Laikui bėgant išmokome daug strategijų, kaip kuo geriau išnaudoti automatizavimo galimybes, ir visos jos kyla iš vieno mąstymo būdo - automatizavimo mąstysenos.
Kas yra automatizavimas? Reikia sukurti sistemas, kurios veiktų savaime, kad atlaisvintumėte laiko, kurį galėtumėte skirti veiklai, kuri sukuria didesnę vertę jūsų darbui.
MasterBase® automatizavimas prasideda nuo konkrečios užduoties, kurią klientas nori atlikti efektyviau ir veiksmingiau, o tada sukuriamas vienas ar daugiau veiksmų, kurie vykdomi programose, naudojamose užduočiai atlikti.
Koks yra automatizavimo mentalitetas? Joje automatizavimas yra visos veiklos pagrindas. Automatizavimas nėra antraeilis dalykas, jis yra galvokiteNuolat ir aktyviai rodome, kaip automatizavimas gali optimizuoti kiekvieną darbo procesą.
Pavyzdžiui: žmogus, kuriam trūksta automatizacijos mąstysenos, apie automatizaciją pagalvos tik tada, kai susidurs su problema. Priešingai, žmogus, turintis automatizavimo mąstyseną, visada galvoja apie tai, kaip automatizavimas gali padėti jam padaryti daugiau ir geresnėmis sąlygomis. Daugiau už mažiau (išteklių, laiko, pastangų).
Kaip ugdyti automatizavimo mąstyseną
Automatizavimo mąstysenos ugdymas prasideda nuo darbo procesų analizės ir įvertinimo, kaip automatizavimas gali optimizuoti veiklą, paspartinti augimą, padidinti patikimumą ir kt.
Užduotyje reikia ieškoti trijų pagrindinių savybių; jei aptinkate bent vieną iš jų, tą užduotį reikėtų automatizuoti:
Įprastinisprotu nesuvokiamas darbas, pavyzdžiui, kopijavimas ir įklijavimas bei duomenų įvedimas. Tokioje veikloje nėra didelio skirtumo, ar ją atliekate patys.
Trapus: Darbas labai priklauso nuo žmogiškųjų klaidų, pavyzdžiui, rašybos klaidų ar pamirštų veiksmų.
Laikraštispasikartojančios užduotys, pavyzdžiui, priminimai ir automatiniai atsakymai.
Aptikę šias įprastų darbo užduočių savybes, galite galvoti, kaip automatizavimo priemonėmis pagerinti jų atlikimą.
Taip pat galite įvertinti savo darbą pagal tai, kokias programas naudojate ir kaip jas naudojate, kad nustatytumėte, ar šios užduotys atitinka pirmiau aprašytą įprastinę, trapią ir periodinę sistemą. Tai tiesiog kitoks požiūris į jūsų darbą.
FormosFormos: skirtos rinkti informaciją iš klientų, potencialių klientų ar komandos draugų. Automatizacija, kuri prasideda nuo šių formų, gali sukelti tokius veiksmus, kaip duomenų saugojimas, duomenų siuntimas arba žmonių informavimas pagal tam tikras sąlygas.
Skaičiuoklės: Skaičiuoklės ir duomenų bazės gali priimti informaciją iš įvairių šaltinių, saugoti ją analizei ir nuorodoms, taip pat tapti pradiniu tašku, kuriame komandos nariai gali paskirstyti darbą ar patvirtinti duomenis prieš siųsdami informaciją kitai paskirties vietai.
Pranešimo veiksmai: Automatinis pranešimas komandos nariui (arba sau pačiam) per pokalbių programą arba pageidaujamą užduočių valdymo įrankį, kai yra parengtas kitas žingsnis arba kai šalis, kuriai pranešama, turi atlikti veiksmą.
Sukurkite automatizavimo įpročius
Yra šeši įpročiai, kurie gali padėti automatizavimui iš tikrųjų sukurti vertę jūsų verslui.
