Med tiden har vi lärt oss många strategier för att få ut mesta möjliga av automatisering, och de härrör alla från ett sätt att tänka: automatiseringstänkandet.
Vad är automatisering? Det handlar om att skapa system som sköter sig själva och frigör tid som du kan ägna åt aktiviteter som tillför mer värde till ditt arbete.
I MasterBase® börjar automatisering med en specifik uppgift som kunden vill ska utföras mer effektivt, vilket sedan resulterar i en eller flera åtgärder, som alla utförs i de applikationer som kunden använder för att utföra jobbet.
Vad är nu automationsmentaliteten? Det är en strategi som sätter automatisering i centrum för all verksamhet. I stället för att automatiseringen är en eftertanke är den tänkaVi visar ständigt och proaktivt hur automatisering kan optimera varje arbetsprocess.
Till exempel: en person som saknar automationstänkandet överväger automation först när han eller hon ställs inför ett problem. En person som däremot har ett automationstänk tänker alltid på hur automation kan hjälpa honom eller henne att göra mer och i en bättre miljö. Mer för mindre (resurser, tid, ansträngning).
Hur man utvecklar ett automationstänk
Att utveckla ett automationstänk börjar med att titta på dina arbetsprocesser och utvärdera hur automation kan optimera verksamheten, påskynda tillväxten, öka tillförlitligheten och mycket mer.
Det finns tre huvudsakliga egenskaper att leta efter i en uppgift; om du upptäcker minst en av dem bör den uppgiften automatiseras:
RutinNedslående arbete såsom kopiera/klistra in och datainmatning. I aktiviteter som dessa spelar det ingen större roll om de utförs av en själv.
Bräcklig: Arbetet är mycket känsligt för mänskliga fel, t.ex. skrivfel eller glömda steg.
TidningÅterkommande uppgifter, till exempel påminnelser och autosvar.
När du har upptäckt dessa egenskaper hos vanliga arbetsuppgifter i ditt arbete kan du fundera på hur du kan använda automatisering för att förbättra hur de utförs.
Du kan också utvärdera ditt arbete utifrån de applikationer du använder och hur du använder dem, för att avgöra om dessa arbetsuppgifter passar in i de rutinmässiga, ömtåliga och periodiska ramar som beskrivs ovan. Det är bara ett annat sätt att se på ditt arbete.
FormulärFormulär: Avsedda för att samla in information från kunder, potentiella kunder eller medarbetare. Automatiseringen som startar med dessa formulär kan utlösa åtgärder som att lagra data, skicka data eller meddela personer baserat på vissa villkor.
Kalkylblad: Kalkylblad och databaser kan ta emot information från en mängd olika källor, lagra den för analys och referens, och utgöra en utgångspunkt för teammedlemmar att fördela arbete eller validera data innan informationen skickas vidare till en annan destination.
Anmälan av åtgärder: Automatisering för att meddela en teammedlem (eller sig själv), via en chattapplikation eller ditt föredragna verktyg för uppgiftshantering, när något är klart för nästa steg eller en åtgärd måste vidtas av den meddelade parten.
Skapa vanor för automatisering
Det finns sex vanor som kan hjälpa dig att få automatisering att verkligen skapa värde för ditt företag.
1. Börja i liten skala (spiralmetodik)
Många gör misstaget att försöka automatisera allt för tidigt när de påbörjar sin automatiseringsresa. Automatisering är en process och en färdighet som man lär sig genom att göra.
Vi rekommenderar att alltid börja med en enkel men mycket användbar arbetsutmaning och att alltid gå från mindre till mer, från enkelt till komplext.
2. Utbilda ditt team och sprid automatiseringsmentaliteten.
Vikten av att ta för vana att utbilda och sprida det här sättet att tänka är att automatisering är mycket mer värdefullt när alla använder det.
Det faktum att ett helt team, och inte bara dess ledare, automatiserar sparar tre gånger så mycket tid och energi. Dessutom har teamet en mycket bättre förståelse för dagliga uppgifter och arbetsflöden, som inte alltid är synliga för ledningen.
Genom att utbilda dina medarbetare och få dem att tänka i automatiseringstankar ger du dem möjlighet att göra sitt arbete effektivare och i många fall roligare.
3. Fråga hurnej som
I stället för att fråga vem som ska göra jobbet, fokusera på hur det ska göras. När du gräver djupare i den faktiska arbetsprocessen kommer du att upptäcka vilka steg som kan automatiseras.
Om du till exempel vill skapa en försäljningsprocess som tilldelar leads: Identifiera först alla steg du behöver ta, hämta sedan information från din webbplats, överför informationen om det nya leadet till ditt CRM-verktyg, lägg till det nya leadet i din e-postlista och tilldela det till en säljare.
4. Mät tids- och kostnadsbesparingar i förväg
När du bestämmer hur mycket pengar du vill lägga på automatisering bör du ta hänsyn till kostnaderna för att låta en människa utföra arbetet manuellt, kostnaderna för mänskliga fel och kostnaderna för personalomsättning.
Du måste sätta upp förväntningar, eftersom automatisering är en process. Som nybörjare i ämnet kan detta verka komplicerat och tar ofta längre tid än förväntat. Det är OK! Det är värt att ta sig tid att sätta upp sina egna automatiseringsarbetsflöden på rätt sätt.
5. Skapa en kultur av automatisering
Gör automatisering till något ni pratar om regelbundet. Se det som en återkommande diskussionspunkt på dina teammöten. Det är bra att ställa frågor som: Vad lägger du mest tid på? Var uppstår felen? Vilka uppgifter avskyr du att göra varje dag, vecka eller månad?
Var noga med att kommentera de vinster du gör genom att automatisera. Lyft fram framgångar.
6. Ha alltid framgångshistorier till hands
En av de främsta fördelarna med automatisering är att du kan implementera den och sedan glömma bort den, eftersom den alltid gör jobbet i bakgrunden. Men om automatiseringen till slut tas för given eftersom den blir mindre synlig och framträdande, kan det vara svårt att motivera det.
För att undvika det här problemet bör du alltid ha framgångshistorier, exempel som visar hur automatisering har gett flera fördelar, redo att dela med dig av. Ha ett exempel som fokuserar på automatisering av kundkontakter och ett annat på automatisering av backoffice.
Det är viktigt att kommunicera värdet av automatisering så att den kan fortsätta att öka i ditt företag.
