V průběhu času jsme se naučili mnoho strategií, jak co nejlépe využít automatizaci, a všechny vycházejí z jednoho způsobu myšlení: z myšlení o automatizaci.
Co je automatizace? Jde o nastavení systémů, které fungují samy o sobě, abyste si uvolnili čas, který můžete věnovat činnostem, jež přinášejí větší přidanou hodnotu vaší práci.
Automatizace v systému MasterBase® začíná konkrétním úkolem, který chce zákazník provádět efektivněji a účinněji, což následně vyústí v jednu nebo více akcí, které se provedou v aplikacích, jež zákazník používá k provádění daného úkolu.
Jaká je nyní mentalita automatizace? Je to takový systém, který udržuje automatizaci v jádru všech činností. Místo toho, aby automatizace byla dodatečnou záležitostí, je to thinkNeustále a aktivně ukazujeme, jak automatizace může optimalizovat každý pracovní proces.
Například: člověk, kterému chybí automatizační myšlení, bude o automatizaci uvažovat pouze v případě, že se setká s problémem. Naproti tomu člověk s automatizačním myšlením vždy přemýšlí o tom, jak mu automatizace může pomoci udělat více a v lepším prostředí. Více za méně (zdrojů, času, úsilí).
Jak rozvíjet automatizační myšlení
Rozvoj automatizačního myšlení začíná tím, že se podíváte na své pracovní procesy a vyhodnotíte, jak může automatizace optimalizovat provoz, urychlit růst, zvýšit spolehlivost a další.
Existují tři hlavní vlastnosti, které je třeba u úlohy hledat; pokud zjistíte alespoň jednu z nich, měla by být úloha automatizována:
Rutinníduševně náročná práce, jako je kopírování/vkládání a zadávání dat. Při těchto činnostech není příliš důležité, zda je vykonává člověk sám.
Křehké: Práce velmi podléhá lidským chybám, jako jsou překlepy nebo zapomenuté kroky.
NovinyOpakující se úlohy, jako jsou upomínky a automatické odpovědi.
Jakmile zjistíte tyto vlastnosti běžných pracovních úkolů, můžete přemýšlet o tom, jak pomocí automatizace zlepšit jejich provádění.
Svou práci můžete také hodnotit podle aplikací, které používáte, a podle toho, jak je používáte, abyste zjistili, zda tyto úkoly spadají do výše popsaného rámce rutinních, křehkých a periodických úkolů. Je to jen jiný způsob pohledu na vaši práci.
FormulářeFormuláře: Slouží ke shromažďování informací od zákazníků, potenciálních zákazníků nebo členů týmu. Automatizace, která se spouští pomocí těchto formulářů, může spouštět akce, jako je ukládání dat, odesílání dat nebo upozorňování osob na základě určitých podmínek.
Tabulky: Tabulky a databáze mohou přebírat informace z různých zdrojů, ukládat je pro účely analýzy a referencí a poskytovat členům týmu výchozí bod pro rozdělení práce nebo ověření dat před odesláním informací jinam.
Oznamovací akce: Automatizace pro upozornění člena týmu (nebo sebe sama) prostřednictvím chatovací aplikace nebo preferovaného nástroje pro správu úkolů, když je něco připraveno k dalšímu kroku nebo když je třeba, aby upozorněná strana provedla nějakou akci.
Vytvoření návyků automatizace
Existuje šest návyků, které vám pomohou, aby automatizace skutečně vytvářela hodnotu pro vaši firmu.
1. Začněte v malém (spirálová metodika)
Mnoho lidí dělá tu chybu, že se na začátku své cesty k automatizaci snaží automatizovat vše příliš brzy. Automatizace je proces a dovednost, která se učí praxí.
Doporučujeme vždy začít jednoduchou, ale velmi užitečnou pracovní výzvou a vždy postupovat od menšího k většímu, od jednoduchého ke složitému.
2. Vzdělávejte svůj tým a rozšiřujte myšlení o automatizaci.
Důležité je osvojit si a šířit tento způsob myšlení, protože automatizace je mnohem cennější, když ji používají všichni.
Skutečnost, že automatizuje celý tým, a ne jen jeho vedoucí, šetří třikrát více času a energie. Kromě toho tým mnohem lépe rozumí každodenním úkolům a pracovním postupům, které nejsou pro vedení vždy viditelné.
Vzděláváním svého týmu a vštěpováním mu myšlení o automatizaci mu umožníte, aby jeho práce byla efektivnější a v mnoha případech i příjemnější.
3. Otázka jakne kdo
Místo toho, abyste se ptali, kdo bude práci vykonávat, zaměřte se na to, jak ji bude vykonávat. Jakmile proniknete hlouběji do skutečného pracovního procesu, zjistíte, které kroky lze automatizovat.
Chcete-li například vytvořit prodejní proces, který přiřazuje potenciální zákazníky: Nejprve určete všechny kroky, které je třeba provést, poté získejte informace z webových stránek, přeneste tyto nové informace o potenciálních zákaznících do nástroje CRM, přidejte nové potenciální zákazníky do seznamu adresátů a přiřaďte je obchodnímu zástupci.
4. Předem změřte časové a finanční úspory
Při rozhodování, kolik peněz chcete vynaložit na automatizaci, zvažte náklady na ruční práci člověka, náklady na lidské chyby a náklady na fluktuaci zaměstnanců.
Je třeba nastavit očekávání, protože automatizace je proces. Jako nováčkovi v této oblasti se to může zdát složité a často to trvá déle, než se očekávalo. To je v pořádku! Stojí za to věnovat čas správnému nastavení vlastních pracovních postupů automatizace.
5. Vytvoření kultury automatizace
Začněte o automatizaci pravidelně mluvit. Věnujte jí pozornost na schůzkách svého týmu. Je užitečné klást otázky typu: Čemu věnujete nejvíce času? Kde se vyskytují chyby? Jaké úkoly se bojíte dělat denně, týdně, měsíčně?
Nezapomeňte komentovat přínosy, kterých jste dosáhli díky automatizaci. Zdůrazněte úspěchy.
6. Mějte vždy po ruce příběhy o úspěchu
Jednou z hlavních předností automatizace je, že ji můžete implementovat a pak na ni zapomenout, protože práci vždy odvede na pozadí. Pokud se však automatizace nakonec stane samozřejmostí, protože ztratí na viditelnosti a důležitosti, může se stát, že ji budete jen těžko ospravedlňovat.
Abyste se tomuto problému vyhnuli, měli byste mít vždy připravené příklady úspěchů, které dokazují, jak automatizace přinesla řadu výhod. Mějte jeden příklad, který se zaměřuje na automatizaci směrem k zákazníkům, a druhý na automatizaci back-office.
Je nezbytné informovat o hodnotě automatizace, aby se ve vaší firmě i nadále rozšiřovala.
