Z biegiem czasu nauczyliśmy się wielu strategii maksymalnego wykorzystania automatyzacji, a wszystkie one wynikają z jednego sposobu myślenia: nastawienia na automatyzację.
Czym jest automatyzacja? Chodzi o skonfigurowanie systemów, które działają same, aby zwolnić czas, który można poświęcić na działania, które dodają więcej wartości do pracy.
W MasterBase® automatyzacja rozpoczyna się od konkretnego zadania, które klient chce wykonać wydajniej i skuteczniej, co następnie skutkuje jedną lub kilkoma akcjami, z których wszystkie są wykonywane w aplikacjach używanych do wykonywania pracy.
Jaka jest teraz mentalność automatyzacji? To taki, który utrzymuje automatyzację w centrum wszystkich działań. Zamiast automatyzacji, która jest tylko refleksją, jest to myślećStale i proaktywnie pokazujemy, jak automatyzacja może zoptymalizować każdy proces pracy.
Na przykład: ktoś, komu brakuje nastawienia na automatyzację, będzie rozważał automatyzację tylko wtedy, gdy pojawi się problem. Z kolei osoba z nastawieniem na automatyzację zawsze myśli o tym, jak automatyzacja może pomóc jej zrobić więcej i w lepszym środowisku. Więcej za mniej (zasobów, czasu, wysiłku).
Jak rozwinąć nastawienie na automatyzację
Rozwijanie myślenia o automatyzacji zaczyna się od przyjrzenia się procesom pracy i oceny, w jaki sposób automatyzacja może zoptymalizować operacje, przyspieszyć wzrost, zwiększyć niezawodność i nie tylko.
Istnieją trzy główne cechy, których należy szukać w zadaniu; jeśli wykryjesz przynajmniej jedną z nich, zadanie to powinno zostać zautomatyzowane:
RutynaNudna praca, taka jak kopiowanie/wklejanie i wprowadzanie danych. W przypadku takich czynności nie ma większego znaczenia, czy są one wykonywane samodzielnie.
KruchyPraca jest bardzo podatna na błędy ludzkie, takie jak literówki lub zapomniane kroki.
GazetaPowtarzające się zadania, takie jak przypomnienia i automatyczne odpowiedzi.
Po wykryciu tych cech w typowych zadaniach w swojej pracy, można zastanowić się, jak wykorzystać automatyzację do poprawy sposobu ich wykonywania.
Możesz także ocenić swoją pracę na podstawie używanych aplikacji i sposobu ich używania, aby określić, czy zadania te pasują do rutynowych, nietrwałych i okresowych ram opisanych powyżej. To po prostu inny sposób patrzenia na swoją pracę.
FormularzeFormularze: Przeznaczone do zbierania informacji od klientów, potencjalnych klientów lub członków zespołu. Automatyzacja, która rozpoczyna się od tych formularzy, może wyzwalać działania, takie jak przechowywanie danych, wysyłanie danych lub powiadamianie ludzi na podstawie określonych warunków.
Arkusze kalkulacyjne: Arkusze kalkulacyjne i bazy danych mogą pobierać informacje z różnych źródeł, przechowywać je w celu analizy i odniesienia, a także stanowić punkt wyjścia dla członków zespołu do dystrybucji pracy lub weryfikacji danych przed wysłaniem informacji do innego miejsca docelowego.
Działania powiadamiające: Automatyzacja powiadamiania członka zespołu (lub siebie samego) za pośrednictwem aplikacji do czatu lub preferowanego narzędzia do zarządzania zadaniami, gdy coś jest gotowe do następnego kroku lub gdy powiadomiona strona musi podjąć działanie.
Stwórz nawyki automatyzacji
Istnieje sześć nawyków, które pomogą Ci sprawić, by automatyzacja naprawdę tworzyła wartość dla Twojej firmy.
