Sebaliknya, mereka yang telah mengambil langkah ini bahkan tidak dapat membayangkan hidup tanpa otomatisasi. Mereka biasanya adalah orang-orang yang memiliki kemampuan untuk melihat tugas-tugas rutin dan berulang di dalam perusahaan dan merancang cara-cara di mana sistem komputer dapat melaksanakan tugas-tugas tersebut, menghemat banyak waktu setiap minggunya. Namun, hal ini tidak selalu terjadi secara spontan.
Otomatisasi adalah kebiasaan yang perlu Anda kembangkan
Untuk mencapai hal ini, Anda harus membiasakan diri untuk secara teratur meninjau alur kerja harian Anda, memperhatikan apa yang bisa diotomatisasi, dan mengotomatisasinya. Jika Anda melakukan hal ini secara teratur, Anda akan terkejut melihat betapa seringnya Anda bisa menemukan optimasi baru yang bisa dilakukan. Kebiasaan, menurut definisinya, bukanlah sesuatu yang diperoleh dari teori, tetapi dari praktik, dan di MasterBase® kami mengetahui hal ini dari pengalaman. Setiap karyawan yang mengotomatisasi suatu proses akan kembali untuk menciptakan lebih banyak solusi otomatisasi.
Biasanya, setiap minggu mereka menulis pembaruan yang, selain berfokus pada prioritas, juga mencakup daftar tugas yang telah diselesaikan dan daftar tugas yang harus diselesaikan, yang berarti ada dua titik di mana tugas yang telah diselesaikan dilacak. Contoh yang sangat baik dari tugas yang dapat diotomatisasi adalah ini: informasi yang diberikan oleh satu aplikasi perlu ditransfer ke aplikasi lain.
Otomatisasi dapat dianggap sudah mulai menjadi kebiasaan ketika Anda telah belajar untuk mendeteksi tugas-tugas yang dapat diotomatisasi. Kami akan menguraikan hal ini dengan beberapa contoh.
Langkah 1: Mendeteksi tugas yang berulang
Ini bisa menjadi aspek yang paling sulit: menyadari kapan harus mengotomatisasi suatu tugas. Adalah hal yang umum untuk terjebak dalam rutinitas kerja sehari-hari dan tidak pernah mempertanyakan apakah ada hal-hal yang bisa berbeda. Dengan kata lain, lebih mudah untuk mengeluh tentang pekerjaan yang membosankan daripada melakukan sesuatu untuk mengatasinya.
Caranya adalah dengan memperhatikan aktivitas yang Anda lakukan setiap hari dan tanyakan pada diri Anda sendiri, mana yang dapat dilakukan oleh komputer, tanpa campur tangan Anda. Anda akan menyimpulkan bahwa Anda dapat mengotomatiskan suatu tugas jika:
- Ini adalah sesuatu yang harus Anda lakukan secara teratur atau terjadwal.
- Ini melibatkan pemindahan informasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya, secara manual.
- Ini membosankan dan tidak memerlukan refleksi atau penerapan penilaian lebih lanjut.
- Hal ini akan menjauhkan Anda dari apa yang benar-benar ingin Anda lakukan.
Jika Anda secara teratur bekerja dengan komputer, kemungkinan besar Anda melakukan tugas yang selaras dengan setidaknya dua, atau bahkan semua, dari poin-poin ini.
Sifat dari tugas-tugas ini akan bervariasi sesuai dengan jenis bisnis Anda.
Sebagai contoh, jika tujuannya adalah untuk mengumpulkan informasi pelanggan dari berbagai formulir online dan menambahkannya ke CRM dan platform pemasaran email Anda, sangat mungkin untuk menyalin, satu per satu, informasi kontak dari respon formulir dan menempelkannya ke aplikasi lain. Namun ketika bisnis Anda berkembang, hal ini akan membuang-buang waktu yang tidak perlu.
Kasus lain yang sering terjadi adalah pengoptimalan media sosial. Anda bisa memposting foto secara manual ke Instagram, Twitter, dan halaman Facebook perusahaan Anda. Tetapi Anda juga dapat mengatur otomatisasi yang mengambil semua foto Instagram dan mempostingnya ke semua jejaring sosial lainnya secara bersamaan.
