De som allerede har tatt dette steget, kan derimot ikke forestille seg et liv uten automatisering. Dette er som regel mennesker som har evnen til å oppdage rutinemessige og repetitive oppgaver i en bedrift og finne ut hvordan et datasystem kan utføre disse oppgavene og spare dem for mye tid hver uke. Men dette er ikke alltid noe som skjer spontant.
Automatisering er en vane du må utvikle
For å oppnå dette må du gjøre det til en vane å gå gjennom den daglige arbeidsflyten regelmessig, se hva som kan automatiseres og automatisere det. Hvis du gjør dette med jevne mellomrom, vil du bli overrasket over hvor ofte du oppdager nye optimaliseringsmuligheter. En vane er per definisjon ikke noe man tilegner seg gjennom teori, men gjennom praksis, og det vet vi i MasterBase® av erfaring. Hver eneste medarbeider som automatiserer en prosess, kommer tilbake for å skape flere automatiseringsløsninger.
Vanligvis skriver de hver uke en oppdatering som, samtidig som den fokuserer på prioriteringer, også inneholder en liste over oppgaver som allerede er fullført og en liste over oppgaver som skal fullføres, noe som betyr at det er to punkter der fullførte oppgaver spores. Et veldig godt eksempel på en oppgave som kan automatiseres, er denne: Informasjon som en applikasjon leverer, må overføres til en annen.
Automatisering kan anses å ha begynt å bli en vane når du har lært deg å oppdage hvilke oppgaver som kan automatiseres. Vi skal utdype dette med noen eksempler.
Trinn 1: Oppdag en repetitiv oppgave
Dette kan være det vanskeligste aspektet: å innse når en oppgave bør automatiseres. Det er vanlig å bli fanget i den daglige arbeidsrutinen og aldri stille spørsmål ved om ting kunne vært annerledes. Det er med andre ord lettere å klage over slitet enn å gjøre noe med det.
Trikset er å ta hensyn til de aktivitetene du gjør hver dag, og spørre deg selv hvilke av dem som kan gjøres av en datamaskin uten at du trenger å gripe inn. Du vil konkludere med at du kan automatisere en oppgave hvis:
- Det er noe du må gjøre regelmessig eller planmessig.
- Det innebærer å flytte informasjon mellom to applikasjoner manuelt.
- Det er kjedelig og krever ingen videre refleksjon eller vurdering.
- Det tar deg bort fra det du egentlig ønsker å gjøre.
Hvis du jobber regelmessig med en datamaskin, er sjansen stor for at du utfører oppgaver som er i tråd med minst to, om ikke alle, av disse punktene.
Disse oppgavene vil variere avhengig av hvilken type virksomhet du driver.
Hvis målet for eksempel er å samle inn kundeinformasjon fra ulike nettskjemaer og legge dem inn i CRM- og e-postmarkedsføringsplattformen, er det fullt mulig å kopiere kontaktinformasjonen fra skjemabesvarelsene én etter én og lime den inn i andre programmer. Men når virksomheten vokser, blir dette unødvendig sløsing med tid.
Et annet vanlig eksempel er optimalisering av sosiale medier. Du kan legge ut et bilde manuelt på Instagram, Twitter og bedriftens Facebook-side. Men du kan også sette opp en automatikk som fanger opp alle Instagram-bildene og legger dem ut på alle de andre sosiale nettverkene samtidig.
Trinn 2: Investere tid i å løse problemet
Når du har funnet en oppgave som kan automatiseres, begynner den mest underholdende fasen: å sette opp automatiseringen.
Det er ikke rart at du ender opp med å utsette arbeidet på ubestemt tid og blir så oppslukt av arbeidsflyten at du ikke orker å sette opp tidsbesparende automatiseringer.
Det første vi anbefaler i denne forbindelse, er å ikke late som om automatisering, i hvert fall i denne første fasen, løser alt. Med andre ord, ikke tenk på automatiseringsløsninger som er for ambisiøse og ikke ønsker å være altomfattende.
Hos MasterBase® foretrekker vi å jobbe etter spiralmetoden, som går ut på å begynne i det små og automatisere noen få oppgaver. Resultatet du får, vil gi deg en bredere støtte og vise verdien av denne tilnærmingen: Suksessen med en første enkel automatisering vil lede deg til de neste trinnene, vise deg hvordan du kan fortsette med en ny automatisering, og så en til ... helt til du når høyere kompleksitetsnivåer, men alltid på en gradvis og progressiv måte:
- Gå alltid fra mindre til mer, fra det enkle til det komplekse.
- Identifiser det virkelig presserende, mest kritiske behovet for automatisering.
- Skriv opp trinnene som utgjør løsningen.
- Velg Quick Win Process (QWP) som utgangspunkt.
QWP-er er de prosessene som oppnår umiddelbar automatiseringssuksess og skaper en wow-faktor. Nøkkelen er å vise til tidlige resultater som setter fart på det digitale innovasjonsinitiativet og motiverer til å fortsette i samme retning.
- De løser den kritiske prosessen og legger til rette for videre eskalering.
- De kan inngå i flere løsninger (som jokertegn).
- De er raske å implementere, ettersom de må gi resultater på kort sikt.
Hvis du nettopp har begynt å lære deg å lage automatiseringer, kan det virke overveldende. Men ikke la deg skremme, for hos MasterBase® starter det hele med et komplett kurs, helt gratis, som lærer deg å automatisere prosesser like enkelt som det er komplett, enkelt og raskt. Dette sertifiserte kurset heter Discover Automation, og du kan lese mer om det og melde deg på. her .
Trinn 3: Gjenta automatiseringene (og kvitt deg med det som ikke fungerer).
Du tror kanskje at alt er over ved trinn 2, fordi du allerede har automatisert, men det er ikke tilfelle. Alt kan perfeksjoneres, og det er vanlig at automatiseringer krever litt finjustering etter at de er satt opp. Igjen betyr dette at du må sikkerhetskopiere og undersøke prosessen din. Gjør automatiseringen livet ditt enklere? Hvordan kan den bidra enda mer? Hvordan kan du utvide rekkevidden og mulighetene?
Du kan spare tid ved å bli vant til å automatisere, men bare hvis du investerer litt tid først. Du må være i stand til å oppdage når en oppgave kan automatiseres, bruke tid på å automatisere den, og gjenta systemene når de er satt opp. Dette bør være noe du gjør med vilje, helt bevisst. På mellomlang sikt vil du bli overrasket over hvor mye tid du og organisasjonen kan spare, og hvor effektive tjenestene dine blir.
Hvis du gjør automatisering til en vane, vil det ha en direkte positiv effekt på produktiviteten din, men det kan også hjelpe deg med å få jobb, fordi automatiseringskompetanse er en høyt verdsatt egenskap i arbeidslivet.
