O tie, kurie jau žengė šį žingsnį, net neįsivaizduoja gyvenimo be automatizacijos. Paprastai tai žmonės, kurie sugeba pastebėti įprastas ir pasikartojančias užduotis įmonėje ir sugalvoja būdus, kaip kompiuterinė sistema galėtų atlikti šias užduotis, sutaupydama daug laiko kiekvieną savaitę. Tačiau tai ne visada įvyksta spontaniškai.
Automatizavimas yra įprotis, kurį reikia išsiugdyti
Kad tai pasiektumėte, turite įprasti reguliariai peržiūrėti kasdienes darbo eigas, atkreipti dėmesį į tai, ką galima automatizuoti, ir tai automatizuoti. Jei tai darysite reguliariai, nustebsite, kaip dažnai galėsite pastebėti naujus optimizavimo būdus. Įprotis pagal savo apibrėžimą yra ne teorija, o praktika, ir MasterBase® tai žinome iš patirties. Kiekvienas darbuotojas, automatizavęs procesą, grįžta kurti daugiau automatizavimo sprendimų.
Paprastai kiekvieną savaitę jie rašo atnaujintą ataskaitą, kurioje, nors ir akcentuojami prioritetai, taip pat pateikiamas jau atliktų užduočių sąrašas ir dar nebaigtų užduočių sąrašas, t. y. yra du taškai, kuriuose stebimos atliktos užduotys. Labai geras užduoties, kurią būtų galima automatizuoti, pavyzdys: informaciją, kurią pateikia viena programa, reikia perkelti į kitą.
Automatizavimą galima laikyti jau tapus įpročiu, kai išmokstama nustatyti užduotis, kurias galima automatizuoti. Tai paaiškinsime remdamiesi keliais pavyzdžiais.
1 žingsnis: aptikti pasikartojančią užduotį
Tai gali būti sunkiausias aspektas: suprasti, kada automatizuoti užduotį. Įprasta įsitraukti į kasdienę darbo rutiną ir niekada nesuabejoti, ar viskas galėtų būti kitaip. Kitaip tariant, lengviau skųstis dėl vargo, nei ką nors daryti.
Reikia atkreipti dėmesį į kasdien atliekamus veiksmus ir paklausti savęs, kuriuos iš jų galėtų atlikti kompiuteris be jūsų įsikišimo. Padarysite išvadą, kad užduotį galite automatizuoti, jei:
- Tai yra kažkas, ką turite daryti reguliariai arba pagal tvarkaraštį.
- Tai reiškia, kad informacija iš vienos programos į kitą perkeliama rankiniu būdu.
- Tai nuobodu ir nereikalauja jokių papildomų apmąstymų ar vertinimo.
- Tai atitraukia jus nuo to, ką iš tikrųjų norite daryti.
Jei nuolat dirbate kompiuteriu, tikėtina, kad atliekate užduotis, kurios atitinka bent du, jei ne visus, tai bent du iš šių punktų.
Šių užduočių pobūdis priklauso nuo jūsų verslo rūšies.
Pavyzdžiui, jei siekiama surinkti klientų informaciją iš įvairių internetinių formų ir įtraukti ją į savo CRM ir el. pašto rinkodaros platformą, puikiai galima kopijuoti po vieną kontaktinę informaciją iš formų atsakymų ir įklijuoti ją į kitas programas. Tačiau kai jūsų verslas auga, tai tampa nereikalingu laiko švaistymu.
Kitas dažnas atvejis - socialinės žiniasklaidos optimizavimas. Galite rankiniu būdu paskelbti nuotrauką "Instagram", "Twitter" ir savo įmonės "Facebook" puslapyje. Tačiau taip pat galite nustatyti automatiką, kuri fiksuoja visas "Instagram" nuotraukas ir vienu metu skelbia jas visuose kituose socialiniuose tinkluose.
2 žingsnis: investuoti laiko problemai spręsti
Nustačius užduotį, kurią būtų galima automatizuoti, prasideda smagiausias etapas: automatizavimo nustatymas.