1. zacznij od małego (metodologia spiralna)
Wiele osób popełnia błąd, próbując zautomatyzować wszystko zbyt wcześnie, gdy rozpoczynają swoją przygodę z automatyzacją. Automatyzacja to proces i umiejętność, której można się nauczyć poprzez działanie.
Zalecamy, aby zawsze zaczynać od prostego, ale bardzo przydatnego wyzwania i zawsze przechodzić od mniej do więcej, od prostego do złożonego.
2. Edukuj swój zespół i rozpowszechniaj mentalność automatyzacji.
Ważne jest, aby nabrać nawyku edukowania i rozpowszechniania tego sposobu myślenia, ponieważ automatyzacja jest o wiele bardziej wartościowa, gdy wszyscy z niej korzystają.
Fakt, że automatyzacji dokonuje cały zespół, a nie tylko jego lider, pozwala zaoszczędzić trzy razy więcej czasu i energii. Ponadto zespół ma znacznie lepsze zrozumienie codziennych zadań i przepływów pracy, które nie zawsze są widoczne dla kierownictwa.
Edukując swój zespół i wpajając im sposób myślenia o automatyzacji, umożliwiasz im zwiększenie wydajności ich pracy, a w wielu przypadkach także jej uprzyjemnienie.
3. Pytanie jaknie kto
Zamiast zastanawiać się, kto wykona pracę, skup się na tym, jak zostanie ona wykonana. Gdy zagłębisz się w rzeczywisty proces pracy, wykryjesz, które kroki można zautomatyzować.
Na przykład, jeśli chcesz wygenerować proces sprzedaży, który przypisuje potencjalnych klientów: najpierw zidentyfikuj wszystkie kroki, które musisz wykonać, a następnie uzyskaj informacje ze swojej strony internetowej, prześlij te nowe informacje o potencjalnych klientach do narzędzia CRM, dodaj nowego potencjalnego klienta do listy mailingowej i przypisz go do przedstawiciela handlowego.
4. Pomiar z wyprzedzeniem oszczędności czasu i pieniędzy.
Podejmując decyzję o tym, ile pieniędzy chcesz wydać na automatyzację, weź pod uwagę koszty ręcznego wykonywania pracy przez człowieka, koszty błędów ludzkich i koszty rotacji pracowników.
Musisz ustalić oczekiwania, ponieważ automatyzacja jest procesem. Dla początkujących użytkowników może wydawać się to skomplikowane i często zajmuje więcej czasu, niż się spodziewali. Nic nie szkodzi! Warto poświęcić czas na prawidłowe skonfigurowanie własnych przepływów pracy automatyzacji.
5. Tworzenie kultury automatyzacji
Uczyń automatyzację czymś, o czym regularnie rozmawiasz. Potraktuj ją jako powtarzający się element dyskusji na spotkaniach zespołu. Warto zadawać pytania takie jak: Na co poświęcasz najwięcej czasu? Gdzie pojawiają się błędy? Jakich zadań boisz się wykonywać codziennie, co tydzień, co miesiąc?
Pamiętaj, aby skomentować zyski osiągnięte dzięki automatyzacji. Podkreślaj sukcesy.
6. Zawsze miej pod ręką historie sukcesu
Jedną z głównych zalet automatyzacji jest to, że można ją wdrożyć, a następnie o niej zapomnieć, ponieważ zawsze wykonuje pracę w tle. Jeśli jednak automatyzacja stanie się czymś oczywistym, ponieważ straci na widoczności i znaczeniu, może to być trudne do uzasadnienia.
Aby uniknąć tego problemu, powinieneś mieć historie sukcesu, przykłady, które dowodzą, w jaki sposób automatyzacja przyniosła wiele korzyści, gotowe do udostępnienia w każdej chwili. Jeden przykład powinien koncentrować się na automatyzacji obsługi klienta, a drugi na automatyzacji zaplecza.
Niezbędne jest informowanie o wartości automatyzacji, aby mogła ona nadal skalować się w Twojej firmie.
