Laika gaitā esam apguvuši daudzas stratēģijas, kā maksimāli izmantot automatizācijas iespējas, un visas tās izriet no viena domāšanas veida - automatizācijas domāšanas veida.
Kas ir automatizācija? Runa ir par tādu sistēmu izveidi, kas darbojas pašas no sevis, lai atbrīvotu laiku, ko varat veltīt darbībām, kas rada lielāku pievienoto vērtību jūsu darbam.
MasterBase® automatizācija sākas ar konkrētu uzdevumu, ko klients vēlas veikt efektīvāk un lietderīgāk, un tā rezultātā tiek veikta viena vai vairākas darbības, kuras visas tiek izpildītas lietojumprogrammās, ko tās izmanto darba veikšanai.
Kāda ir automatizācijas mentalitāte? Tā ir tāda, kas visu darbību pamatā saglabā automatizāciju. Tā vietā, lai automatizācija būtu tikai papildu pasākums, tā ir... domātMēs pastāvīgi un aktīvi parādām, kā automatizācija var optimizēt katru darba procesu.
Piemēram, cilvēks, kuram trūkst automatizācijas domāšanas veida, apsvērs automatizācijas iespējas tikai tad, kad saskarsies ar problēmu. Turpretī cilvēks ar automatizācijas domāšanas veidu vienmēr domā par to, kā automatizācija var palīdzēt paveikt vairāk un labākā vidē. Vairāk par mazāk līdzekļiem (resursiem, laiku, pūlēm).
Kā attīstīt automatizācijas domāšanas veidu
Automatizācijas domāšanas veida attīstīšana sākas ar darba procesu apskatu un novērtēšanu, kā automatizācija var optimizēt darbību, paātrināt izaugsmi, palielināt uzticamību un daudz ko citu.
Uzdevumam ir trīs galvenās iezīmes, uz kurām ir jālūkojas; ja atklājat vismaz vienu no tām, šis uzdevums ir jāautomatizē:
Regulāraisprātu nomācošs darbs, piemēram, kopēšana/ielīmēšana un datu ievadīšana. Šādās darbībās nav lielas nozīmes, vai tās veic pats.
Fragile: Darbs ir ļoti pakļauts cilvēka kļūdām, piemēram, pārrakstīšanās kļūdām vai aizmirstiem soļiem.
LaikrakstsAtkārtoti uzdevumi, piemēram, atgādinājumi un automātiskās atbildes.
Kad esat atklājis šīs iezīmes bieži sastopamajos darba uzdevumos, varat domāt par to, kā izmantot automatizāciju, lai uzlabotu to veikšanu.
Savu darbu varat novērtēt arī pēc lietojumprogrammām, ko izmantojat, un to, kā tās izmantojat, lai noteiktu, vai šie uzdevumi atbilst iepriekš aprakstītajai rutīnas, trausluma un periodiskuma sistēmai. Tas ir tikai cits veids, kā aplūkot savu darbu.
VeidlapasVeidlapas: paredzētas informācijas vākšanai no klientiem, potenciālajiem klientiem vai komandas biedriem. Automatizācija, kas sākas ar šīm veidlapām, var izraisīt tādas darbības kā datu saglabāšana, datu nosūtīšana vai cilvēku informēšana, pamatojoties uz noteiktiem nosacījumiem.
Izklājlapas: Izklājlapās un datubāzēs var iegūt informāciju no dažādiem avotiem, saglabāt to analīzei un atsaucei, kā arī nodrošināt sākumpunktu komandas locekļiem, lai sadalītu darbu vai apstiprinātu datus pirms informācijas nosūtīšanas citam mērķim.
Paziņošanas darbības: Automatizācija, lai ar tērzēšanas lietojumprogrammas vai vēlamā uzdevumu pārvaldības rīka starpniecību paziņotu komandas dalībniekam (vai sev pašam), kad kaut kas ir gatavs nākamajam solim vai paziņotajai pusei ir jāveic kāda darbība.
Automatizācijas ieradumu veidošana
Pastāv seši paradumi, kas var palīdzēt automatizācijai patiešām sniegt pievienoto vērtību jūsu uzņēmumam.
