Nel corso del tempo, abbiamo imparato molte strategie per sfruttare al meglio l'automazione, e tutte derivano da un unico modo di pensare: la mentalità dell'automazione.
Che cos'è l'automazione? Si tratta di creare sistemi che si gestiscono da soli, per liberare tempo da dedicare ad attività che aggiungono valore al vostro lavoro.
Nell'MasterBase® l'automazione inizia con un compito specifico che il cliente vuole sia eseguito in modo più efficiente ed efficace, che si traduce in una o più azioni, tutte eseguite nelle applicazioni utilizzate per svolgere il lavoro.
Qual è la mentalità dell'automazione? È una soluzione che pone l'automazione al centro di tutte le attività. Piuttosto che l'automazione sia un ripensamento, è pensareMostriamo costantemente e in modo proattivo come l'automazione possa ottimizzare ogni processo di lavoro.
Ad esempio, chi non ha questa mentalità di automazione prenderà in considerazione l'automazione solo quando gli si presenterà un problema. Al contrario, chi ha una mentalità di automazione pensa sempre a come l'automazione possa aiutarlo a fare di più e in un ambiente migliore. Di più per meno (risorse, tempo, sforzo).
Come sviluppare una mentalità di automazione
Lo sviluppo di una mentalità orientata all'automazione inizia con l'esame dei processi lavorativi e la valutazione di come l'automazione possa ottimizzare le operazioni, accelerare la crescita, aumentare l'affidabilità e altro ancora.
Ci sono tre qualità principali da ricercare in un'attività; se ne rilevate almeno una, quell'attività dovrebbe essere automatizzata:
RoutineLavori noiosi come il copia/incolla e l'inserimento di dati. In attività come queste non fa molta differenza se vengono svolte da soli.
FragileIl lavoro è molto soggetto a errori umani, come errori di battitura o dimenticanze.
GiornaleAttività ricorrenti, come promemoria e risposte automatiche.
Una volta individuate queste qualità nelle attività comuni del vostro lavoro, potete pensare a come utilizzare l'automazione per migliorare il modo in cui vengono svolte.
Potete anche valutare il vostro lavoro in base alle applicazioni che utilizzate e al modo in cui le utilizzate, per determinare se queste attività rientrano nel quadro di routine, fragilità e periodicità descritto sopra. È solo un modo diverso di guardare al vostro lavoro.
ModuliModuli: sono destinati a raccogliere informazioni da clienti, potenziali clienti o compagni di squadra. L'automazione che parte da questi moduli può innescare azioni come l'archiviazione dei dati, l'invio di dati o la notifica di persone in base a determinate condizioni.
Fogli di calcolo: I fogli di calcolo e i database possono raccogliere informazioni da diverse fonti, archiviarle per l'analisi e la consultazione e fornire un punto di partenza ai membri del team per distribuire il lavoro o convalidare i dati prima di inviare le informazioni a un'altra destinazione.
Azioni di notifica: Automazione per notificare a un membro del team (o a se stessi), tramite un'applicazione di chat o lo strumento di gestione delle attività preferito, quando qualcosa è pronto per un passo successivo o un'azione deve essere intrapresa dalla parte notificata.
Creare abitudini di automazione
Ci sono sei abitudini che possono aiutarvi a far sì che l'automazione crei davvero valore per la vostra azienda.
1. Iniziare in piccolo (metodologia a spirale)
Molte persone commettono l'errore di cercare di automatizzare tutto troppo presto quando iniziano il loro percorso di automazione. L'automazione è un processo e un'abilità che si impara facendo.
Consigliamo di iniziare sempre con una sfida di lavoro semplice ma molto utile e di passare sempre dal meno al più, dal semplice al complesso.
2. Educate il vostro team e diffondete la mentalità dell'automazione.
L'importanza di prendere l'abitudine di educare e diffondere questo modo di pensare è che l'automazione è molto più preziosa quando tutti la usano.
Il fatto che un intero team, e non solo il suo leader, stia automatizzando fa risparmiare tre volte più tempo ed energia. Inoltre, il team ha una comprensione molto migliore delle attività quotidiane e dei flussi di lavoro, che non sempre sono visibili alla direzione.
Istruendo il vostro team e infondendo in loro la mentalità dell'automazione, li mettete in condizione di rendere il loro lavoro più efficiente e, in molti casi, più piacevole.
3. Domanda comeno che
Invece di chiedervi chi farà il lavoro, concentratevi sul modo in cui verrà svolto. Una volta approfondito il processo di lavoro vero e proprio, si individueranno le fasi che possono essere automatizzate.
Ad esempio, se volete generare un processo di vendita che assegni i lead: per prima cosa identificate tutti i passi da compiere, quindi ottenete le informazioni dal vostro sito web, trasferite le informazioni sul nuovo lead al vostro strumento CRM, aggiungete il nuovo lead alla vostra mailing list e assegnatelo a un rappresentante di vendita.
4. Misurare in anticipo il risparmio di tempo e denaro.
Quando si decide quanto si vuole spendere per l'automazione, si considerano i costi di un lavoro svolto manualmente da un uomo, i costi dell'errore umano e i costi del turnover dei dipendenti.
È necessario stabilire delle aspettative, perché l'automazione è un processo. Per chi è alle prime armi, questo può sembrare complicato e spesso richiede più tempo del previsto. Va bene così! Vale la pena prendersi il tempo necessario per impostare correttamente i propri flussi di lavoro di automazione.
5. Creare una cultura dell'automazione
Fate in modo che l'automazione sia un argomento di cui parlate regolarmente. Trattatela come un punto di discussione ricorrente nelle riunioni del team. È utile porre domande come: a cosa dedicate la maggior parte del tempo? Dove si verificano gli errori? Quali compiti temete di svolgere quotidianamente, settimanalmente o mensilmente?
Assicuratevi di commentare i guadagni ottenuti con l'automazione. Evidenziate i successi.
6. Avere sempre a portata di mano storie di successo
Una delle principali virtù dell'automazione è che potete implementarla e poi dimenticarvene, perché svolge sempre il lavoro in background. Tuttavia, se l'automazione finisce per essere data per scontata perché perde visibilità e rilievo, potrebbe essere difficile giustificarla.
Per evitare questo problema, dovreste avere storie di successo, esempi che dimostrino come l'automazione abbia portato molteplici benefici, pronti da condividere in ogni momento. Un esempio che si concentri sull'automazione rivolta ai clienti e un altro sull'automazione del back-office.
È essenziale comunicare il valore dell'automazione in modo che possa continuare a crescere nella vostra azienda.
