Idővel számos stratégiát tanultunk az automatizálás maximális kihasználására, és ezek mind egy gondolkodásmódból erednek: az automatizálási gondolkodásmódból.
Mi az automatizálás? Olyan rendszerek felállításáról van szó, amelyek maguktól működnek, hogy időt szabadítsanak fel, amelyet olyan tevékenységekre fordíthatsz, amelyek nagyobb értéket teremtenek a munkádhoz.
Az MasterBase® automatizálás egy konkrét feladattal kezdődik, amelyet az ügyfél hatékonyabban és eredményesebben szeretne elvégezni, ami aztán egy vagy több műveletet eredményez, amelyek mindegyike végrehajtásra kerül a feladat elvégzéséhez használt alkalmazásokban.
Mi az automatizálási mentalitás? Ez az, amely minden tevékenység középpontjában az automatizálást tartja. Ahelyett, hogy az automatizálás utólagos gondolat lenne, az automatizálás inkább thinkFolyamatosan és proaktívan mutatjuk be, hogyan optimalizálhat az automatizálás minden munkafolyamatot.
Például: aki nem rendelkezik ezzel az automatizálási gondolkodásmóddal, az csak akkor veszi fontolóra az automatizálást, ha egy probléma merül fel. Ezzel szemben valaki, aki automatizálási gondolkodásmóddal rendelkezik, mindig azon gondolkodik, hogyan segíthet az automatizálás abban, hogy többet és jobb környezetben végezzen. Többet kevesebbért (erőforrások, idő, erőfeszítés).
Hogyan fejlesszünk automatizálási gondolkodásmódot
Az automatizálási gondolkodásmód kialakítása azzal kezdődik, hogy megvizsgálja a munkafolyamatokat, és értékeli, hogy az automatizálás hogyan optimalizálhatja a műveleteket, gyorsíthatja a növekedést, növelheti a megbízhatóságot és így tovább.
Három fő tulajdonságot kell keresni egy feladatban; ha ezek közül legalább egyet felfedez, akkor az adott feladatot automatizálni kell:
RutinElmét rabló munka, például másolás/beillesztés és adatbevitel. Az ilyen jellegű tevékenységeknél nem sokat számít, hogy azokat valaki maga végzi-e.
Törékeny: A munka nagyon ki van téve az emberi hibáknak, például elgépeléseknek vagy elfelejtett lépéseknek.
ÚjságIsmétlődő feladatok, például emlékeztetők és automatikus válaszok.
Ha már felfedezte ezeket a tulajdonságokat a munkája során gyakran előforduló feladatokban, elgondolkodhat azon, hogyan javíthatja automatizálással a feladatok elvégzésének módját.
Munkáját az Ön által használt alkalmazások és azok használatának módja alapján is értékelheti, hogy megállapítsa, ezek a feladatok beleillenek-e a fent leírt rutinszerű, törékeny és időszakos keretekbe. Ez csak egy másik módja annak, hogy a munkáját szemlélje.
NyomtatványokNyomtatványok: Az ügyfelektől, potenciális ügyfelektől vagy csapattársaktól származó információk gyűjtésére szolgálnak. Az ezekkel az űrlapokkal induló automatizálás olyan műveleteket indíthat el, mint például az adatok tárolása, adatok küldése vagy bizonyos feltételek alapján történő értesítés.
Táblázatok: A táblázatok és adatbázisok különböző forrásokból származó információkat vehetnek át, tárolhatják azokat elemzés és hivatkozás céljából, és kiindulópontot biztosíthatnak a csapattagok számára a munka elosztásához vagy az adatok érvényesítéséhez, mielőtt az információkat továbbküldenék egy másik helyre.
Értesítési tevékenységek: Automatizálás, amellyel egy csapattagot (vagy saját magát) értesítheti egy chat-alkalmazáson vagy az Ön által preferált feladatkezelési eszközön keresztül, ha valami készen áll a következő lépésre, vagy ha az értesített félnek meg kell tennie egy lépést.
