Con el paso del tiempo, hemos aprendido muchas estrategias para aprovechar al máximo la automatización, y todas se derivan de una forma de pensar: la mentalidad de automatización.
¿Qué es la automatización? Se trata de configurar sistemas que se ejecutan por sí solos, para liberar tiempo que puedas destinar a actividades que aporten más valor a tu trabajo.
En MasterBase® la automatización comienza con una tarea específica que el cliente desea que sea realizada de manera más eficiente y efectiva, la que luego da lugar a una o más acciones, todas ellas ejecutadas en las aplicaciones que usa para realizar el trabajo.
Y ahora, ¿qué es la mentalidad de automatización? Es aquella que mantiene a la automatización como eje de toda actividad. En lugar de que la automatización sea una ocurrencia tardía, es pensar, en todo momento y de manera proactiva, cómo la automatización puede optimizar cada proceso de trabajo.
Por ejemplo: quien carece de esta mentalidad de automatización considerará la automatización sólo cuando se le presente un problema. En cambio, alguien con una mentalidad de automatización está pensando siempre cómo la automatización puede ayudarle a hacer más y en un entorno mejor. Más por menos (recursos, tiempo, esfuerzo).
Cómo desarrollar una mentalidad de automatización
El desarrollo de una mentalidad de automatización comienza observando tus procesos de trabajo y evaluando cómo la automatización puede optimizar las operaciones, acelerar el crecimiento, aumentar la confiabilidad y más.
Hay tres cualidades principales que debes buscar en una tarea; si detectas al menos una de ellas, esa tarea debe ser automatizada:
Rutinario: Labores que adormecen la mente, como copiar/pegar e ingresar datos. En actividades como éstas no hace gran diferencia que sean realizadas por uno mismo.
Frágil: Trabajo muy sujeto a errores humanos, como fallas tipográficas o pasos olvidados.
Periódico: Tareas recurrentes, como recordatorios y respuestas automáticas.
Una vez detectadas estas cualidades en tareas habituales de tu trabajo, puedes pensar en cómo usar la automatización para mejorar la forma en que se efectúan.
También puedes evaluar tu trabajo mediante las aplicaciones que usas y cómo las usas, para determinar si estas tareas caben en el marco rutinario, frágil y periódico antes descrito. Es sólo una forma diferente de ver tu trabajo.
Formularios: Destinados a recopilar información de clientes, clientes potenciales o compañeros de equipo. La automatización que comienza con estos formularios puede desencadenar acciones como almacenar datos, enviar datos o notificar a las personas a partir de determinadas condiciones.
Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo y las bases de datos pueden tomar información de diversas fuentes, almacenarla para su análisis y referencia, y constituirse en un punto de partida para que los miembros del equipo distribuyan el trabajo o validen datos antes de enviar la información a otro destino.
Acciones de notificación: Automatización para notificar a un miembro del equipo (o a uno mismo), a través de una aplicación de chat o de la herramienta de administración de tareas que prefieras, cuando algo esté listo para un siguiente paso o el notificado deba ejecutar alguna acción.
Crea hábitos de automatización
Hay seis hábitos que pueden ayudarte a lograr que la automatización realmente genere valor para tu negocio.
1. Comienza poco a poco (metodología de la espiral)
Muchas personas cometen el error de intentar automatizar todo y demasiado pronto, cuando comienzan su viaje por la automatización. La automatización es un proceso y una habilidad que se aprende con la práctica.
Recomendamos siempre comenzar con un desafío de trabajo simple, pero muy útil, e ir siempre de menos a más, de lo simple a lo complejo.
2. Educa a tu equipo y difunde la mentalidad de automatización
La importancia de adquirir este hábito de educar y difundir esta forma de pensar radica en que la automatización es mucho más valiosa cuando todos la usan.
Que un equipo completo, y no sólo su líder, esté automatizando ahorra el triple de tiempo y energía. Además, el equipo conoce mucho mejor las tareas diarias y los flujos de trabajo, que no siempre son visibles para la jefatura.
Al educar a tu equipo e imprimirles la mentalidad de automatización, los estás capacitando para lograr que su trabajo sea más eficiente y, en muchos casos, más agradable.
3. Pregunta cómo, no quién
En lugar de preguntar quién hará el trabajo, enfócate mejor en cómo se hará. Una vez que profundices en el proceso de trabajo real, detectarás cuáles son los pasos que se puede automatizar.
Por ejemplo, si deseas generar un proceso de ventas que asigne leads (clientes potenciales): Primero identifica todos los pasos que tienes que dar, luego obtén información de tu sitio web, transfiere esa información de nuevos leads a tu herramienta CRM, agrega el nuevo lead a tu lista de envíos y asígnalo a un representante de ventas.
4. Mide por adelantado el ahorro de tiempo y dinero
Al decidir cuánto dinero quieres gastar en automatización, ten en cuenta los costos de que un humano haga el trabajo manualmente, los costos del error humano y los costos de la rotación de empleados.
Debes establecer expectativas, porque la automatización es un proceso. Como novato en el tema, esto puede parecerte complicado y, a menudo, lleva más tiempo del esperado. ¡Está bien! Vale la pena tomarse el tiempo para configurar correctamente tus propios flujos de trabajo de automatización.
5. Crea una cultura de la automatización
Haz de la automatización algo de lo que hables regularmente. Trátalo como un elemento de discusión recurrente en las reuniones de tu equipo. Es útil hacer preguntas como: ¿En qué invierte más tiempo cada uno de ustedes? ¿Dónde están ocurriendo los errores? ¿Qué tareas temes hacer a diario, semanalmente, mensualmente?
Asegúrate de comentar las ganancias que obtienes al automatizar. Destaca los éxitos.
6. Ten siempre a mano casos de éxito
Una de las principales virtudes de la automatización es que puedes implementarla y luego olvidarte de ella, porque siempre hace el trabajo en segundo plano. Sin embargo, si por perder visibilidad y protagonismo, la automatización acaba dándose por sentada, puede que te resulte difícil justificarla.
Para evitar este problema, debes tener casos de éxito, ejemplos que prueben cómo la automatización trajo múltiples beneficios, listos para compartir en todo momento. Ten un ejemplo que se centre en la automatización de cara al cliente y otro en la automatización de back-office.
Es fundamental comunicar el valor que aporta la automatización para que pueda continuar escalando en tu negocio.