Nenuostabu, kad galiausiai neribotai atidėliojate darbus, taip įsitraukę į darbo eigą, kad negalite sustoti ir nustatyti laiką taupančių automatinių funkcijų.
Pirmas dalykas, kurį patariame šiuo atžvilgiu, - neapsimetinėti, kad automatizavimas, bent jau pirmajame etape, viską išsprendžia. Kitaip tariant, negalvokite apie pernelyg ambicingus automatizavimo sprendimus, nenorėkite būti viską apimantys.
"MasterBase®" pirmenybę teikiame spiralinei metodologijai, kurią sudaro nedidelė pradžia, kelių užduočių automatizavimas. Gautas rezultatas suteiks jums platesnį palaikymą ir parodys šio metodo vertę: pirmojo paprasto automatizavimo sėkmė padės jums žengti kitus žingsnius, ji parodys, kaip tęsti automatizavimą kitu automatizavimu, paskui dar vienu..., kol pasieksite aukštesnį sudėtingumo lygį, bet visada palaipsniui ir laipsniškai:
- Visada pereikite nuo mažiau prie daugiau, nuo paprasto prie sudėtingo.
- Nustatykite tikrai neatidėliotiną, svarbiausią automatizavimo poreikį.
- Išvardykite žingsnius, iš kurių bus sudarytas sprendimas.
- Kaip pradinį tašką pasirinkite "Quick Win Process" (QWP).
QWP - tai procesai, kurie iš karto sėkmingai automatizuojami ir sukuria "wow" veiksnį. Svarbiausia - parodyti pirmuosius rezultatus, kurie pagreitina skaitmeninių inovacijų iniciatyvą ir motyvuoja toliau eiti šiuo keliu.
- Jie išsprendžia kritinį procesą ir palengvina tolesnį eskalavimą.
- Jie gali būti kelių sprendimų dalis (kaip pakaitinis ženklas).
- Jas reikia greitai įgyvendinti, nes jos turi duoti rezultatų per trumpą laiką.
Jei dar tik mokotės kurti automatizacijas, tai gali atrodyti neįveikiama. Tačiau neišsigąskite, nes "MasterBase®" viskas prasideda nuo išsamaus, visiškai nemokamo kurso, kuris išmokys jus automatizuoti procesus taip pat paprastai, kaip ir užbaigti, lengvai ir greitai. Šis sertifikuotas kursas vadinasi "Atraskite automatizavimą", apie jį galite sužinoti daugiau ir užsiregistruoti. čia .
3 veiksmas: pakartokite automatizavimą (ir atsikratykite to, kas neveikia).
Galbūt manote, kad viskas baigiasi 2 žingsniu, nes jau automatizavote, tačiau taip nėra. Viską galima tobulinti, todėl įprasta, kad automatizavimą reikia šiek tiek pakoreguoti po to, kai jis jau sukurtas. Vėlgi, tai reiškia, kad reikia pasidaryti atsarginę kopiją ir išnagrinėti savo procesą. Ar automatizavimas palengvina jūsų gyvenimą? Kaip jis galėtų dar labiau prisidėti? Kaip išplėsti jo spektrą ir galimybes?
Įpratę automatizuoti sutaupysite laiko, bet tik jei iš pradžių tam skirsite laiko. Turite sugebėti pastebėti, kada užduotį galima automatizuoti, skirti laiko jai automatizuoti ir, sukūrus šias sistemas, jas kartoti. Tai turėtumėte daryti sąmoningai, pabrėžtinai. Vidutinės trukmės laikotarpiu būsite nustebinti, kiek laiko jūs ir jūsų organizacija galėsite sutaupyti ir kokį efektyvumą pasieks jūsų paslaugos.
Įpratimas automatizuoti tiesiogiai prisidės prie jūsų produktyvumo, bet taip pat gali padėti gauti darbą, nes automatizavimo įgūdžiai yra labai vertinamas darbo įgūdis.
