebbero essere svolte da un computer, senza il vostro intervento. Concluderete che potete automatizzare un'attività se:
- È qualcosa che si deve fare regolarmente o in modo programmato.
- Si tratta di spostare manualmente le informazioni tra un'applicazione e l'altra.
- È noioso e non richiede ulteriori riflessioni o giudizi.
- Vi allontana da ciò che volete veramente fare.
Se lavorate regolarmente con il computer, è probabile che svolgiate attività che rientrano in almeno due, se non in tutti, questi punti.
La natura di questi compiti varia a seconda del tipo di attività svolta.
Ad esempio, se l'obiettivo è raccogliere informazioni sui clienti da vari moduli online e aggiungerle alla vostra piattaforma CRM e di email marketing, è perfettamente possibile copiare, una per una, le informazioni di contatto dalle risposte dei moduli e incollarle in altre applicazioni. Ma quando l'azienda cresce, questo diventa un'inutile perdita di tempo.
Un altro caso frequente è l'ottimizzazione dei social media. È possibile pubblicare manualmente una foto su Instagram, Twitter e sulla pagina Facebook dell'azienda. Ma potete anche impostare un'automazione che catturi tutte le foto di Instagram e le pubblichi contemporaneamente su tutti gli altri social network.
Fase 2: investire tempo per risolvere il problema
Una volta individuata un'attività che potrebbe essere automatizzata, inizia la fase più divertente: l'impostazione dell'automazione.
Non c'è da stupirsi se si finisce per procrastinare all'infinito, rimanendo così impantanati nei flussi di lavoro da non potersi fermare per impostare le automazioni che fanno risparmiare tempo.
La prima cosa che consigliamo a questo proposito è di non pretendere che l'automazione, almeno in questa prima fase, risolva tutto. In altre parole, non pensate a soluzioni di automazione troppo ambiziose, non volete essere onnicomprensivi.
Noi di MasterBase® preferiamo lavorare con la metodologia a spirale, che consiste nell'iniziare in piccolo, automatizzando poche attività. Il risultato che otterrete vi darà un supporto più ampio e dimostrerà il valore di questo approccio: il successo di una prima semplice automazione vi guiderà ai passi successivi, vi mostrerà come continuare con un'altra automazione, e poi un'altra ancora... fino a raggiungere livelli di complessità più elevati, ma sempre in modo graduale e progressivo:
- Passare sempre dal meno al più, dal semplice al complesso.
- Identificare la necessità veramente urgente e critica di automazione.
- Elencate le fasi che compongono la soluzione.
- Selezionare il processo Quick Win (QWP) come punto di partenza.
I QWP sono quei processi che ottengono un successo immediato nell'automazione e creano un fattore wow. La chiave è mostrare i primi risultati, che accelerano l'iniziativa di innovazione digitale e motivano a continuare su questa strada.
- Risolvono il processo critico e facilitano l'ulteriore escalation.
- Possono far parte di più soluzioni (come jolly).
- Sono veloci da implementare, perché devono dare risultati a breve termine.
Se state imparando a creare automazioni, tutto ciò può sembrare eccessivo. Ma non lasciatevi intimidire perché in MasterBase® tutto inizia con un corso completo, assolutamente gratuito, che vi insegnerà ad automatizzare i processi in modo semplice quanto completo, facile e veloce. Questo corso certificato si chiama Discover Automation (Scopri l'automazione) e potete saperne di più e iscrivervi. qui .
Fase 3: ripetere le automazioni (ed eliminare quelle che non funzionano).
Si potrebbe pensare che tutto finisca al punto 2, perché si è già automatizzato, ma non è così. Tutto è perfettibile ed è comune che le automazioni richiedano una messa a punto dopo essere state impostate. Ancora una volta, ciò significa fare un backup ed esaminare il vostro processo: l'automazione vi semplifica la vita? Come potrebbe contribuire ancora di più? Come estendere la sua gamma e le sue possibilità?
L'abitudine all'automazione vi farà risparmiare tempo, ma solo se prima lo investirete. Dovete essere in grado di individuare quando un'attività può essere automatizzata, dedicare del tempo ad automatizzarla e iterare questi sistemi una volta impostati. Questo dovrebbe essere un'azione intenzionale, esplicita. A medio termine, vi stupirete della quantità di tempo che voi e la vostra organizzazione potrete risparmiare e dell'efficienza che i vostri servizi raggiungeranno.
L'automazione è un'abitudine che porta benefici diretti ai vostri livelli di produttività, ma può anche aiutarvi a trovare lavoro, perché l'acume nell'automazione è una competenza professionale molto apprezzata.
