I tidens løb har vi lært mange strategier til at få mest muligt ud af automatisering, og de stammer alle fra én måde at tænke på: automatiseringstankegangen.
Hvad er automatisering? Det handler om at etablere systemer, der kører af sig selv, så du kan frigøre tid, som du kan bruge på aktiviteter, der giver dit arbejde mere værdi.
I MasterBase® starter automatisering med en specifik opgave, som kunden ønsker udført mere effektivt, og som derefter resulterer i en eller flere handlinger, som alle udføres i de applikationer, de bruger til at udføre jobbet.
Hvad er nu automatiseringsmentaliteten? Det er en, der holder automatisering i centrum for alle aktiviteter. I stedet for at automatisering er en eftertanke, er det tænkeVi viser konstant og proaktivt, hvordan automatisering kan optimere alle arbejdsprocesser.
F.eks. vil en person, der ikke har denne automatiseringstankegang, kun overveje automatisering, når vedkommende står over for et problem. I modsætning hertil tænker en person med et automatiseringstankesæt altid på, hvordan automatisering kan hjælpe dem med at gøre mere og i et bedre miljø. Mere for mindre (ressourcer, tid, indsats).
Sådan udvikler du et automatiseringstankesæt
At udvikle et automatiseringstankesæt starter med at se på dine arbejdsprocesser og evaluere, hvordan automatisering kan optimere driften, fremskynde væksten, øge pålideligheden og meget mere.
Der er tre hovedkvaliteter, man skal kigge efter i en opgave; hvis man opdager mindst én af dem, bør opgaven automatiseres:
RutineNedslidende arbejde som copy/paste og dataindtastning. I aktiviteter som disse gør det ikke den store forskel, om man gør det selv.
Skrøbelig: Arbejdet er meget udsat for menneskelige fejl, f.eks. tastefejl eller glemte trin.
AvisTilbagevendende opgaver, f.eks. påmindelser og autosvar.
Når du har fundet disse kvaliteter i almindelige opgaver i dit arbejde, kan du overveje, hvordan du kan bruge automatisering til at forbedre den måde, de udføres på.
Du kan også evaluere dit arbejde ud fra de programmer, du bruger, og hvordan du bruger dem, for at afgøre, om disse opgaver passer ind i de rutinemæssige, skrøbelige og periodiske rammer, der er beskrevet ovenfor. Det er bare en anden måde at se på dit arbejde på.
FormularerFormularer: Beregnet til at indsamle oplysninger fra kunder, potentielle kunder eller holdkammerater. Automatiseringen, der starter med disse formularer, kan udløse handlinger som f.eks. lagring af data, afsendelse af data eller underretning af folk baseret på bestemte betingelser.
Regneark: Regneark og databaser kan tage oplysninger fra en række forskellige kilder, gemme dem til analyse og reference og give teammedlemmerne et udgangspunkt for at fordele arbejdet eller validere data, før de sender oplysningerne videre til en anden destination.
Meddelelseshandlinger: Automatisering til at underrette et teammedlem (eller sig selv) via en chatapplikation eller dit foretrukne værktøj til opgavestyring, når noget er klar til næste trin, eller når den underrettede part skal foretage en handling.
Skab vaner med automatisering
Der er seks vaner, som kan hjælpe dig med at få automatisering til virkelig at skabe værdi for din virksomhed.
1. Start i det små (spiralmetode)
Mange begår den fejl, at de forsøger at automatisere alt for hurtigt, når de starter deres automatiseringsrejse. Automatisering er en proces og en færdighed, som man lærer ved at gøre det.
Vi anbefaler, at man altid starter med en enkel, men meget nyttig arbejdsopgave, og at man altid går fra mindre til mere, fra enkelt til komplekst.
2. Uddan dit team, og spred automatiseringsmentaliteten.
Det er vigtigt at gøre det til en vane at uddanne og udbrede denne tankegang, for automatisering er meget mere værdifuld, når alle bruger den.
Det faktum, at det er et helt team og ikke kun lederen, der automatiserer, sparer tre gange så meget tid og energi. Desuden har teamet en meget bedre forståelse af de daglige opgaver og arbejdsgange, som ikke altid er synlige for ledelsen.
Ved at uddanne dit team og give dem en automatiserings-tankegang giver du dem mulighed for at gøre deres arbejde mere effektivt og i mange tilfælde også sjovere.
3. Spørgsmål hvordannej der
I stedet for at spørge, hvem der skal udføre arbejdet, skal du fokusere på, hvordan det skal gøres. Når du graver dybere ned i den faktiske arbejdsproces, vil du opdage, hvilke trin der kan automatiseres.
Hvis du f.eks. vil skabe en salgsproces, der tildeler leads: Identificer først alle de trin, du skal tage, hent derefter oplysninger fra dit website, overfør de nye leadoplysninger til dit CRM-værktøj, tilføj det nye lead til din mailingliste, og tildel det til en salgsrepræsentant.
4. Mål besparelserne i tid og penge på forhånd.
Når du beslutter, hvor mange penge du vil bruge på automatisering, skal du overveje omkostningerne ved at få et menneske til at udføre arbejdet manuelt, omkostningerne ved menneskelige fejl og omkostningerne ved medarbejderudskiftning.
Du er nødt til at sætte forventninger, for automatisering er en proces. Som nybegynder på området kan det virke kompliceret og ofte tage længere tid end forventet. Det er OK! Det er værd at tage sig tid til at sætte sine egne automatiseringsworkflows korrekt op.
5. Skab en kultur for automatisering
Gør automatisering til noget, I taler om regelmæssigt. Behandl det som et tilbagevendende diskussionsemne på jeres teammøder. Det er nyttigt at stille spørgsmål som: Hvad bruger du mest tid på? Hvor opstår fejlene? Hvilke opgaver frygter du at udføre på daglig, ugentlig og månedlig basis?
Sørg for at kommentere de gevinster, du opnår ved at automatisere. Fremhæv succeser.
6. Hav altid succeshistorier ved hånden
En af de største fordele ved automatisering er, at du kan implementere den og derefter glemme alt om den, fordi den altid gør arbejdet i baggrunden. Men hvis automatisering ender med at blive taget for givet, fordi den mister synlighed og fremtrædende plads, kan det være svært at retfærdiggøre.
For at undgå dette problem bør du have succeshistorier, eksempler, der viser, hvordan automatisering har givet flere fordele, klar til at blive delt hele tiden. Hav et eksempel, der fokuserer på kundeorienteret automatisering, og et andet på backoffice-automatisering.
Det er vigtigt at kommunikere værdien af automatisering, så den kan blive ved med at vokse i din virksomhed.
