Buna karşılık, bu adımı çoktan atmış olanlar otomasyonsuz bir hayatı hayal bile edemezler. Bunlar genellikle bir şirketteki rutin ve tekrar eden görevleri tespit etme ve bir bilgisayar sisteminin bu görevleri yerine getirebileceği ve her hafta kendilerine büyük ölçüde zaman kazandıracak yollar tasarlama yeteneğine sahip kişilerdir. Ancak bu her zaman kendiliğinden gerçekleşen bir şey değildir.
Otomasyon geliştirmeniz gereken bir alışkanlıktır
Bunu başarmak için günlük iş akışlarınızı düzenli olarak gözden geçirmeyi, nelerin otomatikleştirilebileceğine dikkat etmeyi ve bunları otomatikleştirmeyi alışkanlık haline getirmelisiniz. Bunu düzenli olarak yaparsanız, yapılacak yeni optimizasyonları ne kadar sıklıkla tespit edebileceğinize şaşıracaksınız. Alışkanlık, tanımı gereği, teoriyle değil pratikle kazanılan bir şeydir ve MasterBase®'de bunu deneyimlerimizden biliyoruz. Bir süreci otomatikleştiren her çalışan, daha fazla otomasyon çözümü yaratmak için geri döner.
Tipik olarak, her hafta önceliklere odaklanırken, tamamlanmış görevlerin bir listesini ve tamamlanacak görevlerin bir listesini de içeren bir güncelleme yazarlar; bu da tamamlanan görevlerin izlendiği iki nokta olduğu anlamına gelir. Otomatikleştirilebilecek bir görev için çok iyi bir örnek şudur: bir uygulamanın sağladığı bilgilerin diğerine aktarılması gerekir.
Otomatikleştirilebilecek görevleri tespit etmeyi öğrendiğinizde otomasyonun zaten bir alışkanlık haline gelmeye başladığı düşünülebilir. Bunu bazı örneklerle detaylandıracağız.
Adım 1: Tekrarlayan bir görevi tespit edin
Bu en zor yön olabilir: bir görevi ne zaman otomatikleştireceğinizi fark etmek. Günlük iş rutinine kapılmak ve işlerin farklı olup olamayacağını asla sorgulamamak yaygındır. Başka bir deyişle, angarya işlerden şikayet etmek, bu konuda bir şeyler yapmaktan daha kolaydır.
İşin püf noktası, her gün yaptığınız faaliyetlere dikkat etmek ve kendinize bunlardan hangilerinin sizin müdahaleniz olmadan bir bilgisayar tarafından yapılabileceğini sormaktır. Aşağıdaki durumlarda bir görevi otomatikleştirebileceğiniz sonucuna varacaksınız:
- Bu, düzenli veya planlı olarak yapmanız gereken bir şeydir.
- Bilgilerin bir uygulama ile diğeri arasında manuel olarak taşınmasını içerir.
- Sıkıcıdır ve daha fazla düşünmeyi ya da muhakeme uygulamayı gerektirmez.
- Sizi gerçekten yapmak istediğiniz şeyden uzaklaştırır.
Düzenli olarak bir bilgisayarla çalışıyorsanız, bu noktaların hepsi olmasa da en az ikisiyle uyumlu görevleri yerine getirme ihtimaliniz vardır.
Bu görevlerin niteliği, içinde bulunduğunuz işin türüne göre değişecektir.
Örneğin, amaç çeşitli çevrimiçi formlardan müşteri bilgilerini toplamak ve bunları CRM ve e-posta pazarlama platformunuza eklemekse, form yanıtlarından iletişim bilgilerini tek tek kopyalamak ve diğer uygulamalara yapıştırmak tamamen mümkündür. Ancak işiniz büyüdüğünde, bu gereksiz bir zaman kaybı haline gelir.
Sık karşılaşılan bir diğer durum ise sosyal medya optimizasyonudur. Bir fotoğrafı Instagram, Twitter ve şirketinizin Facebook sayfasına manuel olarak gönderebilirsiniz. Ancak tüm Instagram fotoğraflarını yakalayan ve bunları aynı anda diğer tüm sosyal ağlara gönderen bir otomasyon da kurabilirsiniz.
