În schimb, cei care au făcut deja acest pas nici măcar nu-și pot imagina viața fără automatizare. Aceștia sunt, de obicei, persoane care au capacitatea de a identifica sarcinile de rutină și repetitive în cadrul unei companii și de a concepe modalități prin care un sistem informatic ar putea îndeplini aceste sarcini, economisind astfel foarte mult timp în fiecare săptămână. Dar acest lucru nu se întâmplă întotdeauna în mod spontan.
Automatizarea este un obicei pe care trebuie să-l dezvoltați
Pentru a realiza acest lucru, trebuie să vă obișnuiți să vă revizuiți în mod regulat fluxurile de lucru zilnice, să fiți atenți la ceea ce ar putea fi automatizat și să automatizați. Dacă faceți acest lucru în mod regulat, veți fi surprins de cât de des puteți descoperi noi optimizări care trebuie făcute. Un obicei, prin însăși definiția sa, nu este ceva care se dobândește prin teorie, ci prin practică, iar la MasterBase® știm acest lucru din experiență. Fiecare angajat care automatizează un proces se întoarce pentru a crea mai multe soluții de automatizare.
De obicei, în fiecare săptămână, aceștia scriu o actualizare care, deși se concentrează pe priorități, include și o listă de sarcini care au fost deja finalizate și o listă de sarcini care urmează să fie finalizate, ceea ce înseamnă că există două puncte în care sunt urmărite sarcinile finalizate. Un exemplu foarte bun de sarcină care ar putea fi automatizată este următorul: informațiile pe care le furnizează o aplicație trebuie transferate în alta.
Se poate considera că automatizarea a început deja să devină un obicei atunci când ați învățat să detectați sarcinile care pot fi automatizate. Vom detalia acest aspect cu câteva exemple.
Pasul 1: Detectați o sarcină repetitivă
Acesta poate fi cel mai dificil aspect: să vă dați seama când trebuie să automatizați o sarcină. Este obișnuit să ne lăsăm prinși în rutina zilnică de lucru și să nu ne întrebăm niciodată dacă lucrurile ar putea fi diferite. Cu alte cuvinte, este mai ușor să te plângi de corvoadă decât să faci ceva în acest sens.
Trucul constă în a fi atent la activitățile pe care le faceți în fiecare zi și a vă întreba care dintre ele ar putea fi realizate de un computer, fără intervenția dumneavoastră. Veți ajunge la concluzia că puteți automatiza o sarcină dacă:
- Este ceva ce trebuie să faceți în mod regulat sau programat.
- Aceasta presupune mutarea manuală a informațiilor între o aplicație și alta.
- Este plictisitor și nu necesită nicio reflecție suplimentară sau aplicare a judecății.
- Te îndepărtează de ceea ce vrei să faci cu adevărat.
Dacă lucrați în mod regulat cu un computer, există șanse să îndepliniți sarcini care se aliniază cu cel puțin două, dacă nu chiar toate, din aceste puncte.
Natura acestor sarcini va varia în funcție de tipul de activitate pe care o desfășurați.
De exemplu, dacă obiectivul este de a colecta informații despre clienți din diverse formulare online și de a le adăuga la platforma CRM și de marketing prin e-mail, este perfect posibil să copiați, unul câte unul, datele de contact din răspunsurile la formulare și să le lipiți în alte aplicații. Însă, atunci când afacerea dumneavoastră se dezvoltă, acest lucru devine o pierdere de timp inutilă.
Un alt caz frecvent este optimizarea social media. Puteți posta manual o fotografie pe Instagram, Twitter și pe pagina de Facebook a companiei dumneavoastră. Dar puteți, de asemenea, să configurați o automatizare care să captureze toate fotografiile de pe Instagram și să le posteze simultan pe toate celelalte rețele sociale.
Pasul 2: Investiți timp pentru a rezolva problema
Odată ce ați identificat o sarcină care ar putea fi automatizată, începe faza cea mai distractivă: configurarea automatizării.
Nu e de mirare că sfârșești prin a amâna la nesfârșit, fiind atât de prins în fluxurile tale de lucru încât nu te poți opri să configurezi automatizări care să economisească timp.
Primul lucru pe care îl sfătuim în această privință este să nu pretindem că automatizarea, cel puțin în această primă etapă, rezolvă totul. Cu alte cuvinte, nu vă gândiți la soluții de automatizare prea ambițioase, nu vreți să fie atotcuprinzătoare.
La MasterBase® preferăm să lucrăm cu metodologia spiralată, care constă în a începe de la mic, automatizând câteva sarcini. Rezultatul pe care îl veți obține vă va oferi un suport mai larg și vă va demonstra valoarea acestei abordări: succesul unei prime automatizări simple vă va ghida către următorii pași, vă va arăta cum să continuați cu o altă automatizare, apoi cu alta... până când veți ajunge la niveluri mai ridicate de complexitate, dar întotdeauna într-un mod gradual și progresiv:
- Întotdeauna mergeți de la mai puțin la mai mult, de la simplu la complex.
- Identificați nevoia cu adevărat urgentă, cea mai critică de automatizare.
- Enumerați etapele care vor constitui soluția.
- Selectați Quick Win Process (QWP) ca punct de pornire.
QWP sunt acele procese care obțin un succes imediat în automatizare și creează un factor de uimire. Cheia este de a arăta rezultate timpurii, care să accelereze inițiativa de inovare digitală și să motiveze pentru a continua pe această cale.
- Aceștia rezolvă procesul critic și facilitează escaladarea ulterioară.
- Acestea pot face parte din mai multe soluții (ca un joker).
- Acestea sunt rapid de implementat, deoarece trebuie să producă rezultate pe termen scurt.
Dacă abia învățați cum să creați automatizări, acest lucru poate părea copleșitor. Dar nu vă lăsați intimidat, pentru că la MasterBase® totul începe cu un curs complet, absolut gratuit, care vă va învăța cum să automatizați procesele pe cât de simplu pe atât de complet, ușor și rapid. Acest curs certificat se numește Descoperă automatizarea și puteți afla mai multe despre el și vă puteți înscrie la el. aici .
Pasul 3: Repetați automatizările (și scăpați de ceea ce nu funcționează).
Ați putea crede că totul se termină la pasul 2, pentru că ați automatizat deja, dar nu este așa. Totul este perfectibil și este obișnuit ca automatizările să necesite unele reglaje de finețe după ce sunt configurate. Din nou, acest lucru înseamnă să faceți o copie de rezervă și să vă examinați procesul. Vă ușurează automatizarea viața? Cum ar putea contribui și mai mult? Cum să îi extindeți gama și posibilitățile?
Obișnuind să vă obișnuiți cu automatizarea, veți economisi timp, dar numai dacă investiți mai întâi ceva timp. Trebuie să fiți capabil să identificați când o sarcină poate fi automatizată, să petreceți timp automatizând-o și să iterați aceste sisteme odată ce sunt configurate. Acest lucru ar trebui să fie ceva ce faceți în mod intenționat, în mod expres. Pe termen mediu, veți fi uimit de timpul pe care dumneavoastră și organizația dumneavoastră îl puteți economisi și de eficiența pe care o vor atinge serviciile dumneavoastră.
Dacă faceți din automatizare un obicei, veți beneficia direct de nivelurile de productivitate, dar vă poate ajuta și să vă găsiți un loc de muncă, deoarece abilitățile de automatizare sunt foarte apreciate la locul de muncă.
