Aja jooksul oleme õppinud mitmeid strateegiaid, kuidas automatiseerimist maksimaalselt ära kasutada, ja need kõik tulenevad ühest mõtteviisist: automatiseerimise mõtteviisist.
Mis on automatiseerimine? Küsimus on süsteemide loomises, mis töötavad ise, et vabastada aega, mida saate kulutada tegevustele, mis lisavad teie tööle rohkem väärtust.
MasterBase® automatiseerimine algab konkreetsest ülesandest, mida klient soovib tõhusamalt ja tulemuslikumalt täita, mille tulemuseks on üks või mitu tegevust, mis kõik viiakse ellu rakendustes, mida nad kasutavad töö tegemiseks.
Milline on nüüd automatiseerimise mentaliteet? See on selline, mis hoiab automatiseerimist kogu tegevuse keskmes. Selle asemel, et automatiseerimine oleks järelmõjuks, on see hoopis mõtleNäitame pidevalt ja ennetavalt, kuidas automatiseerimine võib optimeerida iga tööprotsessi.
Näiteks: keegi, kellel puudub selline automatiseerimise mõtteviis, kaalub automatiseerimist ainult siis, kui talle esitatakse probleem. Seevastu keegi, kellel on automatiseerimismeelsus, mõtleb alati sellele, kuidas automatiseerimine aitab tal teha rohkem ja paremas keskkonnas. Rohkem vähemate vahenditega (ressursid, aeg, pingutus).
Kuidas arendada automatiseerimise mõtteviisi
Automatiseerimise mõtteviisi arendamine algab teie tööprotsesside vaatlemisest ja selle hindamisest, kuidas automatiseerimine võib optimeerida toiminguid, kiirendada kasvu, suurendada usaldusväärsust ja muud.
On kolm peamist omadust, mida ülesande puhul otsida; kui tuvastate vähemalt ühe neist, tuleks see ülesanne automatiseerida:
RutiinneMõistatuslik töö, nagu kopeerimine/liitmine ja andmete sisestamine. Selliste tegevuste puhul on vähe vahet, kas neid tehakse ise.
Habras: Töö on väga altid inimlikele vigadele, näiteks trükivigadele või unustatud sammudele.
Ajalehtkorduvad ülesanded, näiteks meeldetuletused ja automaatsed vastused.
Kui olete tuvastanud need omadused oma tööülesannetes, võite mõelda, kuidas automatiseerimise abil parandada nende ülesannete täitmist.
Võite hinnata oma tööd ka rakenduste järgi, mida te kasutate ja kuidas te neid kasutate, et teha kindlaks, kas need ülesanded sobivad eespool kirjeldatud rutiinse, hapra ja perioodilise tegevuse raamistikku. See on lihtsalt teistsugune viis oma tööd vaadata.
VormidVormid: mõeldud teabe kogumiseks klientidelt, potentsiaalsetelt klientidelt või meeskonnakaaslastelt. Nende vormidega algav automatiseerimine võib käivitada tegevusi, nagu andmete salvestamine, andmete saatmine või teatavatel tingimustel inimeste teavitamine.
Tabelid: Tabelid ja andmebaasid võivad võtta teavet erinevatest allikatest, salvestada seda analüüsiks ja viitamiseks ning pakkuda meeskonnaliikmetele lähtepunkti töö jagamiseks või andmete valideerimiseks enne teabe saatmist teisele sihtkohale.
Teavitamismeetmed: Automatiseerimine, et teavitada meeskonnaliiget (või iseennast) vestlusrakenduse või teie eelistatud ülesannete haldamise vahendi kaudu, kui midagi on valmis järgmise sammu tegemiseks või kui teavitatud osapool peab tegema mingi toimingu.
Loo automaatika harjumused
On kuus harjumust, mis aitavad teil muuta automatiseerimine teie ettevõttele tõeliselt väärtust loovaks.
1. Alustage väikselt (spiraalmeetod)
Paljud inimesed teevad selle vea, et püüavad automatiseerimist alustades liiga kiiresti kõike automatiseerida. Automatiseerimine on protsess ja oskus, mida õpitakse tegutsedes.
Soovitame alati alustada lihtsast, kuid väga kasulikust tööülesandest ja minna alati vähemast rohkemaks, lihtsast keerulisemaks.
2. Koolitage oma meeskonda ja levitage automatiseerimismentaliteeti.
Oluline on harjutada ja levitada seda mõtteviisi, sest automatiseerimine on palju väärtuslikum, kui kõik seda kasutavad.
Asjaolu, et kogu meeskond, mitte ainult selle juht, automatiseerib, säästab kolm korda rohkem aega ja energiat. Lisaks on meeskonnal palju parem ülevaade igapäevastest ülesannetest ja töövoogudest, mis ei ole juhtkonnale alati nähtavad.
Kui õpetate oma meeskonda ja annate neile automatiseerimise mõtteviisi, annate neile võimaluse muuta oma töö tõhusamaks ja paljudel juhtudel ka meeldivamaks.
3. Küsimus kuidasei kes
Selle asemel, et küsida, kes seda tööd teeb, keskenduge sellele, kuidas seda tehakse. Kui te süvenete tegelikku tööprotsessi, avastate, milliseid samme saab automatiseerida.
Näiteks kui soovite luua müügiprotsessi, mis määrab juhtumeid: kõigepealt tuvastage kõik vajalikud sammud, seejärel hankige teave oma veebisaidilt, kandke see uus juhtumi teave oma CRM-vahendisse, lisage uus juhtumiandmed oma postitusnimekirja ja määrake see müügiesindajale.
4. Mõõtke aja- ja rahasäästu ette
Kui otsustate, kui palju raha soovite automatiseerimisele kulutada, kaaluge, kui palju maksab see, kui inimene teeb tööd käsitsi, kui palju maksab inimlikest vigadest ja kui palju maksab töötajate voolavus.
Peate seadma ootused, sest automatiseerimine on protsess. Teema algaja jaoks võib see tunduda keeruline ja sageli võtab see oodatust kauem aega. See on okei! Tasub võtta aega, et oma automatiseerimise töövooge õigesti seadistada.
5. Luua automatiseerimise kultuur
Tehke automatiseerimisest midagi, millest te regulaarselt räägite. Käsitlege seda oma meeskonnakoosolekutel korduva aruteluteemana. Kasulik on küsida selliseid küsimusi nagu: Millele kulutate kõige rohkem aega? Kus tekivad vead? Milliseid ülesandeid kardate teha iga päev, nädalas, kuus?
Kommenteerige kindlasti automatiseerimisega saavutatud kasu. Tõstke esile edu.
6. Alati on käepärast edulood
Üks automatiseerimise peamisi eeliseid on see, et seda saab rakendada ja seejärel unustada, sest see teeb alati tööd taustal. Kui aga automatiseerimine muutub lõpuks iseenesestmõistetavaks, sest see kaotab nähtavuse ja tähtsuse, võib seda olla raske õigustada.
Selle probleemi vältimiseks peaks teil olema igal ajal jagamiseks valmis edulood, näited, mis tõestavad, kuidas automatiseerimine tõi mitmekülgset kasu. Võtke üks näide, mis keskendub kliendile suunatud automatiseerimisele, ja teine back-office'i automatiseerimisele.
Oluline on teavitada automatiseerimise väärtusest, et see saaks teie ettevõttes jätkuvalt laieneda.
