Au fil du temps, nous avons appris de nombreuses stratégies pour tirer le meilleur parti de l'automatisation, et elles découlent toutes d'une même façon de penser : l'état d'esprit de l'automatisation.
Qu'est-ce que l'automatisation ? Il s'agit de mettre en place des systèmes qui fonctionnent tout seuls, afin de libérer du temps que vous pouvez consacrer à des activités qui ajoutent de la valeur à votre travail.
Dans MasterBase®, l'automatisation commence par une tâche spécifique que le client souhaite voir exécutée de manière plus efficace, ce qui se traduit ensuite par une ou plusieurs actions, toutes exécutées dans les applications qu'il utilise pour effectuer le travail.
Qu'est-ce que la mentalité de l'automatisation ? Il s'agit d'une approche qui place l'automatisation au cœur de toutes les activités. Plutôt que d'être une réflexion après coup, l'automatisation est un élément essentiel de la gestion des ressources humaines. penserNous montrons constamment et de manière proactive comment l'automatisation peut optimiser chaque processus de travail.
Par exemple : une personne qui n'a pas cet état d'esprit d'automatisation n'envisagera l'automatisation que lorsqu'elle sera confrontée à un problème. En revanche, une personne qui a l'esprit d'automatisation pense toujours à la façon dont l'automatisation peut l'aider à faire plus et dans un meilleur environnement. Plus pour moins (ressources, temps, efforts).
Comment développer un état d'esprit d'automatisation
Le développement d'une mentalité d'automatisation commence par l'examen de vos processus de travail et l'évaluation de la manière dont l'automatisation peut optimiser les opérations, accélérer la croissance, augmenter la fiabilité et plus encore.
Il y a trois qualités principales à rechercher dans une tâche ; si vous détectez au moins l'une d'entre elles, cette tâche devrait être automatisée :
RoutineLes travaux abrutissants tels que le copier/coller et la saisie de données. Dans ce type d'activités, il importe peu qu'elles soient effectuées par soi-même.
FragileLe travail est très sujet à l'erreur humaine, comme les fautes de frappe ou les étapes oubliées.
JournalTâches récurrentes, telles que les rappels et les réponses automatiques.
Une fois que vous avez détecté ces qualités dans les tâches courantes de votre travail, vous pouvez réfléchir à la manière d'utiliser l'automatisation pour améliorer la façon dont elles sont exécutées.
Vous pouvez également évaluer votre travail en fonction des applications que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez, afin de déterminer si ces tâches s'inscrivent dans le cadre de la routine, de la fragilité et de la périodicité décrit ci-dessus. Il s'agit simplement d'une autre façon d'envisager votre travail.
FormulairesFormulaires : destinés à recueillir des informations auprès de clients, de clients potentiels ou de coéquipiers. L'automatisation qui commence avec ces formulaires peut déclencher des actions telles que le stockage de données, l'envoi de données ou la notification de personnes en fonction de certaines conditions.
Feuilles de calcul : Les feuilles de calcul et les bases de données peuvent recueillir des informations provenant de diverses sources, les stocker à des fins d'analyse et de référence et servir de point de départ aux membres de l'équipe pour répartir le travail ou valider les données avant d'envoyer les informations à une autre destination.
Actions de notification : Automatisation permettant de notifier à un membre de l'équipe (ou à soi-même), via une application de chat ou votre outil de gestion des tâches préféré, que quelque chose est prêt pour une prochaine étape ou qu'une action doit être entreprise par la partie notifiée.
Créer des habitudes d'automatisation
Six habitudes peuvent vous aider à faire en sorte que l'automatisation crée réellement de la valeur pour votre entreprise.
1) Commencer petit (méthodologie en spirale)
De nombreuses personnes commettent l'erreur d'essayer de tout automatiser trop tôt lorsqu'elles commencent leur parcours d'automatisation. L'automatisation est un processus et une compétence qui s'acquiert par la pratique.
Nous recommandons de toujours commencer par un défi simple mais très utile, et de toujours aller de moins en plus, de simple à complexe.
2. Sensibilisez votre équipe et diffusez la mentalité de l'automatisation.
Il est important de prendre l'habitude d'éduquer et de diffuser cette façon de penser, car l'automatisation est beaucoup plus précieuse lorsque tout le monde l'utilise.
Le fait que toute une équipe, et pas seulement son chef, automatise permet d'économiser trois fois plus de temps et d'énergie. En outre, l'équipe a une bien meilleure compréhension des tâches quotidiennes et des flux de travail, qui ne sont pas toujours visibles pour la direction.
En formant votre équipe et en lui inculquant l'état d'esprit de l'automatisation, vous lui donnez les moyens de rendre son travail plus efficace et, dans de nombreux cas, plus agréable.
3. La question commentnon qui
Au lieu de vous demander qui fera le travail, concentrez-vous sur la manière dont il sera effectué. Une fois que vous aurez approfondi le processus de travail réel, vous détecterez les étapes qui peuvent être automatisées.
Par exemple, si vous souhaitez créer un processus de vente qui attribue des prospects : identifiez d'abord toutes les étapes à suivre, puis récupérez des informations sur votre site web, transférez ces nouvelles informations dans votre outil de gestion de la relation client, ajoutez le nouveau prospect à votre liste de diffusion et attribuez-le à un représentant commercial.
4. Mesurer à l'avance les économies de temps et d'argent.
Lorsque vous décidez du montant que vous souhaitez consacrer à l'automatisation, tenez compte des coûts liés à l'exécution manuelle du travail par un employé, des coûts liés à l'erreur humaine et des coûts liés à la rotation du personnel.
Vous devez définir vos attentes, car l'automatisation est un processus. En tant que novice en la matière, cela peut sembler compliqué et prend souvent plus de temps que prévu. Ce n'est pas grave ! Cela vaut la peine de prendre le temps de configurer correctement vos propres flux de travail automatisés.
5. Créer une culture de l'automatisation
Faites de l'automatisation un sujet dont vous parlez régulièrement. Traitez-la comme un point de discussion récurrent dans vos réunions d'équipe. Il est utile de poser des questions telles que : Sur quoi passez-vous le plus de temps ? Où se produisent les erreurs ? Quelles sont les tâches que vous redoutez d'accomplir chaque jour, chaque semaine, chaque mois ?
Veillez à commenter les gains réalisés grâce à l'automatisation. Mettez en avant les réussites.
6. Toujours avoir des exemples de réussite à portée de main
L'une des principales vertus de l'automatisation est que vous pouvez la mettre en œuvre et l'oublier ensuite, car elle fait toujours le travail en arrière-plan. Toutefois, si l'automatisation finit par être considérée comme allant de soi parce qu'elle perd de sa visibilité et de son importance, vous pourriez avoir du mal à la justifier.
Pour éviter ce problème, vous devez avoir des exemples de réussite, des exemples qui prouvent que l'automatisation a apporté de multiples avantages, prêts à être partagés à tout moment. Il faut avoir un exemple qui se concentre sur l'automatisation de la relation avec les clients et un autre sur l'automatisation du back-office.
Il est essentiel de communiquer sur la valeur de l'automatisation afin qu'elle puisse continuer à se développer dans votre entreprise.
