Postupom času sme sa naučili mnoho stratégií, ako čo najlepšie využiť automatizáciu, a všetky vychádzajú z jedného spôsobu myslenia: z myslenia v oblasti automatizácie.
Čo je automatizácia? Ide o nastavenie systémov, ktoré fungujú samé, aby ste uvoľnili čas, ktorý môžete venovať činnostiam, ktoré majú pre vašu prácu väčšiu pridanú hodnotu.
V systéme MasterBase® sa automatizácia začína konkrétnou úlohou, ktorú chce zákazník vykonávať efektívnejšie a účinnejšie, čo následne vyústi do jednej alebo viacerých akcií, ktoré sa vykonávajú v aplikáciách, ktoré používajú na vykonávanie úlohy.
Aká je teraz mentalita automatizácie? Je to systém, ktorý udržiava automatizáciu v centre všetkých činností. Namiesto toho, aby automatizácia bola vedľajším prvkom, je to premýšľajteNeustále a aktívne ukazujeme, ako môže automatizácia optimalizovať každý pracovný proces.
Napríklad: človek, ktorému chýba toto automatizačné myslenie, bude uvažovať o automatizácii len vtedy, keď sa stretne s problémom. Naopak, človek s automatizačným myslením vždy premýšľa o tom, ako mu automatizácia môže pomôcť urobiť viac a v lepšom prostredí. Viac za menej (zdrojov, času, úsilia).
Ako rozvíjať myslenie v oblasti automatizácie
Rozvíjanie myslenia v oblasti automatizácie sa začína pohľadom na vaše pracovné procesy a zhodnotením toho, ako môže automatizácia optimalizovať operácie, urýchliť rast, zvýšiť spoľahlivosť a pod.
Existujú tri hlavné vlastnosti, ktoré treba pri úlohe hľadať; ak zistíte aspoň jednu z nich, daná úloha by mala byť automatizovaná:
RutinnéDuševne náročná práca, ako je kopírovanie/vkladanie a zadávanie údajov. Pri takýchto činnostiach nie je veľký rozdiel, či ich vykonávate sami.
Krehké: Práca veľmi podlieha ľudským chybám, ako sú preklepy alebo zabudnuté kroky.
NovinyOpakujúce sa úlohy, ako sú pripomenutia a automatické odpovede.
Keď zistíte tieto vlastnosti bežných úloh vo vašej práci, môžete sa zamyslieť nad tým, ako využiť automatizáciu na zlepšenie spôsobu ich vykonávania.
Svoju prácu môžete hodnotiť aj podľa aplikácií, ktoré používate, a podľa toho, ako ich používate, aby ste zistili, či tieto úlohy zapadajú do vyššie opísaného rámca rutinných, krehkých a periodických úloh. Je to len iný spôsob pohľadu na vašu prácu.
FormuláreFormuláre: Určené na zber informácií od zákazníkov, potenciálnych zákazníkov alebo členov tímu. Automatizácia, ktorá sa začína týmito formulármi, môže spúšťať akcie, ako je ukladanie údajov, odosielanie údajov alebo upozorňovanie ľudí na základe určitých podmienok.
Tabuľky: Tabuľky a databázy môžu prijímať informácie z rôznych zdrojov, ukladať ich na analýzu a referencie a poskytovať východiskový bod pre členov tímu na rozdelenie práce alebo overenie údajov pred odoslaním informácií na iné miesto určenia.
Notifikačné akcie: Automatizácia na upozornenie člena tímu (alebo seba samého) prostredníctvom chatovej aplikácie alebo preferovaného nástroja na správu úloh, keď je niečo pripravené na ďalší krok alebo keď má upozornená strana vykonať nejakú akciu.
Vytvorenie návykov automatizácie
Existuje šesť návykov, ktoré vám pomôžu, aby automatizácia skutočne vytvárala hodnotu pre vašu firmu.
1. Začnite v malom (špirálová metodika)
Mnohí ľudia robia chybu, keď sa na začiatku svojej cesty za automatizáciou snažia automatizovať všetko príliš skoro. Automatizácia je proces a zručnosť, ktorá sa učí praxou.
Odporúčame vždy začať jednoduchou, ale veľmi užitočnou pracovnou výzvou a vždy postupovať od menej k viac, od jednoduchého k zložitému.
2. Vzdelávajte svoj tím a šírte mentalitu automatizácie.
Dôležité je osvojiť si a šíriť tento spôsob myslenia, pretože automatizácia je oveľa cennejšia, keď ju používa každý.
To, že automatizuje celý tím, a nie len jeho vedúci, šetrí trikrát viac času a energie. Okrem toho tím oveľa lepšie chápe každodenné úlohy a pracovné postupy, ktoré nie sú vždy viditeľné pre vedenie.
Vzdelávaním svojho tímu a vštepovaním mu myslenia v oblasti automatizácie mu umožníte, aby bola jeho práca efektívnejšia a v mnohých prípadoch aj príjemnejšia.
3. Otázka akonie kto
Namiesto toho, aby ste sa pýtali, kto bude prácu vykonávať, sústreďte sa na to, ako sa bude vykonávať. Keď sa hlbšie začítate do skutočného pracovného procesu, zistíte, ktoré kroky možno automatizovať.
Ak napríklad chcete vytvoriť predajný proces, ktorý priradí potenciálnych zákazníkov: Najprv identifikujte všetky kroky, ktoré musíte vykonať, potom získajte informácie z webovej lokality, preneste tieto nové informácie o potenciálnych zákazníkoch do nástroja CRM, pridajte nového zákazníka do zoznamu adresátov a priraďte ho obchodnému zástupcovi.
4. Vopred zmerajte časové a finančné úspory.
Pri rozhodovaní o tom, koľko peňazí chcete vynaložiť na automatizáciu, zvážte náklady na manuálnu prácu človeka, náklady na ľudské chyby a náklady na fluktuáciu zamestnancov.
Musíte nastaviť očakávania, pretože automatizácia je proces. Ako nováčikovi v tejto oblasti sa to môže zdať komplikované a často to trvá dlhšie, než sa očakáva. To je v poriadku! Stojí za to venovať čas správnemu nastaveniu vlastných pracovných postupov automatizácie.
5. Vytvorenie kultúry automatizácie
Urobte z automatizácie niečo, o čom budete pravidelne hovoriť. Berte ju ako opakovaný bod diskusie na stretnutiach vášho tímu. Je užitočné klásť otázky typu: Na čom trávite najviac času? Kde sa vyskytujú chyby? Ktoré úlohy sa bojíte robiť denne, týždenne, mesačne?
Nezabudnite komentovať zisky, ktoré ste dosiahli automatizáciou. Zdôraznite úspechy.
6. Vždy majte po ruke príbehy o úspechoch
Jednou z hlavných výhod automatizácie je, že ju môžete implementovať a potom na ňu zabudnúť, pretože vždy vykonáva prácu na pozadí. Ak sa však automatizácia nakoniec stane samozrejmosťou, pretože stratí na viditeľnosti a dôležitosti, môže sa stať, že ju ťažko ospravedlníte.
Aby ste sa tomuto problému vyhli, mali by ste mať vždy pripravené príklady úspechov, ktoré dokazujú, ako automatizácia priniesla viaceré výhody. Majte jeden príklad, ktorý sa zameriava na automatizáciu smerom k zákazníkom, a druhý na automatizáciu back-office.
Je nevyhnutné informovať o hodnote automatizácie, aby sa vo vašej firme mohla naďalej rozširovať.
