Im Laufe der Zeit haben wir viele Strategien gelernt, um das Beste aus der Automatisierung herauszuholen, und sie alle haben ihren Ursprung in einer bestimmten Denkweise: der Automatisierungsmentalität.
Was ist Automatisierung? Es geht darum, Systeme einzurichten, die von selbst laufen, damit Sie mehr Zeit für Aktivitäten haben, die Ihrer Arbeit mehr Wert verleihen.
Bei MasterBase® beginnt die Automatisierung mit einer bestimmten Aufgabe, die der Kunde effizienter und effektiver erledigen möchte. Daraus ergeben sich eine oder mehrere Aktionen, die alle in den Anwendungen ausgeführt werden, die der Kunde zur Ausführung der Aufgabe verwendet.
Was ist nun die Mentalität der Automatisierung? Es ist ein Konzept, das die Automatisierung in den Mittelpunkt aller Aktivitäten stellt. Anstatt dass die Automatisierung ein nachträglicher Gedanke ist, ist sie denkenWir zeigen ständig und proaktiv, wie die Automatisierung jeden Arbeitsprozess optimieren kann.
Ein Beispiel: Jemand, dem dieses Automatisierungsdenken fehlt, wird nur dann über Automatisierung nachdenken, wenn er mit einem Problem konfrontiert wird. Im Gegensatz dazu denkt jemand mit einer Automatisierungsmentalität immer darüber nach, wie die Automatisierung ihm helfen kann, mehr und in einer besseren Umgebung zu tun. Mehr für weniger (Ressourcen, Zeit, Aufwand).
Wie man eine Denkweise der Automatisierung entwickelt
Die Entwicklung eines Automatisierungsgedankens beginnt damit, dass Sie Ihre Arbeitsprozesse betrachten und prüfen, wie die Automatisierung Abläufe optimieren, das Wachstum beschleunigen, die Zuverlässigkeit erhöhen und vieles mehr kann.
Es gibt drei Hauptmerkmale, auf die man bei einer Aufgabe achten sollte; wenn man mindestens eines davon entdeckt, sollte diese Aufgabe automatisiert werden:
RoutineKopfzerbrechen verursachende Arbeiten wie Kopieren/Einfügen und Dateneingabe. Bei diesen Tätigkeiten macht es kaum einen Unterschied, ob sie von einem selbst ausgeführt werden.
FragilArbeit sehr anfällig für menschliche Fehler, wie Tippfehler oder vergessene Schritte.
ZeitungsartikelWiederkehrende Aufgaben, wie z. B. Erinnerungen und automatische Antworten.
Sobald Sie diese Qualitäten in den gängigen Aufgaben Ihrer Arbeit erkannt haben, können Sie darüber nachdenken, wie Sie die Ausführung dieser Aufgaben durch Automatisierung verbessern können.
Sie können Ihre Arbeit auch anhand der Anwendungen, die Sie verwenden, und der Art und Weise, wie Sie sie verwenden, bewerten, um festzustellen, ob diese Aufgaben in den oben beschriebenen Rahmen von Routine, Anfälligkeit und Regelmäßigkeit passen. Das ist nur eine andere Art, Ihre Arbeit zu betrachten.
FormulareFormulare: Sie dienen der Erfassung von Informationen von Kunden, potenziellen Kunden oder Mitarbeitern. Die Automatisierung, die mit diesen Formularen beginnt, kann Aktionen wie das Speichern von Daten, das Senden von Daten oder das Benachrichtigen von Personen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen auslösen.
Tabellenkalkulationen: Tabellenkalkulationen und Datenbanken können Informationen aus einer Vielzahl von Quellen aufnehmen, sie zur Analyse und zum Nachschlagen speichern und den Teammitgliedern als Ausgangspunkt für die Verteilung der Arbeit oder die Validierung der Daten dienen, bevor sie die Informationen an ein anderes Ziel senden.
Benachrichtigungsaktionen: Automatisierung, um ein Teammitglied (oder sich selbst) über eine Chat-Anwendung oder Ihr bevorzugtes Aufgabenmanagement-Tool zu benachrichtigen, wenn etwas für einen nächsten Schritt bereit ist oder eine Aktion von der benachrichtigten Partei durchgeführt werden muss.
