Z kolei ci, którzy już podjęli ten krok, nie wyobrażają sobie życia bez automatyzacji. Są to zazwyczaj ludzie, którzy potrafią dostrzec rutynowe i powtarzalne zadania w firmie i opracować sposoby, w jakie system komputerowy mógłby je wykonywać, oszczędzając im wiele czasu każdego tygodnia. Ale nie zawsze dzieje się to spontanicznie.
Automatyzacja to nawyk, który trzeba w sobie wyrobić
Aby to osiągnąć, należy wyrobić w sobie nawyk regularnego przeglądania codziennych przepływów pracy, zwracania uwagi na to, co można zautomatyzować i automatyzowania tego. Jeśli robisz to regularnie, będziesz zaskoczony, jak często możesz zauważyć nowe optymalizacje. Nawyk, z samej definicji, nie jest czymś, co nabywa się przez teorię, ale przez praktykę, a w MasterBase® wiemy to z doświadczenia. Każdy pracownik, który automatyzuje proces, wraca, aby tworzyć więcej rozwiązań automatyzacyjnych.
Zazwyczaj co tydzień piszą aktualizację, która koncentrując się na priorytetach, zawiera również listę zadań, które zostały już wykonane, oraz listę zadań do wykonania, co oznacza, że istnieją dwa punkty, w których śledzone są ukończone zadania. Bardzo dobrym przykładem zadania, które można zautomatyzować, jest to: informacje dostarczane przez jedną aplikację muszą zostać przeniesione do innej.
Można uznać, że automatyzacja stała się już nawykiem, gdy nauczyłeś się wykrywać zadania, które można zautomatyzować. Omówimy to na kilku przykładach.
Krok 1: Wykryj powtarzające się zadanie
To może być najtrudniejszy aspekt: uświadomienie sobie, kiedy należy zautomatyzować zadanie. Często zdarza się, że wpadamy w rutynę codziennej pracy i nigdy nie zastanawiamy się, czy coś mogłoby być inaczej. Innymi słowy, łatwiej jest narzekać na nudę, niż coś z tym zrobić.
Sztuczka polega na zwróceniu uwagi na czynności, które wykonujesz każdego dnia i zadaniu sobie pytania, które z nich mogłyby zostać wykonane przez komputer, bez Twojej interwencji. Dojdziesz do wniosku, że możesz zautomatyzować zadanie, jeśli:
- Jest to coś, co musisz robić regularnie lub zgodnie z harmonogramem.
- Wiąże się to z ręcznym przenoszeniem informacji między jedną aplikacją a drugą.
- Jest to nudne i nie wymaga głębszej refleksji ani zastosowania oceny.
- Odciąga cię to od tego, co naprawdę chcesz robić.
Jeśli regularnie pracujesz z komputerem, prawdopodobnie wykonujesz zadania, które są zgodne z co najmniej dwoma, jeśli nie wszystkimi, z tych punktów.
Charakter tych zadań będzie się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Na przykład, jeśli celem jest zbieranie informacji o klientach z różnych formularzy online i dodawanie ich do CRM i platformy marketingu e-mailowego, jest całkowicie możliwe kopiowanie, jeden po drugim, informacji kontaktowych z odpowiedzi formularzy i wklejanie ich do innych aplikacji. Jednak gdy firma się rozrasta, staje się to niepotrzebną stratą czasu.
Innym częstym przypadkiem jest optymalizacja mediów społecznościowych. Możesz ręcznie opublikować zdjęcie na Instagramie, Twitterze i firmowej stronie na Facebooku. Ale można też skonfigurować automatyzację, która przechwytuje wszystkie zdjęcia z Instagrama i publikuje je jednocześnie we wszystkich innych sieciach społecznościowych.
Krok 2: Poświęcenie czasu na rozwiązanie problemu
Po znalezieniu zadania, które można zautomatyzować, rozpoczyna się najbardziej zabawna faza: konfigurowanie automatyzacji.