Langkah 2: Menginvestasikan waktu untuk menyelesaikan masalah
Setelah Anda menemukan tugas yang bisa diotomatisasi, fase yang paling menyenangkan dimulai: menyiapkan otomatisasi.
Tidak heran jika Anda akhirnya menunda-nunda tanpa batas waktu, terjebak dalam alur kerja sehingga Anda tidak bisa berhenti untuk mengatur otomatisasi penghematan waktu.
Hal pertama yang kami sarankan dalam hal ini adalah jangan berpura-pura bahwa otomatisasi, setidaknya pada tahap pertama ini, menyelesaikan segalanya. Dengan kata lain, jangan memikirkan solusi otomatisasi yang terlalu ambisius, tidak ingin mencakup semuanya.
Di MasterBase®, kami lebih menyukai bekerja dengan metodologi spiral, yang terdiri dari memulai dari yang kecil, mengotomatisasi beberapa tugas. Hasil yang Anda dapatkan akan memberikan dukungan yang lebih luas dan akan menunjukkan nilai dari pendekatan ini: Keberhasilan otomatisasi sederhana pertama akan memandu Anda ke langkah berikutnya, ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melanjutkan otomatisasi lain, dan kemudian otomatisasi lainnya... hingga Anda mencapai tingkat kerumitan yang lebih tinggi, tetapi selalu dengan cara yang bertahap dan progresif:
- Selalu mulai dari yang lebih sedikit ke yang lebih banyak, dari yang sederhana ke yang rumit.
- Identifikasi kebutuhan yang benar-benar mendesak dan paling penting untuk otomatisasi.
- Buatlah daftar langkah-langkah yang akan membentuk solusi.
- Pilih Proses Quick Win (QWP) sebagai titik awal.
QWP adalah proses yang mencapai kesuksesan langsung dalam otomatisasi dan menciptakan faktor wow. Kuncinya adalah menunjukkan hasil awal, yang mempercepat inisiatif inovasi digital dan memotivasi untuk terus melanjutkannya.
- Mereka memecahkan proses kritis dan memfasilitasi peningkatan lebih lanjut.
- Mereka dapat menjadi bagian dari beberapa solusi (sebagai wildcard).
- Mereka cepat diterapkan, karena harus memberikan hasil dalam jangka pendek.
Jika Anda baru saja mempelajari cara membuat otomatisasi, ini mungkin tampak luar biasa. Tetapi jangan terintimidasi karena di MasterBase® semuanya dimulai dengan kursus lengkap, gratis, yang akan mengajarkan Anda cara mengotomatisasi proses sesederhana mungkin, mudah dan cepat. Kursus bersertifikat ini disebut Discover Automation dan Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang hal ini dan mendaftar. di sini .
Langkah 3: Ulangi otomatisasi Anda (dan singkirkan apa yang tidak berfungsi).
Anda mungkin mengira bahwa semuanya berakhir pada langkah 2, karena Anda sudah mengotomatisasi, tetapi kenyataannya tidak demikian. Semuanya dapat disempurnakan dan biasanya otomatisasi memerlukan beberapa penyempurnaan setelah diatur. Sekali lagi, ini berarti mencadangkan dan memeriksa proses Anda. Apakah otomatisasi membuat hidup Anda lebih mudah? Bagaimana hal ini dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak lagi? Bagaimana cara memperluas jangkauan dan kemungkinannya?
Membiasakan diri dengan otomatisasi akan menghemat waktu Anda, tetapi hanya jika Anda menginvestasikan waktu terlebih dahulu. Anda harus dapat mendeteksi kapan suatu tugas dapat diotomatisasi, meluangkan waktu untuk mengotomatisasi dan mengulangi sistem tersebut setelah disiapkan. Ini harus menjadi sesuatu yang Anda lakukan dengan sengaja dan jelas. Dalam jangka menengah, Anda akan kagum dengan jumlah waktu yang dapat Anda dan organisasi Anda hemat dan efisiensi yang akan dicapai oleh layanan Anda.
Menjadikan otomatisasi sebagai kebiasaan akan secara langsung menguntungkan tingkat produktivitas Anda, tetapi juga dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan, karena ketajaman otomatisasi adalah keterampilan kerja yang sangat dihargai.
