Over tid har vi lært oss mange strategier for å få mest mulig ut av automatiseringen, og de stammer alle fra én måte å tenke på: automatiseringstankegangen.
Hva er automatisering? Det handler om å sette opp systemer som går av seg selv, slik at du får frigjort tid som du kan bruke på aktiviteter som gir mer verdi til arbeidet ditt.
I MasterBase® starter automatiseringen med en spesifikk oppgave som kunden ønsker å få utført mer effektivt, og som deretter resulterer i en eller flere handlinger, som alle utføres i applikasjonene de bruker til å utføre jobben.
Hva er automatiseringsmentaliteten? Det er en strategi som setter automatisering i sentrum for all aktivitet. I stedet for at automatisering blir en ettertanke, er det trorVi viser kontinuerlig og proaktivt hvordan automatisering kan optimalisere alle arbeidsprosesser.
For eksempel: En person som ikke har denne automatiseringsinnstillingen, vil bare vurdere automatisering når han eller hun står overfor et problem. En person med et automatiseringstankegang tenker derimot alltid på hvordan automatisering kan hjelpe dem med å gjøre mer og i et bedre miljø. Mer for mindre (ressurser, tid, innsats).
Hvordan utvikle et automatiseringstankegang
Å utvikle et automatiseringstankegang starter med å se på arbeidsprosessene dine og evaluere hvordan automatisering kan optimalisere driften, akselerere veksten, øke påliteligheten og mye mer.
Det er tre hovedkvaliteter å se etter i en oppgave; hvis du oppdager minst én av dem, bør oppgaven automatiseres:
RutineSlitsomt arbeid som kopiering/liming og dataregistrering. I slike aktiviteter spiller det liten rolle om man gjør dem selv.
Skjør: Arbeidet er svært utsatt for menneskelige feil, for eksempel skrivefeil eller glemte trinn.
AvisTilbakevendende oppgaver, for eksempel påminnelser og autosvar.
Når du har oppdaget disse kvalitetene i vanlige arbeidsoppgaver, kan du tenke på hvordan du kan bruke automatisering til å forbedre måten de utføres på.
Du kan også evaluere arbeidet ditt ut fra hvilke programmer du bruker og hvordan du bruker dem, for å finne ut om disse oppgavene passer inn i de rutinemessige, skjøre og periodiske rammene som er beskrevet ovenfor. Det er bare en annen måte å se på arbeidet ditt på.
SkjemaerSkjemaer: Skjemaer er beregnet på å samle inn informasjon fra kunder, potensielle kunder eller samarbeidspartnere. Automatiseringen som starter med disse skjemaene, kan utløse handlinger som lagring av data, sending av data eller varsling av personer basert på bestemte betingelser.
Regneark: Regneark og databaser kan ta imot informasjon fra en rekke ulike kilder, lagre den for analyse og referanse, og gi teammedlemmene et utgangspunkt for å fordele arbeid eller validere data før de sender informasjonen til en annen destinasjon.
Varslingshandlinger: Automatisering for å varsle et teammedlem (eller seg selv), via en chat-applikasjon eller ditt foretrukne oppgavehåndteringsverktøy, når noe er klart for neste trinn eller en handling må utføres av den varslede parten.
Skap vaner for automatisering
Det er seks vaner som kan hjelpe deg med å få automatisering til å skape verdi for virksomheten din.
1. Begynn i det små (spiralmetodikk)
Mange gjør den feilen at de prøver å automatisere alt for tidlig når de starter sin automatiseringsreise. Automatisering er en prosess og en ferdighet som læres ved å gjøre det.
Vi anbefaler alltid å starte med en enkel, men svært nyttig arbeidsoppgave, og alltid gå fra mindre til mer, fra enkelt til komplekst.
2. Lær opp teamet ditt og spre automatiseringsmentaliteten.
Viktigheten av å gjøre det til en vane å utdanne og spre denne tankegangen er at automatisering blir mye mer verdifull når alle bruker den.
Det faktum at et helt team, og ikke bare lederen, automatiserer, sparer tre ganger så mye tid og energi. I tillegg har teamet en mye bedre forståelse av daglige oppgaver og arbeidsflyter, som ikke alltid er synlige for ledelsen.
Ved å utdanne teamet ditt og gi dem en automatiseringsinnstilling, gir du dem muligheten til å gjøre arbeidet mer effektivt og i mange tilfeller også morsommere.
3. Spørsmål hvordannei som
I stedet for å spørre hvem som skal gjøre arbeidet, bør du fokusere på hvordan det skal gjøres. Når du går dypere inn i selve arbeidsprosessen, vil du oppdage hvilke trinn som kan automatiseres.
Hvis du for eksempel ønsker å generere en salgsprosess som tildeler leads: Først identifiserer du alle trinnene du må ta, deretter henter du informasjon fra nettstedet ditt, overfører den nye leadinformasjonen til CRM-verktøyet ditt, legger til det nye leadet i adresselisten og tildeler det til en salgsrepresentant.
4. Mål tids- og pengebesparelser på forhånd
Når du skal bestemme hvor mye penger du vil bruke på automatisering, må du ta hensyn til kostnadene ved å la et menneske gjøre arbeidet manuelt, kostnadene ved menneskelige feil og kostnadene ved gjennomtrekk av ansatte.
Du må sette forventninger, for automatisering er en prosess. Som nybegynner på området kan dette virke komplisert og ofte ta lengre tid enn forventet. Det er OK! Det er verdt å ta seg tid til å sette opp dine egne automatiseringsarbeidsflyter på riktig måte.
5. Skap en kultur for automatisering
Gjør automatisering til noe dere snakker om regelmessig. Gjør det til et tilbakevendende diskusjonspunkt på teammøtene. Det er nyttig å stille spørsmål som: Hva bruker dere mest tid på? Hvor oppstår feilene? Hvilke oppgaver gruer dere dere til å gjøre hver dag, hver uke eller hver måned?
Husk å kommentere gevinstene du oppnår ved å automatisere. Fremhev suksesser.
6. Ha alltid suksesshistorier tilgjengelig
En av de viktigste fordelene med automatisering er at du kan implementere den og deretter glemme den, fordi den alltid gjør jobben i bakgrunnen. Men hvis automatiseringen ender opp med å bli tatt for gitt fordi den blir mindre synlig og fremtredende, kan det være vanskelig å rettferdiggjøre den.
For å unngå dette problemet bør du ha suksesshistorier, eksempler som viser hvordan automatisering har gitt flere fordeler, klare til å deles til enhver tid. Ha ett eksempel som fokuserer på automatisering av kundekontakt og et annet på automatisering av backoffice.
Det er viktig å kommunisere verdien av automatisering, slik at den kan fortsette å øke i virksomheten.
