Seiring berjalannya waktu, kami telah mempelajari banyak strategi untuk memaksimalkan otomatisasi, dan semuanya berasal dari satu cara berpikir: pola pikir otomatisasi.
Apa yang dimaksud dengan otomatisasi? Ini adalah tentang menyiapkan sistem yang berjalan dengan sendirinya, untuk meluangkan waktu yang dapat Anda gunakan untuk aktivitas yang menambah nilai lebih pada pekerjaan Anda.
Dalam MasterBase® otomatisasi dimulai dengan tugas spesifik yang diinginkan pelanggan untuk dilakukan secara lebih efisien dan efektif, yang kemudian menghasilkan satu atau beberapa tindakan, yang semuanya dieksekusi dalam aplikasi yang mereka gunakan untuk melakukan pekerjaan.
Sekarang, apa yang dimaksud dengan mentalitas otomatisasi? Ini adalah salah satu yang menjadikan otomatisasi sebagai inti dari semua aktivitas. Alih-alih otomatisasi menjadi renungan, otomatisasi adalah berpikirKami secara konstan dan proaktif menunjukkan bagaimana otomatisasi dapat mengoptimalkan setiap proses kerja.
Sebagai contoh: seseorang yang tidak memiliki pola pikir otomatisasi akan mempertimbangkan otomatisasi hanya ketika dihadapkan pada suatu masalah. Sebaliknya, seseorang dengan pola pikir otomatisasi selalu memikirkan bagaimana otomatisasi dapat membantu mereka melakukan lebih banyak hal dan dalam lingkungan yang lebih baik. Lebih banyak dengan lebih sedikit (sumber daya, waktu, usaha).
Bagaimana mengembangkan pola pikir otomatisasi
Mengembangkan pola pikir otomatisasi dimulai dengan melihat proses kerja Anda dan mengevaluasi bagaimana otomatisasi dapat mengoptimalkan operasi, mempercepat pertumbuhan, meningkatkan keandalan, dan banyak lagi.
Ada tiga kualitas utama yang harus dicari dalam sebuah tugas; jika Anda mendeteksi setidaknya satu dari mereka, tugas tersebut harus diotomatisasi:
RutinitasPekerjaan yang melelahkan seperti menyalin/menempel dan entri data. Dalam aktivitas seperti ini, tidak ada bedanya apakah dilakukan sendiri atau tidak.
RapuhPekerjaan yang sangat rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah ketik atau lupa langkah.
KoranTugas berulang, seperti pengingat dan balasan otomatis.
Setelah Anda mendeteksi kualitas-kualitas ini dalam tugas-tugas umum dalam pekerjaan Anda, Anda bisa memikirkan cara menggunakan otomatisasi untuk meningkatkan cara kerja tugas-tugas tersebut.
Anda juga dapat mengevaluasi pekerjaan Anda dengan aplikasi yang Anda gunakan dan bagaimana Anda menggunakannya, untuk menentukan apakah tugas-tugas ini sesuai dengan kerangka kerja rutin, rapuh, dan berkala yang dijelaskan di atas. Ini hanyalah cara yang berbeda untuk melihat pekerjaan Anda.
FormulirFormulir: Dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi dari pelanggan, calon pelanggan, atau rekan tim. Otomatisasi yang dimulai dengan formulir ini dapat memicu tindakan seperti menyimpan data, mengirim data, atau memberi tahu orang berdasarkan kondisi tertentu.
Spreadsheet: Spreadsheet dan database dapat mengambil informasi dari berbagai sumber, menyimpannya untuk analisis dan referensi, dan menyediakan titik awal bagi anggota tim untuk mendistribusikan pekerjaan atau memvalidasi data sebelum mengirim informasi ke tujuan lain.
Tindakan pemberitahuan: Otomatisasi untuk memberi tahu anggota tim (atau diri sendiri), melalui aplikasi obrolan atau alat manajemen tugas pilihan Anda, ketika ada sesuatu yang siap untuk langkah selanjutnya atau tindakan yang perlu diambil oleh pihak yang diberi tahu.
Ciptakan kebiasaan otomatisasi
Ada enam kebiasaan yang dapat membantu Anda membuat otomatisasi benar-benar menciptakan nilai bagi bisnis Anda.