Gewohnheiten der Automatisierung schaffen
Es gibt sechs Gewohnheiten, die Ihnen dabei helfen können, durch Automatisierung einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen.
1. klein anfangen (Spiralmethode)
Viele Menschen machen den Fehler, dass sie zu früh versuchen, alles zu automatisieren, wenn sie ihre Automatisierungsreise beginnen. Automatisierung ist ein Prozess und eine Fähigkeit, die man durch Handeln lernt.
Wir empfehlen, immer mit einer einfachen, aber sehr nützlichen Arbeitsaufgabe zu beginnen und immer von weniger zu mehr, von einfach zu komplex zu gehen.
2. Bilden Sie Ihr Team aus und verbreiten Sie die Automatisierungsmentalität.
Es ist wichtig, sich diese Denkweise anzugewöhnen und zu verbreiten, denn die Automatisierung ist viel wertvoller, wenn alle sie nutzen.
Die Tatsache, dass ein ganzes Team und nicht nur sein Leiter automatisiert, spart dreimal so viel Zeit und Energie. Darüber hinaus hat das Team ein viel besseres Verständnis für die täglichen Aufgaben und Arbeitsabläufe, die für das Management nicht immer sichtbar sind.
Indem Sie Ihr Team schulen und ihm die Denkweise der Automatisierung vermitteln, befähigen Sie es, seine Arbeit effizienter und in vielen Fällen auch angenehmer zu gestalten.
3. Frage wiekeine die
Anstatt zu fragen, wer die Arbeit erledigen wird, sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie die Arbeit erledigt wird. Wenn Sie den eigentlichen Arbeitsprozess genauer untersuchen, werden Sie feststellen, welche Schritte automatisiert werden können.
Wenn Sie z. B. einen Vertriebsprozess erstellen möchten, der Leads zuweist, müssen Sie zunächst alle erforderlichen Schritte festlegen, dann Informationen von Ihrer Website abrufen, diese neuen Lead-Informationen in Ihr CRM-Tool übertragen, den neuen Lead zu Ihrer Mailingliste hinzufügen und ihn einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen.
4. Messen Sie im Voraus die Einsparungen an Zeit und Geld.
Bei der Entscheidung, wie viel Geld Sie für die Automatisierung ausgeben wollen, sollten Sie die Kosten berücksichtigen, die entstehen, wenn ein Mensch die Arbeit manuell erledigt, die Kosten für menschliche Fehler und die Kosten für die Mitarbeiterfluktuation.
Sie müssen Erwartungen wecken, denn Automatisierung ist ein Prozess. Als Neuling auf diesem Gebiet mag dies kompliziert erscheinen und oft länger dauern als erwartet. Das ist in Ordnung! Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre eigenen Automatisierungsabläufe richtig einzurichten.
5. Schaffung einer Kultur der Automatisierung
Machen Sie Automatisierung zu einem Thema, über das Sie regelmäßig sprechen. Behandeln Sie es als einen wiederkehrenden Diskussionspunkt in Ihren Teamsitzungen. Es ist sinnvoll, Fragen zu stellen wie: Womit verbringen Sie die meiste Zeit? Wo treten die meisten Fehler auf? Welche Aufgaben sind Ihnen täglich, wöchentlich oder monatlich ein Graus?
Vermerken Sie unbedingt, welche Vorteile Sie durch die Automatisierung erzielen. Heben Sie Erfolge hervor.
6. Immer Erfolgsgeschichten parat haben
Einer der Hauptvorteile der Automatisierung ist, dass man sie einführen und dann vergessen kann, weil sie die Arbeit immer im Hintergrund erledigt. Wenn die Automatisierung jedoch zur Selbstverständlichkeit wird, weil sie an Sichtbarkeit und Bedeutung verliert, kann es schwierig werden, sie zu rechtfertigen.
Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie jederzeit Erfolgsgeschichten und Beispiele parat haben, die zeigen, wie die Automatisierung mehrere Vorteile gebracht hat. Halten Sie ein Beispiel bereit, das sich auf die Automatisierung im Kundenkontakt konzentriert, und ein weiteres für die Automatisierung im Back-Office.
Es ist wichtig, den Wert der Automatisierung zu kommunizieren, damit sie sich in Ihrem Unternehmen weiter durchsetzen kann.
