Zaman içinde otomasyondan en iyi şekilde yararlanmak için birçok strateji öğrendik ve bunların hepsi tek bir düşünce tarzından kaynaklanıyor: otomasyon zihniyeti.
Otomasyon nedir? Bu, işinize daha fazla değer katan faaliyetlere harcayabileceğiniz zamanı boşaltmak için kendi kendine çalışan sistemler kurmakla ilgilidir.
MasterBase®'de otomasyon, müşterinin daha verimli ve etkili bir şekilde gerçekleştirilmesini istediği belirli bir görevle başlar ve ardından bir veya daha fazla eylemle sonuçlanır ve bunların tümü işi gerçekleştirmek için kullandıkları uygulamalarda yürütülür.
Şimdi, otomasyon zihniyeti nedir? Bu, otomasyonu tüm faaliyetlerin merkezinde tutan bir yaklaşımdır. Otomasyonun sonradan düşünülmüş bir şey olmasından ziyade düşünmekOtomasyonun her iş sürecini nasıl optimize edebileceğini sürekli ve proaktif olarak gösteriyoruz.
Örneğin: otomasyon zihniyetinden yoksun biri, otomasyonu yalnızca bir sorunla karşılaştığında düşünecektir. Buna karşılık, otomasyon zihniyetine sahip biri her zaman otomasyonun daha fazlasını ve daha iyi bir ortamda yapmalarına nasıl yardımcı olabileceğini düşünür. Daha azı için daha fazlası (kaynaklar, zaman, çaba).
Otomasyon zihniyeti nasıl geliştirilir?
Bir otomasyon zihniyeti geliştirmek, iş süreçlerinize bakmak ve otomasyonun operasyonları nasıl optimize edebileceğini, büyümeyi nasıl hızlandırabileceğini, güvenilirliği nasıl artırabileceğini ve daha fazlasını değerlendirmekle başlar.
Bir görevde aranması gereken üç ana özellik vardır; bunlardan en az birini tespit ederseniz, o görev otomatikleştirilmelidir:
RutinKopyala/yapıştır ve veri girişi gibi zihin yoran işler. Bu gibi faaliyetlerde kişinin kendisi tarafından yapılıp yapılmaması pek fark etmez.
Kırılgan: Yazım hataları veya unutulan adımlar gibi insan hatalarına çok açık işler.
GazeteHatırlatıcılar ve otomatik yanıtlar gibi yinelenen görevler.
İşinizdeki ortak görevlerde bu nitelikleri tespit ettikten sonra, bunların gerçekleştirilme şeklini iyileştirmek için otomasyonu nasıl kullanabileceğinizi düşünebilirsiniz.
Bu görevlerin yukarıda açıklanan rutin, kırılgan ve periyodik çerçeveye uyup uymadığını belirlemek için işinizi kullandığınız uygulamalara ve bunları nasıl kullandığınıza göre de değerlendirebilirsiniz. Bu sadece işinize bakmanın farklı bir yoludur.
FormlarFormlar: Müşterilerden, potansiyel müşterilerden veya ekip arkadaşlarından bilgi toplamayı amaçlar. Bu formlarla başlayan otomasyon, verilerin depolanması, verilerin gönderilmesi veya belirli koşullara göre kişilere bildirimde bulunulması gibi eylemleri tetikleyebilir.
Elektronik tablolar: Elektronik tablolar ve veritabanları çeşitli kaynaklardan bilgi alabilir, analiz ve referans için saklayabilir ve ekip üyelerinin bilgileri başka bir hedefe göndermeden önce iş dağıtımı yapmaları veya verileri doğrulamaları için bir başlangıç noktası sağlayabilir.
Bildirim işlemleri: Bir şey bir sonraki adım için hazır olduğunda veya bildirilen tarafça bir eylem yapılması gerektiğinde, bir sohbet uygulaması veya tercih ettiğiniz görev yönetimi aracı aracılığıyla bir ekip üyesini (veya kendisini) bilgilendirmek için otomasyon.