Adım 2: Sorunu çözmek için zaman ayırmak
Otomatikleştirilebilecek bir görev tespit ettiğinizde, en eğlenceli aşama başlar: otomasyonu kurmak.
Sonunda süresiz olarak ertelemeye başlamanıza, iş akışlarınızda o kadar tıkanmanıza ve zaman kazandıran otomasyonlar kurmak için duramamanıza şaşmamalı.
Bu konuda önerdiğimiz ilk şey, en azından bu ilk aşamada otomasyonun her şeyi çözdüğünü iddia etmemektir. Başka bir deyişle, çok iddialı otomasyon çözümleri düşünmeyin, her şeyi kapsayıcı olmak istemeyin.
MasterBase®'de biz spiral metodolojiyle çalışmayı tercih ediyoruz; bu metodoloji küçük adımlarla başlayıp birkaç görevi otomatikleştirmekten oluşuyor. Elde ettiğiniz sonuç size daha geniş bir destek sağlayacak ve bu yaklaşımın değerini gösterecektir: İlk basit otomasyonun başarısı sizi sonraki adımlara yönlendirecek, size başka bir otomasyonla nasıl devam edeceğinizi gösterecek ve sonra bir başkası... daha yüksek karmaşıklık seviyelerine ulaşana kadar, ancak her zaman kademeli ve aşamalı bir şekilde:
- Her zaman daha azdan daha çoğa, basitten karmaşığa doğru gidin.
- Otomasyon için gerçekten acil, en kritik ihtiyacı belirleyin.
- Çözümü oluşturacak adımları listeleyin.
- Başlangıç noktası olarak Hızlı Kazanma Süreci'ni (QWP) seçin.
QWP'ler otomasyonda anında başarıya ulaşan ve bir vay canına faktörü yaratan süreçlerdir. Önemli olan, dijital inovasyon girişimini hızlandıran ve bu yolda devam etmek için motive eden erken sonuçları göstermektir.
- Kritik süreci çözer ve daha fazla ölçeklendirmeyi kolaylaştırırlar.
- Birkaç çözümün parçası olabilirler (joker karakter olarak).
- Kısa vadede sonuç vermeleri gerektiğinden uygulanması hızlıdır.
Otomasyonların nasıl oluşturulacağını yeni öğreniyorsanız, bu çok zor görünebilir. Ancak gözünüz korkmasın çünkü MasterBase®'de her şey size süreçleri eksiksiz, kolay ve hızlı bir şekilde nasıl otomatikleştireceğinizi öğretecek, tamamen ücretsiz, eksiksiz bir kursla başlar. Bu sertifikalı kursun adı Discover Automation'dır ve kurs hakkında daha fazla bilgi edinip kayıt yaptırabilirsiniz. Burada .
3. Adım: Otomasyonlarınızı tekrarlayın (ve işe yaramayanlardan kurtulun).
Zaten otomatikleştirdiğiniz için her şeyin 2. adımda bittiğini düşünebilirsiniz, ancak durum böyle değildir. Her şey mükemmelleştirilebilir ve otomasyonların kurulduktan sonra bazı ince ayarlar gerektirmesi yaygındır. Bu da yine sürecinizi yedeklemek ve incelemek anlamına gelir. Otomasyon hayatınızı kolaylaştırıyor mu? Nasıl daha fazla katkıda bulunabilir? Kapsamını ve olanaklarını nasıl genişletebilirsiniz?
Otomasyon alışkanlığı edinmek size zaman kazandıracaktır, ancak bunun için önce biraz zaman ayırmanız gerekir. Bir görevin ne zaman otomatikleştirilebileceğini tespit edebilmeli, onu otomatikleştirmek için zaman harcamalı ve bu sistemleri kurduktan sonra yineleyebilmelisiniz. Bu, kasıtlı olarak ve açıkça yaptığınız bir şey olmalıdır. Orta vadede, sizin ve kuruluşunuzun tasarruf edebileceği zaman miktarına ve hizmetlerinizin elde edeceği verimliliğe şaşıracaksınız.
Otomasyonu bir alışkanlık haline getirmek üretkenlik düzeylerinize doğrudan fayda sağlayacaktır, ancak aynı zamanda bir iş bulmanıza da yardımcı olabilir, çünkü otomasyon zekası oldukça değerli bir iş becerisidir.
