Ao longo do tempo, aprendemos muitas estratégias para tirar o máximo partido da automatização, e todas elas resultam de uma forma de pensar: a mentalidade da automatização.
O que é a automatização? Trata-se de criar sistemas que funcionam por si próprios, para libertar tempo que pode ser gasto em actividades que acrescentam mais valor ao seu trabalho.
No MasterBase® a automatização começa com uma tarefa específica que o cliente pretende que seja realizada de forma mais eficiente e eficaz, o que resulta numa ou mais acções, todas elas executadas nas aplicações que utiliza para realizar o trabalho.
Agora, qual é a mentalidade da automatização? É uma empresa que mantém a automação no centro de todas as actividades. Em vez de a automação ser uma reflexão tardia, ela é pensarEstamos constantemente e proactivamente a mostrar como a automação pode otimizar cada processo de trabalho.
Por exemplo: uma pessoa que não tenha esta mentalidade de automatização só considerará a automatização quando for confrontada com um problema. Em contrapartida, uma pessoa com uma mentalidade de automação está sempre a pensar em como a automação pode ajudá-la a fazer mais e num ambiente melhor. Mais por menos (recursos, tempo, esforço).
Como desenvolver uma mentalidade de automatização
O desenvolvimento de uma mentalidade de automação começa com a análise dos seus processos de trabalho e a avaliação da forma como a automação pode otimizar as operações, acelerar o crescimento, aumentar a fiabilidade e muito mais.
Há três qualidades principais a procurar numa tarefa; se detetar pelo menos uma delas, essa tarefa deve ser automatizada:
RotinaTrabalhos que entorpecem a mente, como copiar/colar e introduzir dados. Em actividades como estas, não faz grande diferença se são feitas pelo próprio.
FrágilTrabalho muito sujeito a erros humanos, como erros de digitação ou esquecimento de passos.
JornalTarefas recorrentes, como lembretes e respostas automáticas.
Depois de ter detectado estas qualidades em tarefas comuns no seu trabalho, pode pensar em como utilizar a automatização para melhorar a forma como são executadas.
Também pode avaliar o seu trabalho com base nas aplicações que utiliza e na forma como as utiliza, para determinar se essas tarefas se enquadram na estrutura rotineira, frágil e periódica acima descrita. É apenas uma forma diferente de olhar para o seu trabalho.
FormuláriosFormulários: Destinam-se a recolher informações de clientes, potenciais clientes ou colegas de equipa. A automatização que começa com estes formulários pode desencadear acções como o armazenamento de dados, o envio de dados ou a notificação de pessoas com base em determinadas condições.
Folhas de cálculo: As folhas de cálculo e as bases de dados podem recolher informações de várias fontes, armazená-las para análise e referência e fornecer um ponto de partida para os membros da equipa distribuírem o trabalho ou validarem os dados antes de enviarem as informações para outro destino.
Acções de notificação: Automatização para notificar um membro da equipa (ou a si próprio), através de uma aplicação de conversação ou da sua ferramenta de gestão de tarefas preferida, quando algo está pronto para um passo seguinte ou quando é necessário que a parte notificada tome uma ação.
Criar hábitos de automatização
Há seis hábitos que podem ajudá-lo a fazer com que a automatização crie realmente valor para a sua empresa.
1. começar em pequena escala (metodologia em espiral)
Muitas pessoas cometem o erro de tentar automatizar tudo demasiado cedo quando iniciam a sua jornada de automatização. A automatização é um processo e uma competência que se aprende com a prática.
Recomendamos que comece sempre com um desafio de trabalho simples, mas muito útil, e que vá sempre de menos para mais, do simples para o complexo.
2. Educar a sua equipa e difundir a mentalidade da automatização.
A importância de adquirir o hábito de educar e difundir esta forma de pensar é que a automatização é muito mais valiosa quando todos a utilizam.
O facto de uma equipa inteira, e não apenas o seu líder, estar a automatizar poupa três vezes mais tempo e energia. Além disso, a equipa compreende muito melhor as tarefas diárias e os fluxos de trabalho, que nem sempre são visíveis para a gestão.
Ao educar a sua equipa e ao incutir-lhe a mentalidade da automatização, está a capacitá-la para tornar o seu trabalho mais eficiente e, em muitos casos, mais agradável.
3. Questão comonão que
Em vez de perguntar quem vai fazer o trabalho, concentre-se na forma como ele vai ser feito. Quando se aprofundar no processo de trabalho real, detectará quais os passos que podem ser automatizados.
Por exemplo, se quiser gerar um processo de vendas que atribua leads: primeiro, identifique todos os passos necessários, depois obtenha informações do seu sítio Web, transfira essas informações para a sua ferramenta de CRM, adicione o novo lead à sua lista de distribuição e atribua-o a um representante de vendas.
4. Medir antecipadamente as economias de tempo e de dinheiro.
Ao decidir quanto dinheiro quer gastar em automatização, considere os custos de ter uma pessoa a fazer o trabalho manualmente, os custos do erro humano e os custos da rotatividade dos empregados.
É necessário definir expectativas, porque a automatização é um processo. Como novato no assunto, isto pode parecer complicado e muitas vezes leva mais tempo do que o esperado. Não faz mal! Vale a pena dedicar algum tempo a configurar corretamente os seus próprios fluxos de trabalho de automatização.
5. Criar uma cultura de automatização
Faça da automatização um tema de conversa regular. Trate-a como um ponto de discussão recorrente nas reuniões da sua equipa. É útil fazer perguntas como: Em que é que passa mais tempo? Onde é que ocorrem os erros? Que tarefas teme fazer diariamente, semanalmente, mensalmente?
Não se esqueça de comentar os ganhos que obtém com a automatização. Destaque os sucessos.
6. Ter sempre à mão histórias de sucesso
Uma das principais virtudes da automatização é o facto de poder ser implementada e depois esquecida, porque faz sempre o trabalho em segundo plano. No entanto, se a automatização acabar por ser considerada um dado adquirido porque perde visibilidade e destaque, pode ser difícil justificá-la.
Para evitar este problema, deve ter histórias de sucesso, exemplos que provem como a automatização trouxe múltiplos benefícios, prontos a partilhar em qualquer altura. Tenha um exemplo que se concentre na automatização orientada para o cliente e outro na automatização do back-office.
É essencial comunicar o valor da automatização para que esta possa continuar a expandir-se na sua empresa.
