Sčasoma smo se naučili številnih strategij za čim boljše izkoriščanje avtomatizacije, vse pa izhajajo iz enega načina razmišljanja: miselnosti avtomatizacije.
Kaj je avtomatizacija? Gre za vzpostavitev sistemov, ki delujejo sami od sebe, da sprostite čas, ki ga lahko porabite za dejavnosti, ki prinašajo večjo dodano vrednost vašemu delu.
V sistemu MasterBase® se avtomatizacija začne z določeno nalogo, za katero stranka želi, da se izvaja bolj učinkovito in uspešno, kar ima za posledico eno ali več dejanj, ki se izvedejo v aplikacijah, ki jih uporabljajo za izvajanje naloge.
Kakšna je miselnost avtomatizacije? V središču vseh dejavnosti je avtomatizacija. Namesto da bi bila avtomatizacija naknadna, je pomisliteNenehno in proaktivno kažemo, kako lahko avtomatizacija optimizira vsak delovni proces.
Na primer: nekdo, ki nima te miselnosti za avtomatizacijo, bo o avtomatizaciji razmišljal le, ko se bo soočil s težavo. Nasprotno pa nekdo z miselno naravnanostjo na avtomatizacijo vedno razmišlja o tem, kako mu lahko avtomatizacija pomaga narediti več in v boljšem okolju. Več za manj (virov, časa, truda).
Kako razviti miselnost za avtomatizacijo
Razvijanje miselnosti za avtomatizacijo se začne s pregledom delovnih procesov in oceno, kako lahko avtomatizacija optimizira delovanje, pospeši rast, poveča zanesljivost in še več.
V nalogi je treba iskati tri glavne lastnosti; če odkrijete vsaj eno od njih, je treba nalogo avtomatizirati:
Rutinskonaporno delo, kot je kopiranje/prilepljanje in vnos podatkov. Pri teh dejavnostih ni pomembno, ali jih opravljamo sami.
Krhkost: Delo je zelo podvrženo človeškim napakam, kot so tipkarske napake ali pozabljeni koraki.
Časopisponavljajoča se opravila, kot so opomniki in samodejni odgovori.
Ko boste odkrili te lastnosti pri običajnih opravilih pri svojem delu, lahko razmislite, kako bi z avtomatizacijo izboljšali njihovo izvajanje.
Svoje delo lahko ocenite tudi glede na aplikacije, ki jih uporabljate, in način, kako jih uporabljate, da ugotovite, ali ta opravila spadajo v zgoraj opisani okvir rutinskih, krhkih in občasnih opravil. To je le drugačen način gledanja na vaše delo.
ObrazciObrazci: Namenjeni zbiranju informacij od strank, potencialnih strank ali sodelavcev. Avtomatizacija, ki se začne s temi obrazci, lahko sproži dejanja, kot so shranjevanje podatkov, pošiljanje podatkov ali obveščanje ljudi na podlagi določenih pogojev.
Preglednice: Preglednice in zbirke podatkov lahko sprejemajo informacije iz različnih virov, jih shranjujejo za analizo in sklicevanje ter zagotavljajo izhodišče za člane skupine, da razdelijo delo ali potrdijo podatke, preden jih pošljejo drugam.
Ukrepi obveščanja: Avtomatizacija za obveščanje člana ekipe (ali samega sebe) prek aplikacije za klepet ali želenega orodja za upravljanje nalog, ko je nekaj pripravljeno za naslednji korak ali ko mora obveščena stranka izvesti dejanje.
Ustvarite navade avtomatizacije
Obstaja šest navad, ki vam lahko pomagajo, da bo avtomatizacija resnično ustvarila vrednost za vaše podjetje.
1. Začnite z majhnimi koraki (spiralna metodologija)
Mnogi ljudje naredijo napako, ko na začetku poti avtomatizacije skušajo vse avtomatizirati prehitro. Avtomatizacija je proces in spretnost, ki se je naučimo z delom.
Priporočamo, da vedno začnete s preprostim, a zelo uporabnim delovnim izzivom, in da vedno prehajate od manj k več, od preprostega k zapletenemu.
2. Izobražujte svojo ekipo in razširjajte miselnost avtomatizacije.
Pomembno je, da se navadimo izobraževati in širiti ta način razmišljanja, saj je avtomatizacija veliko dragocenejša, če jo uporabljajo vsi.
Dejstvo, da avtomatizira celotna ekipa in ne le njen vodja, prihrani trikrat več časa in energije. Poleg tega ekipa veliko bolje razume vsakodnevne naloge in delovne tokove, ki vodstvu niso vedno vidni.
Z izobraževanjem svoje ekipe in privzgajanjem miselnosti o avtomatizaciji ji omogočite, da bo njeno delo učinkovitejše in v mnogih primerih tudi prijetnejše.
3. Vprašanje kakone ki
Namesto da se sprašujete, kdo bo opravil delo, se osredotočite na to, kako bo delo opravljeno. Ko se boste poglobili v dejanski delovni proces, boste ugotovili, katere korake je mogoče avtomatizirati.
Na primer, če želite ustvariti prodajni postopek, ki dodeljuje vodilne kandidate: Najprej določite vse korake, ki jih morate izvesti, nato pridobite informacije s svojega spletnega mesta, prenesite te informacije v orodje CRM, dodajte novega vodilnega kandidata na seznam prejemnikov in ga dodelite prodajnemu predstavniku.
4. Vnaprej izmerite prihranke časa in denarja
Ko se odločate, koliko denarja želite porabiti za avtomatizacijo, upoštevajte stroške, ki jih ima človek, ki delo opravlja ročno, stroške človeških napak in stroške fluktuacije zaposlenih.
Določiti morate pričakovanja, saj je avtomatizacija proces. Za začetnike na tem področju se to lahko zdi zapleteno in pogosto traja dlje, kot ste pričakovali. To je v redu! Vredno si je vzeti čas, da pravilno nastavite svoje delovne tokove za avtomatizacijo.
5. Ustvarite kulturo avtomatizacije
O avtomatizaciji se redno pogovarjajte. Na sestankih ekipe jo obravnavajte kot ponavljajočo se točko razprave. Koristno je zastaviti vprašanja, kot so: Za kaj porabite največ časa? Kje se pojavljajo napake? Katerih opravil se bojite opravljati vsak dan, tedensko ali mesečno?
Ne pozabite komentirati koristi, ki ste jih pridobili z avtomatizacijo. Poudarite uspehe.
6. Vedno imejte pri roki zgodbe o uspehu
Ena glavnih prednosti avtomatizacije je, da jo lahko uvedete in nato pozabite nanjo, saj vedno opravlja delo v ozadju. Če pa se avtomatizacija na koncu izkaže za samoumevno, ker izgubi vidnost in pomembnost, jo boste morda težko upravičili.
Da bi se izognili tej težavi, morate imeti vedno pripravljene zgodbe o uspehu, primere, ki dokazujejo, kako je avtomatizacija prinesla številne koristi. Pripravite en primer, ki se osredotoča na avtomatizacijo poslovanja s strankami, drugega pa na avtomatizacijo zaledne pisarne.
Bistveno je, da sporočite vrednost avtomatizacije, da se bo v vašem podjetju še naprej širila.
