Turpretī tie, kas jau ir spēruši šo soli, nevar pat iedomāties dzīvi bez automatizācijas. Parasti tie ir cilvēki, kuri spēj pamanīt rutīnas un atkārtojošos uzdevumus uzņēmumā un izstrādāt veidus, kā datorsistēma varētu veikt šos uzdevumus, ietaupot viņiem daudz laika katru nedēļu. Taču tas ne vienmēr notiek spontāni.
Automatizācija ir ieradums, kas jums jāattīsta
Lai to panāktu, jums ir jāievieš ieradums regulāri pārskatīt ikdienas darba plūsmas, jāpievērš uzmanība tam, ko varētu automatizēt, un tas jāautomatizē. Ja to darīsiet regulāri, būsiet pārsteigts, cik bieži varēsiet pamanīt jaunas optimizācijas. Pēc definīcijas ieradums nav kaut kas tāds, ko iegūst ar teoriju, bet gan ar praksi, un MasterBase® mēs to zinām no pieredzes. Katrs darbinieks, kas automatizē kādu procesu, atgriežas, lai radītu vēl vairāk automatizācijas risinājumu.
Parasti katru nedēļu viņi raksta atjauninājumu, kurā, pievēršot uzmanību prioritātēm, iekļauj arī jau izpildīto uzdevumu sarakstu un to uzdevumu sarakstu, kas vēl jāpabeidz, t. i., ir divi punkti, kuros tiek sekots līdzi izpildītajiem uzdevumiem. Ļoti labs piemērs uzdevumam, ko varētu automatizēt, ir šāds: informācija, ko sniedz viena lietojumprogramma, ir jāpārsūta citai.
Var uzskatīt, ka automatizācija jau ir kļuvusi par ieradumu, kad esat iemācījies noteikt uzdevumus, kurus var automatizēt. Mēs to sīkāk izskaidrosim ar dažiem piemēriem.
1. solis: Atrodiet atkārtotu uzdevumu
Tas var būt visgrūtākais aspekts - apzināties, kad uzdevumu automatizēt. Bieži gadās ieslīgt ikdienas darba rutīnā un nekad nešaubīties, vai lietas varētu būt citādi. Citiem vārdiem sakot, ir vieglāk sūdzēties par smagnējo darbu, nekā kaut ko darīt.
Triks ir pievērst uzmanību darbībām, ko veicat katru dienu, un pajautāt sev, kuras no tām bez jūsu iejaukšanās varētu veikt dators. Jūs secināsiet, ka uzdevumu varat automatizēt, ja:
- Tas ir kaut kas tāds, kas jums ir jādara regulāri vai pēc grafika.
- Tas ietver manuālu informācijas pārvietošanu no vienas lietojumprogrammas uz citu.
- Tas ir garlaicīgi un neprasa nekādas papildu pārdomas vai sprieduma piemērošanu.
- Tas jūs attālina no tā, ko jūs patiešām vēlaties darīt.
Ja regulāri strādājat ar datoru, iespējams, ka veicat uzdevumus, kas atbilst vismaz diviem, ja ne visiem šiem punktiem.
Šo uzdevumu raksturs var atšķirties atkarībā no jūsu uzņēmējdarbības veida.
Piemēram, ja mērķis ir apkopot informāciju par klientiem no dažādām tiešsaistes veidlapām un pievienot to CRM un e-pasta mārketinga platformai, ir pilnīgi iespējams vienu pēc otras kopēt kontaktinformāciju no veidlapu atbildēm un ievietot to citās lietojumprogrammās. Taču, kad jūsu bizness paplašinās, tas kļūst par nevajadzīgu laika izšķērdēšanu.
Vēl viens biežs gadījums ir sociālo mediju optimizācija. Jūs varat manuāli ievietot fotoattēlu Instagram, Twitter un uzņēmuma Facebook lapā. Taču varat arī iestatīt automatizāciju, kas fiksē visas Instagram fotogrāfijas un vienlaicīgi publicē tās visos pārējos sociālajos tīklos.
