En revanche, ceux qui ont déjà franchi cette étape ne peuvent même pas imaginer la vie sans l'automatisation. Il s'agit généralement de personnes qui ont la capacité de repérer les tâches routinières et répétitives au sein d'une entreprise et d'imaginer comment un système informatique pourrait effectuer ces tâches, ce qui leur permettrait de gagner beaucoup de temps chaque semaine. Mais cela ne se fait pas toujours spontanément.
L'automatisation est une habitude à prendre
Pour y parvenir, vous devez prendre l'habitude d'examiner régulièrement vos flux de travail quotidiens, de prêter attention à ce qui pourrait être automatisé et de l'automatiser. Si vous le faites régulièrement, vous serez surpris par la fréquence à laquelle vous pourrez repérer de nouvelles optimisations. Par définition, une habitude ne s'acquiert pas par la théorie, mais par la pratique, et chez MasterBase®, nous le savons par expérience. Chaque employé qui automatise un processus revient pour créer d'autres solutions d'automatisation.
En règle générale, ils rédigent chaque semaine une mise à jour qui, tout en se concentrant sur les priorités, comprend également une liste des tâches déjà accomplies et une liste des tâches à accomplir, ce qui signifie que les tâches accomplies font l'objet d'un suivi en deux points. Voici un très bon exemple de tâche qui pourrait être automatisée : les informations fournies par une application doivent être transférées à une autre.
On peut considérer que l'automatisation a déjà commencé à devenir une habitude lorsque l'on a appris à détecter les tâches qui peuvent être automatisées. Nous allons développer ce point à l'aide de quelques exemples.
Étape 1 : Détecter une tâche répétitive
C'est parfois l'aspect le plus difficile : savoir quand automatiser une tâche. Il est courant d'être pris dans la routine quotidienne du travail et de ne jamais se demander si les choses pourraient être différentes. En d'autres termes, il est plus facile de se plaindre de la pénibilité que d'agir.
L'astuce consiste à prêter attention aux activités que vous effectuez chaque jour et à vous demander lesquelles d'entre elles pourraient être effectuées par un ordinateur, sans votre intervention. Vous conclurez que vous pouvez automatiser une tâche si :
- C'est quelque chose que vous devez faire de manière régulière ou programmée.
- Il s'agit de déplacer manuellement des informations d'une application à l'autre.
- C'est ennuyeux et cela ne nécessite aucune réflexion ou jugement supplémentaire.
- Cela vous éloigne de ce que vous voulez vraiment faire.
Si vous travaillez régulièrement avec un ordinateur, il y a de fortes chances que vous exécutiez des tâches qui correspondent à au moins deux de ces points, si ce n'est à tous.
La nature de ces tâches varie en fonction du type d'entreprise.
Par exemple, si l'objectif est de collecter des informations sur les clients à partir de divers formulaires en ligne et de les ajouter à votre CRM et à votre plateforme de marketing par courriel, il est tout à fait possible de copier, une par une, les informations de contact des réponses aux formulaires et de les coller dans d'autres applications. Mais lorsque votre entreprise se développe, cela devient une perte de temps inutile.
Un autre cas fréquent est l'optimisation des médias sociaux. Vous pouvez poster manuellement une photo sur Instagram, Twitter et la page Facebook de votre entreprise. Mais vous pouvez aussi mettre en place une automatisation qui capture toutes les photos Instagram et les publie simultanément sur tous les autres réseaux sociaux.
Étape 2 : Investir du temps pour résoudre le problème
Une fois que vous avez repéré une tâche qui pourrait être automatisée, la phase la plus divertissante commence : la mise en place de l'automatisation.
Il n'est pas étonnant que vous finissiez par remettre les choses à plus tard indéfiniment, en vous enlisant dans vos flux de travail au point de ne plus pouvoir vous arrêter pour mettre en place des automatismes qui vous permettent de gagner du temps.
La première chose que nous conseillons à cet égard est de ne pas prétendre que l'automatisation, du moins dans cette première phase, résout tout. En d'autres termes, n'envisagez pas de solutions d'automatisation trop ambitieuses, ne cherchez pas à être exhaustif.
Chez MasterBase®, nous privilégions la méthodologie en spirale, qui consiste à commencer petit, en automatisant quelques tâches. Le résultat que vous obtiendrez vous apportera un soutien plus large et démontrera la valeur de cette approche : le succès d'une première automatisation simple vous guidera vers les étapes suivantes, il vous montrera comment continuer avec une autre automatisation, puis une autre... jusqu'à ce que vous atteigniez des niveaux de complexité plus élevés, mais toujours d'une manière graduelle et progressive :
- Il faut toujours aller du moins au plus, du simple au complexe.
- Identifier le besoin d'automatisation le plus urgent et le plus critique.
- Dressez la liste des étapes qui constitueront la solution.
- Sélectionnez le processus Quick Win (QWP) comme point de départ.
Les PFQ sont les processus qui permettent d'obtenir un succès immédiat en matière d'automatisation et de créer un facteur d'attraction. L'essentiel est de montrer les premiers résultats, qui accélèrent l'initiative d'innovation numérique et motivent à poursuivre dans cette voie.
- Ils résolvent le processus critique et facilitent l'escalade.
- Ils peuvent faire partie de plusieurs solutions (en tant que joker).
- Elles sont rapides à mettre en œuvre, car elles doivent produire des résultats à court terme.
Si vous apprenez tout juste à créer des automatismes, cela peut vous sembler insurmontable. Mais ne vous laissez pas intimider, car chez MasterBase®, tout commence par un cours complet, entièrement gratuit, qui vous apprendra à automatiser des processus de manière aussi simple que complète, facilement et rapidement. Ce cours certifié s'appelle Découvrir l'automatisation et vous pouvez en savoir plus à son sujet et vous y inscrire. ici .
Étape 3 : Répétez vos automatisations (et débarrassez-vous de ce qui ne fonctionne pas).
On pourrait penser que tout s'arrête à l'étape 2, parce que l'on a déjà automatisé, mais ce n'est pas le cas. Tout est perfectible et il est courant que les automatisations nécessitent quelques ajustements après leur mise en place. Là encore, il s'agit de sauvegarder et d'examiner votre processus. L'automatisation vous facilite-t-elle la vie ? Comment pourrait-elle vous apporter davantage ? Comment étendre son champ d'action et ses possibilités ?
Prendre l'habitude de l'automatisation vous fera gagner du temps, mais seulement si vous y consacrez d'abord un peu de temps. Vous devez être capable de repérer quand une tâche peut être automatisée, de passer du temps à l'automatiser et d'itérer ces systèmes une fois qu'ils sont mis en place. C'est quelque chose que vous devez faire intentionnellement, expressément. À moyen terme, vous serez surpris par le temps que vous et votre organisation pourrez gagner et par l'efficacité que vos services atteindront.
Faire de l'automatisation une habitude bénéficiera directement à vos niveaux de productivité, mais cela peut également vous aider à trouver un emploi, car le sens de l'automatisation est une compétence professionnelle très appréciée.