1. Mulailah dari yang kecil (metodologi spiral)
Banyak orang membuat kesalahan dengan mencoba mengotomatisasi semuanya terlalu cepat ketika mereka memulai perjalanan otomatisasi mereka. Otomatisasi adalah sebuah proses dan keterampilan yang dipelajari dengan melakukan.
Kami merekomendasikan untuk selalu memulai dengan tantangan kerja yang sederhana namun sangat berguna, dan selalu mulai dari yang lebih sedikit ke yang lebih banyak, dari yang sederhana ke yang kompleks.
2. Mendidik tim Anda dan menyebarkan mentalitas otomatisasi.
Pentingnya membiasakan diri untuk mengedukasi dan menyebarkan cara berpikir seperti ini adalah karena otomatisasi akan jauh lebih berharga jika semua orang menggunakannya.
Fakta bahwa seluruh tim, dan bukan hanya pemimpinnya, melakukan otomatisasi akan menghemat waktu dan energi tiga kali lipat. Selain itu, tim memiliki pemahaman yang jauh lebih baik tentang tugas dan alur kerja harian, yang tidak selalu terlihat oleh manajemen.
Dengan mengedukasi tim Anda dan menanamkan pola pikir otomatisasi kepada mereka, Anda memberdayakan mereka untuk membuat pekerjaan mereka lebih efisien dan, dalam banyak kasus, lebih menyenangkan.
3. Pertanyaan bagaimanatidak yang
Daripada bertanya siapa yang akan melakukan pekerjaan, fokuslah pada bagaimana pekerjaan itu akan dilakukan. Setelah Anda menggali lebih dalam proses kerja yang sebenarnya, Anda akan mendeteksi langkah mana yang dapat diotomatisasi.
Sebagai contoh, jika Anda ingin menghasilkan proses penjualan yang menugaskan prospek: Pertama-tama identifikasi semua langkah yang perlu Anda ambil, kemudian dapatkan informasi dari situs web Anda, transfer informasi prospek baru tersebut ke alat CRM Anda, tambahkan prospek baru tersebut ke milis Anda dan tetapkan ke perwakilan penjualan.
4. Ukur terlebih dahulu penghematan waktu dan uang.
Saat memutuskan berapa banyak uang yang ingin Anda keluarkan untuk otomatisasi, pertimbangkan biaya yang dikeluarkan untuk meminta manusia melakukan pekerjaan secara manual, biaya kesalahan manusia, dan biaya pergantian karyawan.
Anda perlu menetapkan ekspektasi, karena otomatisasi adalah sebuah proses. Sebagai pemula dalam hal ini, hal ini mungkin tampak rumit dan sering kali membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Tidak apa-apa! Sebaiknya luangkan waktu untuk menyiapkan alur kerja otomatisasi Anda dengan benar.
5. Menciptakan budaya otomatisasi
Jadikan otomatisasi sesuatu yang Anda bicarakan secara teratur. Perlakukan ini sebagai topik diskusi yang berulang dalam rapat tim Anda. Akan sangat berguna untuk mengajukan pertanyaan seperti: Apa yang paling banyak Anda habiskan? Di mana saja kesalahan terjadi? Tugas apa yang paling Anda takuti untuk dilakukan setiap hari, setiap minggu, setiap bulan?
Pastikan untuk mengomentari keuntungan yang Anda peroleh dengan mengotomatisasi. Soroti keberhasilan.
6. Selalu siapkan kisah sukses
Salah satu keutamaan utama otomatisasi adalah, Anda bisa mengimplementasikannya dan kemudian melupakannya, karena otomatisasi selalu bekerja di latar belakang. Namun demikian, jika otomatisasi akhirnya dianggap remeh karena kehilangan visibilitas dan keunggulannya, Anda mungkin akan sulit untuk membenarkannya.
Untuk menghindari masalah ini, Anda harus memiliki kisah sukses, contoh-contoh yang membuktikan bagaimana otomatisasi memberikan banyak manfaat, yang siap untuk dibagikan setiap saat. Miliki satu contoh yang berfokus pada otomatisasi yang berhadapan langsung dengan pelanggan dan contoh lainnya pada otomatisasi back-office.
Sangat penting untuk mengkomunikasikan nilai otomatisasi sehingga dapat terus berkembang dalam bisnis Anda.