2. solis: ieguldīt laiku problēmas risināšanā
Kad esat pamanījis uzdevumu, ko varētu automatizēt, sākas visaizraujošākais posms - automatizācijas iestatīšana.
Nav brīnums, ka jūs galu galā bezgalīgi kavējat darbu, tik ļoti ieslīgstot savās darba plūsmās, ka nevarat apstāties, lai iestatītu laiku taupošas automatizācijas.
Pirmais, ko mēs iesakām šajā sakarā, ir nelikties iedomātiem, ka automatizācija vismaz šajā pirmajā posmā atrisina visu. Citiem vārdiem sakot, nedomājiet par automatizācijas risinājumiem, kas ir pārāk ambiciozi, necentieties būt visaptveroši.
MasterBase® mēs dodam priekšroku darbam ar spirālveida metodoloģiju, kas paredz sākt ar maziem uzdevumiem, automatizējot dažus uzdevumus. Iegūtais rezultāts sniegs jums plašāku atbalstu un parādīs šīs pieejas vērtību: pirmās vienkāršās automatizācijas panākumi jūs virzīs uz nākamajiem soļiem, parādīs, kā turpināt ar citu automatizāciju, tad vēl vienu... līdz sasniegsiet augstākus sarežģītības līmeņus, bet vienmēr pakāpeniski un pakāpeniski:
- Vienmēr pārejiet no mazāk uz vairāk, no vienkāršā uz sarežģīto.
- Identificējiet patiešām neatliekamo, visneatliekamāko automatizācijas nepieciešamību.
- Uzskaitiet soļus, kas veidos risinājumu.
- Kā sākuma punktu izvēlieties Quick Win Process (QWP).
QWP ir tie procesi, kas gūst tūlītējus panākumus automatizācijā un rada "wow" faktoru. Galvenais ir uzrādīt pirmos rezultātus, kas paātrina digitālās inovācijas iniciatīvu un motivē turpināt šo ceļu.
- Tie atrisina kritisko procesu un atvieglo turpmāku paplašināšanu.
- Tie var būt daļa no vairākiem risinājumiem (kā aizstājējzīme).
- Tās ir ātri ieviešamas, jo tām ir jāsniedz rezultāti īsā laikā.
Ja vēl tikai mācāties, kā izveidot automatizācijas, tas var šķist pārlieku sarežģīti. Taču nebaidieties, jo MasterBase® viss sākas ar pilnīgu, pilnīgi bezmaksas kursu, kas jums iemācīs, kā automatizēt procesus tikpat vienkārši, kā tas ir pabeigts, viegli un ātri. Šis sertificētais kurss saucas "Atklājiet automatizāciju", un jūs varat uzzināt vairāk par to un reģistrēties tam. šeit .
3. solis: atkārtojiet automatizācijas (un atbrīvojieties no tā, kas nedarbojas).
Varētu domāt, ka viss beidzas ar 2. soli, jo jau esat automatizēts, taču tā nav. Viss ir pilnveidojams, un ir ierasts, ka pēc automatizācijas izveides ir jāveic daži precizējoši pielāgojumi. Arī šajā gadījumā tas nozīmē, ka ir jāizveido rezerves kopija un jāpārbauda jūsu process. Vai automatizācija atvieglo jūsu dzīvi? Kā tā varētu dot vēl lielāku ieguldījumu? Kā paplašināt tās klāstu un iespējas?
Automatizācijas ieradums ietaupīs jūsu laiku, taču tikai tad, ja vispirms ieguldīsiet laiku. Jums jāspēj noteikt, kad kādu uzdevumu var automatizēt, jāpatērē laiks tā automatizēšanai un pēc tam, kad šīs sistēmas ir izveidotas, tās jāpilnveido. Tas jādara mērķtiecīgi un mērķtiecīgi. Vidējā termiņā jūs būsiet pārsteigti par to, cik daudz laika jūs un jūsu organizācija varēsiet ietaupīt un cik efektīvu būs jūsu pakalpojumu sniegšana.
Automatizācijas ieradums tieši veicinās jūsu produktivitātes līmeni, bet tas var arī palīdzēt jums atrast darbu, jo automatizācijas prasme ir augstu novērtēta darba prasme.
