Со временем мы узнали множество стратегий, позволяющих максимально эффективно использовать автоматизацию, и все они основаны на одном способе мышления - мышлении, основанном на автоматизации.
Что такое автоматизация? Речь идет о создании систем, которые работают сами по себе, высвобождая время, которое вы можете потратить на деятельность, повышающую ценность вашей работы.
В MasterBase® автоматизация начинается с конкретной задачи, которую заказчик хочет выполнить более эффективно и результативно, что приводит к появлению одного или нескольких действий, которые выполняются в приложениях, используемых для выполнения работы.
Что такое автоматизация? В ней автоматизация занимает центральное место во всей деятельности. Вместо того, чтобы автоматизация была "после", она подумайтеМы постоянно и активно показываем, как автоматизация может оптимизировать каждый рабочий процесс.
Например, тот, кто не обладает мышлением автоматизации, будет думать об автоматизации только тогда, когда столкнется с проблемой. Напротив, человек с мышлением, ориентированным на автоматизацию, всегда думает о том, как автоматизация может помочь ему сделать больше и в лучших условиях. Больше за меньшие деньги (ресурсы, время, усилия).
Как развить мышление, ориентированное на автоматизацию
Развитие мышления, ориентированного на автоматизацию, начинается с изучения ваших рабочих процессов и оценки того, как автоматизация может оптимизировать операции, ускорить рост, повысить надежность и многое другое.
Есть три основных качества, которые следует искать в задаче; если вы обнаружите хотя бы одно из них, задачу следует автоматизировать:
РутинаСкучная работа, такая как копирование/вставка и ввод данных. Для таких работ нет разницы, выполняются ли они в одиночку.
Хрупкое: Работа очень подвержена человеческим ошибкам, таким как опечатки или забытые шаги.
ГазетаПовторяющиеся задачи, такие как напоминания и автоответы.
Обнаружив эти качества у распространенных задач в вашей работе, вы можете подумать о том, как использовать автоматизацию для улучшения их выполнения.
Вы также можете оценить свою работу по приложениям, которые вы используете, и по тому, как вы их используете, чтобы определить, вписываются ли эти задачи в рамки рутины, нестабильности и периодичности, описанные выше. Это просто другой способ взглянуть на свою работу.
ФормыФормы: предназначены для сбора информации от клиентов, потенциальных клиентов или членов команды. Автоматизация, которая начинается с этих форм, может запускать такие действия, как сохранение данных, отправка данных или уведомление людей на основе определенных условий.
Электронные таблицы: Электронные таблицы и базы данных позволяют получать информацию из различных источников, хранить ее для анализа и справок, а также служить отправной точкой для распределения работы между членами команды или проверки данных перед отправкой информации по назначению.
Действия по уведомлению: Автоматизация уведомления члена команды (или самого себя) через чат или предпочитаемый вами инструмент управления задачами, когда что-то готово к следующему шагу или необходимо выполнить действие, о котором уведомлена сторона.
Создайте привычку к автоматизации
Существует шесть привычек, которые помогут вам сделать так, чтобы автоматизация действительно приносила пользу вашему бизнесу.
1. начните с малого (спиральная методология)
Многие люди совершают ошибку, пытаясь автоматизировать все слишком быстро, когда они начинают свой путь автоматизации. Автоматизация - это процесс и навык, который приобретается в процессе работы.
Мы рекомендуем всегда начинать с простой, но очень полезной задачи, и всегда идти от меньшего к большему, от простого к сложному.
2. Обучите свою команду и распространите менталитет автоматизации.
Важно привить привычку к обучению и распространению такого образа мышления: автоматизация гораздо ценнее, когда ее используют все.
Тот факт, что автоматизацией занимается вся команда, а не только ее руководитель, экономит в три раза больше времени и сил. Кроме того, команда гораздо лучше понимает ежедневные задачи и рабочие процессы, которые не всегда видны руководству.
Обучая своих сотрудников и прививая им навыки автоматизации, вы даете им возможность сделать свою работу более эффективной и, во многих случаях, более приятной.
3. Вопрос какнет кто
Вместо того чтобы спрашивать, кто будет выполнять работу, сосредоточьтесь на том, как она будет выполняться. Как только вы углубитесь в реальный рабочий процесс, вы обнаружите, какие этапы можно автоматизировать.
Например, если вы хотите разработать процесс продаж, в котором будут назначаться ведущие: сначала определите все шаги, которые необходимо предпринять, затем получите информацию с вашего сайта, передайте ее в CRM, добавьте нового ведущего в список рассылки и назначьте его торговым представителем.
4. Заранее измерьте экономию времени и денег.
Решая, сколько денег вы хотите потратить на автоматизацию, учитывайте затраты на то, чтобы человек выполнял работу вручную, затраты на человеческие ошибки и текучесть кадров.
Вам нужно определиться с ожиданиями, потому что автоматизация - это процесс. Новичку в этой области он может показаться сложным и часто занимает больше времени, чем ожидалось. Это нормально! Стоит потратить время, чтобы правильно настроить свои рабочие процессы автоматизации.
5. Создайте культуру автоматизации
Сделайте автоматизацию тем, о чем вы регулярно говорите. Рассматривайте ее как постоянный пункт обсуждения на собраниях вашей команды. Полезно задавать такие вопросы, как: на что вы тратите больше всего времени? Где происходят ошибки? Какие задачи вам не нравится выполнять ежедневно, еженедельно, ежемесячно?
Обязательно прокомментируйте, каких успехов вы добились благодаря автоматизации. Подчеркивайте успехи.
6. Всегда имейте под рукой истории успеха
Одно из главных достоинств автоматизации заключается в том, что вы можете внедрить ее и забыть о ней, поскольку она всегда выполняет работу в фоновом режиме. Однако если в итоге автоматизация станет восприниматься как нечто само собой разумеющееся, поскольку потеряет видимость и значимость, вам будет трудно ее оправдать.
Чтобы избежать этой проблемы, у вас должны быть истории успеха, примеры, доказывающие, что автоматизация принесла множество преимуществ, готовые к распространению в любое время. Один пример должен быть посвящен автоматизации работы с клиентами, а другой - автоматизации бэк-офиса.
Очень важно донести до людей ценность автоматизации, чтобы она продолжала расширяться в вашем бизнесе.