1. Sāciet ar maziem elementiem (spirālveida metodoloģija)
Daudzi cilvēki, uzsākot automatizācijas ceļojumu, kļūdās, cenšoties automatizēt visu pārāk ātri. Automatizācija ir process un prasme, ko apgūst, to darot.
Mēs iesakām vienmēr sākt ar vienkāršu, bet ļoti noderīgu darba uzdevumu un vienmēr virzīties no mazāk uz vairāk, no vienkārša uz sarežģītu.
2. Izglītojiet savu komandu un izplatiet automatizācijas mentalitāti.
Svarīgi ir ieaudzināt un izplatīt šādu domāšanas veidu, jo automatizācija ir daudz vērtīgāka, ja to izmanto visi.
Tas, ka automatizāciju veic visa komanda, nevis tikai tās vadītājs, ietaupa trīs reizes vairāk laika un enerģijas. Turklāt komandai ir daudz labāka izpratne par ikdienas uzdevumiem un darba plūsmām, kas ne vienmēr ir redzamas vadībai.
Izglītojot savu komandu un ieaudzinot viņos automatizācijas domāšanas veidu, jūs sniedzat viņiem iespēju padarīt savu darbu efektīvāku un daudzos gadījumos arī patīkamāku.
3. Jautājums kānav kas
Tā vietā, lai jautātu, kas veiks darbu, pievērsiet uzmanību tam, kā tas tiks darīts. Kad iedziļināsieties faktiskajā darba procesā, jūs atklāsiet, kurus soļus var automatizēt.
Piemēram, ja vēlaties izveidot pārdošanas procesu, kas piešķir vadītājus: vispirms identificējiet visus nepieciešamos soļus, pēc tam iegūstiet informāciju no vietnes, pārsūtiet šo jauno vadītāju informāciju uz CRM rīku, pievienojiet jauno vadītāju adresātu sarakstam un piešķiriet to pārdošanas pārstāvim.
4. Iepriekš novērtējiet laika un naudas ietaupījumu.
Pieņemot lēmumu par to, cik daudz naudas vēlaties tērēt automatizācijai, ņemiet vērā izmaksas, kas rodas, cilvēkam manuāli veicot darbu, cilvēciskās kļūdas izmaksas un darbinieku mainības izmaksas.
Jums ir jānosaka gaidas, jo automatizācija ir process. Ja esat iesācējs šajā jomā, tas var šķist sarežģīts un bieži vien aizņem vairāk laika, nekā gaidīts. Tas ir labi! Ir vērts veltīt laiku, lai pareizi iestatītu savas automatizācijas darbplūsmas.
5. Automatizācijas kultūras veidošana
Regulāri runājiet par automatizāciju. Uzskatiet to par regulāru diskusiju jautājumu komandas sanāksmēs. Ir lietderīgi uzdot tādus jautājumus kā: Kam jūs tērējat visvairāk laika? Kur rodas kļūdas? Kādus uzdevumus jūs baidāties veikt katru dienu, nedēļu, mēnesi?
Noteikti sniedziet komentārus par ieguvumiem, ko gūstat, automatizējot. Izceliet panākumus.
6. Vienmēr turiet līdzi veiksmes stāstus
Viena no galvenajām automatizācijas priekšrocībām ir tā, ka varat to ieviest un pēc tam aizmirst par to, jo tā vienmēr veic darbu fonā. Tomēr, ja automatizācija galu galā kļūst pašsaprotama, jo tā zaudē redzamību un nozīmīgumu, jums var būt grūti to attaisnot.
Lai izvairītos no šīs problēmas, jums vienmēr ir jābūt gataviem dalīties ar veiksmes stāstiem, piemēriem, kas pierāda, kā automatizācija ir devusi vairākus ieguvumus. Sagatavojiet vienu piemēru, kas koncentrējas uz automatizāciju, kas vērsta uz klientu apkalpošanu, un otru - uz automatizāciju, kas vērsta uz atbalsta biroju.
Ir svarīgi informēt par automatizācijas vērtību, lai tā arī turpmāk varētu paplašināt jūsu uzņēmumu.
