De-a lungul timpului, am învățat multe strategii pentru a profita la maximum de automatizare, iar toate pornesc de la un singur mod de gândire: mentalitatea de automatizare.
Ce este automatizarea? Este vorba despre crearea unor sisteme care să funcționeze singure, pentru a elibera timp pe care îl puteți petrece cu activități care adaugă mai multă valoare muncii dumneavoastră.
În MasterBase®, automatizarea începe cu o sarcină specifică pe care clientul dorește să o îndeplinească mai eficient și mai eficace, ceea ce duce apoi la una sau mai multe acțiuni, care sunt toate executate în aplicațiile pe care le utilizează pentru a îndeplini sarcina.
Acum, care este mentalitatea automatizării? Este una care menține automatizarea în centrul tuturor activităților. În loc ca automatizarea să fie o gândire ulterioară, ea este gândițiÎn mod constant și proactiv arătăm cum automatizarea poate optimiza fiecare proces de lucru.
De exemplu: cineva căruia îi lipsește această mentalitate de automatizare va lua în considerare automatizarea doar atunci când i se prezintă o problemă. În schimb, cineva cu o mentalitate de automatizare se gândește mereu la modul în care automatizarea îl poate ajuta să facă mai mult și într-un mediu mai bun. Mai mult pentru mai puțin (resurse, timp, efort).
Cum să dezvolți o mentalitate de automatizare
Dezvoltarea unei mentalități de automatizare începe cu examinarea proceselor de lucru și evaluarea modului în care automatizarea poate optimiza operațiunile, accelera creșterea, crește fiabilitatea și multe altele.
Există trei calități principale care trebuie căutate într-o sarcină; dacă detectați cel puțin una dintre acestea, sarcina respectivă ar trebui automatizată:
De rutinăMunca care absoarbe mintea, cum ar fi copy/paste și introducerea de date. În astfel de activități, nu contează dacă sunt efectuate de unul singur.
Fragil: Lucrul este foarte supus erorii umane, cum ar fi greșelile de scriere sau pașii uitați.
ZiarSarcini recurente, cum ar fi memento-urile și răspunsurile automate.
Odată ce ați detectat aceste calități în sarcinile obișnuite din activitatea dumneavoastră, vă puteți gândi cum să utilizați automatizarea pentru a îmbunătăți modul în care acestea sunt efectuate.
De asemenea, vă puteți evalua munca în funcție de aplicațiile pe care le utilizați și de modul în care le utilizați, pentru a determina dacă aceste sarcini se încadrează în cadrul de rutină, fragil și periodic descris mai sus. Este doar un mod diferit de a vă privi munca.
FormulareFormulare: destinate colectării de informații de la clienți, potențiali clienți sau coechipieri. Automatizarea care pornește de la aceste formulare poate declanșa acțiuni precum stocarea de date, trimiterea de date sau notificarea persoanelor pe baza anumitor condiții.
Foi de calcul: Foile de calcul și bazele de date pot prelua informații dintr-o varietate de surse, le pot stoca pentru analiză și referință și pot oferi membrilor echipei un punct de plecare pentru distribuirea sarcinilor sau validarea datelor înainte de trimiterea informațiilor către o altă destinație.
Acțiuni de notificare: Automatizare pentru a notifica un membru al echipei (sau pe sine însuși), prin intermediul unei aplicații de chat sau al instrumentului preferat de gestionare a sarcinilor, atunci când ceva este gata pentru un pas următor sau când o acțiune trebuie să fie întreprinsă de partea notificată.
Creați obiceiuri de automatizare
Există șase obiceiuri care vă pot ajuta să faceți ca automatizarea să creeze cu adevărat valoare pentru afacerea dumneavoastră.
1. Începeți cu puțin (metodologia spirală)
Mulți oameni fac greșeala de a încerca să automatizeze totul prea repede atunci când își încep călătoria de automatizare. Automatizarea este un proces și o abilitate care se învață prin practică.
Vă recomandăm să începeți întotdeauna cu o provocare de lucru simplă, dar foarte utilă, și să mergeți întotdeauna de la mai puțin la mai mult, de la simplu la complex.
2. Educă-ți echipa și răspândește mentalitatea automatizării.
Importanța obținerii obiceiului de a educa și de a răspândi acest mod de gândire este că automatizarea este mult mai valoroasă atunci când toată lumea o folosește.
Faptul că o întreagă echipă, și nu doar liderul acesteia, automatizează economisește de trei ori mai mult timp și energie. În plus, echipa are o înțelegere mult mai bună a sarcinilor zilnice și a fluxurilor de lucru, care nu sunt întotdeauna vizibile pentru conducere.
Educându-vă echipa și insuflându-i mentalitatea automatizării, le dați posibilitatea să își facă munca mai eficientă și, în multe cazuri, mai plăcută.
3. Întrebări cumnu care
În loc să vă întrebați cine va face munca, concentrați-vă asupra modului în care aceasta va fi făcută. Odată ce ați aprofundat procesul de lucru real, veți detecta care sunt etapele care pot fi automatizate.
De exemplu, dacă doriți să generați un proces de vânzări care să atribuie clienți potențiali: mai întâi identificați toți pașii pe care trebuie să îi urmați, apoi obțineți informații de pe site-ul dvs. web, transferați informațiile despre noul client potențial în instrumentul dvs. CRM, adăugați noul client potențial în lista dvs. de distribuție și atribuiți-l unui reprezentant de vânzări.
4. Măsurați în avans economiile în timp și bani.
Atunci când decideți cât de mulți bani doriți să cheltuiți pentru automatizare, luați în considerare costurile pe care le presupune ca un om să facă munca manual, costurile erorilor umane și costurile fluctuației de personal.
Trebuie să vă stabiliți așteptările, deoarece automatizarea este un proces. Ca începător în domeniu, acesta poate părea complicat și adesea durează mai mult decât se aștepta. Nu-i nimic! Merită să vă faceți timp pentru a vă configura corect propriile fluxuri de automatizare.
5. Crearea unei culturi a automatizării
Faceți din automatizare un subiect despre care vorbiți în mod regulat. Tratați-o ca pe un subiect de discuție recurent în cadrul reuniunilor echipei dumneavoastră. Este util să puneți întrebări precum: La ce vă petreceți cel mai mult timp? Unde se produc erorile? Ce sarcini vă îngroziți să faceți zilnic, săptămânal, lunar?
Nu uitați să comentați câștigurile pe care le obțineți prin automatizare. Evidențiați succesele.
6. Aveți întotdeauna la îndemână povești de succes
Una dintre principalele virtuți ale automatizării este că o puteți implementa și apoi uita de ea, deoarece își face întotdeauna treaba în fundal. Cu toate acestea, dacă automatizarea sfârșește prin a fi considerată de la sine înțeleasă, deoarece își pierde vizibilitatea și importanța, s-ar putea să vă fie greu să o justificați.
Pentru a evita această problemă, ar trebui să aveți povești de succes, exemple care să dovedească modul în care automatizarea a adus beneficii multiple, gata să fie împărtășite în orice moment. Aveți un exemplu care să se concentreze pe automatizarea în relația cu clienții și altul pe automatizarea back-office.
Este esențial să comunicați valoarea automatizării, astfel încât aceasta să poată continua să se dezvolte în cadrul afacerii dumneavoastră.