1. Pradėkite nuo mažų žingsnių (spiralinė metodika)
Daugelis žmonių, pradėdami automatizavimo kelionę, daro klaidą, nes per greitai bando viską automatizuoti. Automatizavimas - tai procesas ir įgūdžiai, kurių išmokstama darant.
Rekomenduojame visada pradėti nuo paprasto, bet labai naudingo darbo iššūkio ir visada pereiti nuo mažesnio prie didesnio, nuo paprasto prie sudėtingo.
2. Švieskite savo komandą ir skleiskite automatizavimo mąstyseną.
Svarbu įprasti mokyti ir skleisti šį mąstymo būdą, nes automatizavimas yra daug vertingesnis, kai juo naudojasi visi.
Tai, kad automatizuoja visa komanda, o ne tik jos vadovas, sutaupo tris kartus daugiau laiko ir energijos. Be to, komanda daug geriau supranta kasdienes užduotis ir darbo eigą, kuri ne visada matoma vadovybei.
Šviesdami savo komandą ir diegdami jai automatizavimo mąstyseną, suteiksite jai galimybę dirbti efektyviau, o daugeliu atvejų ir maloniau.
3. Klausimas kaipne kuris
Užuot klausę, kas atliks darbą, sutelkite dėmesį į tai, kaip jis bus atliktas. Giliau įsigilinę į tikrąjį darbo procesą, aptiksite, kuriuos veiksmus galima automatizuoti.
Pavyzdžiui, jei norite sukurti pardavimo procesą, pagal kurį būtų priskiriami potencialūs pirkėjai: pirmiausia nustatykite visus veiksmus, kuriuos reikia atlikti, tada gaukite informaciją iš savo svetainės, perkelkite šią informaciją į savo CRM įrankį, įtraukite naują potencialų pirkėją į adresatų sąrašą ir priskirkite jį pardavimo atstovui.
4. Iš anksto įvertinkite, kiek laiko ir pinigų sutaupysite.
Spręsdami, kiek pinigų norite išleisti automatizavimui, atsižvelkite į išlaidas, kurias patirsite, jei darbą rankiniu būdu atliks žmogus, į žmogiškųjų klaidų ir darbuotojų kaitos išlaidas.
Reikia nustatyti lūkesčius, nes automatizavimas yra procesas. Naujokams tai gali atrodyti sudėtinga ir dažnai užtrukti ilgiau, nei tikėtasi. Nieko baisaus! Verta skirti laiko, kad teisingai nustatytumėte savo automatizavimo darbo eigą.
5. Sukurti automatizavimo kultūrą
Apie automatizavimą kalbėkite reguliariai. Komandos susirinkimuose apie tai nuolat kalbėkite. Naudinga užduoti tokius klausimus: Prie ko praleidžiate daugiausiai laiko? Kur pasitaiko klaidų? Kokias užduotis bijote atlikti kasdien, kas savaitę, kas mėnesį?
Būtinai parašykite komentarą apie tai, ką pavyko pasiekti automatizuojant. Pabrėžkite sėkmę.
6. Visada turėkite po ranka sėkmės istorijų
Vienas iš pagrindinių automatizavimo privalumų yra tas, kad galite jį įdiegti ir pamiršti, nes jis visada atlieka darbą fone. Tačiau jei automatizavimas galiausiai tampa savaime suprantamu dalyku, nes praranda matomumą ir svarbą, jums gali būti sunku jį pateisinti.
Kad išvengtumėte šios problemos, turėtumėte turėti sėkmės istorijų, pavyzdžių, įrodančių, kad automatizavimas atnešė daug naudos, kuriais visada galėtumėte pasidalyti. Turėkite vieną pavyzdį, kuriame daugiausia dėmesio skiriama su klientais susijusiam automatizavimui, o kitą - užkulisių automatizavimui.
Labai svarbu informuoti apie automatizavimo vertę, kad jis ir toliau būtų taikomas jūsų versle.