Otomasyon alışkanlıkları oluşturun
Otomasyonun işletmeniz için gerçekten değer yaratmasını sağlamanıza yardımcı olabilecek altı alışkanlık vardır.
1. Küçük başlayın (spiral metodoloji)
Birçok kişi otomasyon yolculuğuna başladığında her şeyi çok erken otomatikleştirmeye çalışmak gibi bir hata yapar. Otomasyon bir süreçtir ve yaparak öğrenilen bir beceridir.
Her zaman basit ama çok faydalı bir çalışma zorluğu ile başlamanızı ve her zaman azdan çoğa, basitten karmaşığa doğru gitmenizi öneririz.
2. Ekibinizi eğitin ve otomasyon zihniyetini yaygınlaştırın.
Bu düşünce tarzını eğitme ve yayma alışkanlığı edinmenin önemi, otomasyonun herkes kullandığında çok daha değerli olmasıdır.
Sadece liderin değil tüm ekibin otomasyona geçmesi, üç kat daha fazla zaman ve enerji tasarrufu sağlıyor. Ayrıca ekip, yönetim tarafından her zaman görülemeyen günlük görevler ve iş akışları hakkında çok daha iyi bir anlayışa sahiptir.
Ekibinizi eğiterek ve onlara otomasyon zihniyetini aşılayarak, işlerini daha verimli ve çoğu durumda daha keyifli hale getirmeleri için onları güçlendirirsiniz.
3. Soru nasılHayır kim
İşi kimin yapacağını sormak yerine, nasıl yapılacağına odaklanın. Gerçek iş sürecinin derinliklerine indiğinizde, hangi adımların otomatikleştirilebileceğini tespit edeceksiniz.
Örneğin, müşteri adaylarını atayan bir satış süreci oluşturmak istiyorsanız: Önce atmanız gereken tüm adımları belirleyin, ardından web sitenizden bilgi alın, bu yeni müşteri adayı bilgilerini CRM aracınıza aktarın, yeni müşteri adayını posta listenize ekleyin ve bir satış temsilcisine atayın.
4. Zaman ve para tasarrufunu önceden ölçün
Otomasyona ne kadar para harcamak istediğinize karar verirken, bir insanın işi manuel olarak yapmasının maliyetini, insan hatasının maliyetini ve çalışan devrinin maliyetini göz önünde bulundurun.
Beklentilerinizi belirlemeniz gerekir, çünkü otomasyon bir süreçtir. Konuya yeni başlayan biri olarak, bu karmaşık görünebilir ve genellikle beklenenden daha uzun sürebilir. Kendi otomasyon iş akışlarınızı doğru şekilde kurmak için zaman ayırmaya değer.
5. Bir otomasyon kültürü oluşturun
Otomasyonu düzenli olarak konuştuğunuz bir konu haline getirin. Bunu ekip toplantılarınızda yinelenen bir tartışma konusu olarak ele alın. Şu gibi sorular sormak faydalı olacaktır: En çok neye zaman harcıyorsunuz? Hatalar nerede meydana geliyor? Günlük, haftalık, aylık olarak hangi görevleri yapmaktan korkuyorsunuz?
Otomatikleştirerek elde ettiğiniz kazanımlar hakkında yorum yaptığınızdan emin olun. Başarıları vurgulayın.
6. Her zaman elinizin altında başarı hikayeleri bulundurun
Otomasyonun ana erdemlerinden biri, onu uygulayabilmeniz ve sonra unutabilmenizdir, çünkü işi her zaman arka planda yapar. Ancak, otomasyon görünürlüğünü ve önemini kaybettiği için hafife alınmaya başlarsa, bunu haklı çıkarmakta zorlanabilirsiniz.
Bu sorundan kaçınmak için, otomasyonun nasıl birden fazla fayda sağladığını kanıtlayan başarı hikayeleriniz, örnekleriniz her zaman paylaşmaya hazır olmalıdır. Bir örnek müşteriye yönelik otomasyona, diğeri ise arka ofis otomasyonuna odaklansın.
İşletmenizde ölçeklenmeye devam edebilmesi için otomasyonun değerini anlatmak çok önemlidir.