Nic dziwnego, że w końcu zwlekasz w nieskończoność, grzęznąc w przepływach pracy tak bardzo, że nie możesz przestać konfigurować automatyzacji oszczędzających czas.
Pierwszą rzeczą, którą radzimy w tym względzie, jest nie udawanie, że automatyzacja, przynajmniej na tym pierwszym etapie, rozwiązuje wszystko. Innymi słowy, nie myśl o rozwiązaniach automatyzacji, które są zbyt ambitne i nie chcą być wszechogarniające.
W MasterBase® preferujemy pracę w oparciu o metodologię spiralną, która polega na rozpoczęciu od małych kroków i zautomatyzowaniu kilku zadań. Uzyskany wynik zapewni szersze wsparcie i pokaże wartość tego podejścia: sukces pierwszej prostej automatyzacji poprowadzi Cię do kolejnych kroków, pokaże, jak kontynuować kolejną automatyzację, a następnie kolejną... aż do osiągnięcia wyższych poziomów złożoności, ale zawsze w sposób stopniowy i progresywny:
- Zawsze przechodź od mniej do więcej, od prostego do złożonego.
- Zidentyfikuj naprawdę pilną, najbardziej krytyczną potrzebę automatyzacji.
- Wymień kroki, które składają się na rozwiązanie.
- Wybierz Quick Win Process (QWP) jako punkt wyjścia.
QWP to te procesy, które osiągają natychmiastowy sukces w automatyzacji i tworzą czynnik wow. Kluczem jest pokazanie wczesnych wyników, które przyspieszają inicjatywę innowacji cyfrowych i motywują do kontynuowania tej ścieżki.
- Rozwiązują krytyczny proces i ułatwiają dalszą eskalację.
- Mogą być częścią kilku rozwiązań (jako symbol wieloznaczny).
- Są one szybkie do wdrożenia, ponieważ muszą przynosić wyniki w krótkim okresie.
Jeśli dopiero uczysz się, jak tworzyć automatyzacje, może się to wydawać przytłaczające. Ale nie daj się zastraszyć, ponieważ w MasterBase® wszystko zaczyna się od kompletnego, całkowicie bezpłatnego kursu, który nauczy Cię, jak automatyzować procesy tak prosto, jak to tylko możliwe, łatwo i szybko. Ten certyfikowany kurs nazywa się Discover Automation i można dowiedzieć się o nim więcej i zarejestrować się na niego. tutaj .
Krok 3: Powtórz swoje automatyzacje (i pozbądź się tego, co nie działa).
Mogłoby się wydawać, że wszystko kończy się na kroku 2, ponieważ wszystko zostało już zautomatyzowane, ale tak nie jest. Wszystko można udoskonalić i często zdarza się, że automatyzacja wymaga pewnych poprawek po jej skonfigurowaniu. Ponownie, oznacza to wykonanie kopii zapasowej i przeanalizowanie swojego procesu. Czy automatyzacja ułatwia życie? W jaki sposób może przyczynić się jeszcze bardziej? Jak rozszerzyć jej zakres i możliwości?
Przyzwyczajenie się do automatyzacji pozwoli ci zaoszczędzić czas, ale tylko wtedy, gdy najpierw zainwestujesz trochę czasu. Musisz być w stanie wykryć, kiedy zadanie można zautomatyzować, poświęcić czas na jego automatyzację i iterować te systemy po ich skonfigurowaniu. Powinno to być coś, co robisz celowo, wyraźnie. W perspektywie średnioterminowej będziesz zaskoczony ilością czasu, jaki Ty i Twoja organizacja możecie zaoszczędzić oraz wydajnością, jaką osiągną Twoje usługi.
Wdrożenie automatyzacji w nawyk bezpośrednio wpłynie na poziom produktywności, ale może również pomóc w znalezieniu pracy, ponieważ umiejętność automatyzacji jest wysoko cenioną umiejętnością zawodową.