Hozzon létre automatizálási szokásokat
Hat olyan szokás van, amely segíthet abban, hogy az automatizálás valóban értéket teremtsen vállalkozása számára.
1. Kezdjük kicsiben (spirális módszertan)
Sokan elkövetik azt a hibát, hogy túl hamar próbálnak mindent automatizálni, amikor elkezdik az automatizálási utat. Az automatizálás egy folyamat és egy készség, amelyet a gyakorlatban kell megtanulni.
Javasoljuk, hogy mindig egy egyszerű, de nagyon hasznos munkakihívással kezdjünk, és mindig haladjunk a kevesebbtől a több felé, az egyszerűtől az összetett felé.
2. Oktassa a csapatát és terjessze az automatizálási mentalitást.
Az ilyen gondolkodásmód oktatásának és elterjesztésének fontossága abban rejlik, hogy az automatizálás sokkal értékesebb, ha mindenki használja.
Az a tény, hogy egy egész csapat, és nem csak a vezetője automatizál, háromszor annyi időt és energiát takarít meg. Emellett a csapat sokkal jobban megérti a napi feladatokat és munkafolyamatokat, amelyek a vezetőség számára nem mindig láthatóak.
Azzal, hogy oktatja a csapatát, és átadja nekik az automatizálási gondolkodásmódot, képessé teszi őket arra, hogy hatékonyabbá és sok esetben élvezetesebbé tegyék a munkájukat.
3. Kérdés hogyannincs aki
Ahelyett, hogy azt kérdezné, ki fogja elvégezni a munkát, inkább arra összpontosítson, hogyan fogja elvégezni. Amint mélyebbre ás a tényleges munkafolyamatba, fel fogja fedezni, hogy mely lépések automatizálhatók.
Például, ha olyan értékesítési folyamatot szeretne létrehozni, amely a leadeket hozzárendeli: először határozza meg az összes szükséges lépést, majd szerezzen információt a weboldaláról, vigye át az új lead adatait a CRM eszközébe, adja hozzá az új leadet a levelezési listához, és rendelje hozzá egy értékesítési képviselőhöz.
4. Mérje fel előre az idő- és pénzmegtakarítást
Amikor eldönti, hogy mennyi pénzt szeretne automatizálásra költeni, vegye figyelembe az ember kézi munkavégzésének költségeit, az emberi hibák költségeit és az alkalmazottak fluktuációjának költségeit.
Elvárásokat kell támasztania, mert az automatizálás egy folyamat. A témában újoncként ez bonyolultnak tűnhet, és gyakran a vártnál tovább tart. Ez rendben van! Érdemes időt szánni arra, hogy helyesen állítsa be saját automatizálási munkafolyamatait.
5. Az automatizálás kultúrájának megteremtése
Legyen az automatizálás olyan dolog, amiről rendszeresen beszélsz. Kezelje ezt visszatérő vitatémaként a csapatmegbeszéléseken. Hasznos, ha olyan kérdéseket tesznek fel, mint például: Mivel töltik a legtöbb időt? Hol fordulnak elő a hibák? Milyen feladatok elvégzésétől rettegnek napi, heti, havi szinten?
Feltétlenül kommentálja az automatizálással elért nyereséget. Emelje ki a sikereket.
6. Mindig legyenek kéznél sikertörténetek
Az automatizálás egyik fő erénye, hogy megvalósíthatja, majd elfelejtheti, mert a háttérben mindig elvégzi a munkát. Ha azonban az automatizálás végül magától értetődővé válik, mert elveszíti a láthatóságát és a kiemelkedő szerepét, akkor nehéz lehet igazolni.
Ennek a problémának az elkerülése érdekében bármikor megosztásra kész sikertörténetekkel, példákkal kell rendelkeznie, amelyek bizonyítják, hogy az automatizálás többszörös előnyökkel járt. Legyen egy példa, amely az ügyféloldali automatizálásra, és egy másik a back-office automatizálásra összpontosít.
Az automatizálás értékét mindenképpen kommunikálni kell, hogy az automatizálás továbbra is terjedni tudjon az Ön vállalkozásában.
